Bölüm Sekreteri Nedir, Nasıl Olunur?

Bölüm sekreteri ne iş yapar sorusu, görev ve sorumlulukları kapsamında yanıtlanabilir. Yöneticinin genel çalışma prensipleri doğrultusunda kendisine verilen görevleri eksiksiz yerine getirmesi gereken sekreterin diğer birimlerle iletişim halinde olması beklenir. Genellikle üniversitelerde çalışan bölüm sekreterinin görevleri arasında ekip çalışmasına uyum sağlayarak çalışmalarını sürdürmek de yer alır. Bölüm sekreteri görev tanımı şu şekilde açıklanabilir:

• Önceden planlanmış veya ani gelişen toplantıları organize etmek,
• Bölüme gelen duyuruları panolara asmak,
• Dekanlıktan gelen yazıların ilgili birimlere ulaştırılmasını sağlamak,
• Bölümdeki her öğrenci için dosya açarak öğrencilerin evrak takibini gerçekleştirmek,
• Rapor, taslak, not ve e-postalar hazırlayarak ilgili kişilere sunmak,
• Çalıştığı bölümün dosyalama ve arşivleme sistemini düzenlemek ve geliştirmek,
• Bölüme gelen kişileri ilgili yerlere yönlendirmek,
• Ofis malzemelerinin tedarikini sağlamak ve ofis malzemelerini kullanan personeli bilgilendirmek,
• Bölüme gelen evrakları gelen ve giden evrak olarak arşivlemek ve arşivleri takip etmek,
• Akademik personel ve öğrencilerle ilgili mevzuatı bilmek ve uygulamak,
• Eğitim-öğretim sürecindeki akışın yönetimsel olarak yürütülmesine katkı sağlamak.

Bölüm sekreteri olmak için lisans mezuniyeti şartı aranmakla birlikte 2 yıllık Büro Yönetimi ve Sekreterlik (MYO) ön lisans bölümünden mezun olan kişiler de bu alanda çalışabilir. Bölümdeki ilgili süreçleri yürütecek olan adayın pratik ve analitik zekaya sahip olması önemlidir. Bölüm sekreteri olmak için benzer bir görevde deneyim şartı aranabilir. Kişiler ayrıca eğitim kurumlarının Büro Yönetimi sertifika programlarına katılarak işe alım sürecinde avantaj sağlayabilirler.

Bu pozisyonda çalışabilmek için gerekli eğitim ve deneyime sahip olmak gerekir. Sekreterlerin birden fazla işi aynı anda koordine ederek, görevlerini hiçbir aksaklık yaşanmadan yerine getirmesi önemlidir. Bölümün işlerini kolaylaştırmak, öğrenci ve bölüm başkanı arasında iletişimi sağlamak görevleri arasındadır. İlgili kuralları bilerek iş süreçlerinde uygulayan bölüm sekreterleri akademisyen/öğrenci etkinliklerinde aktif olarak görev alır. Bölüm sekreteri iş tanımı sebebiyle bölümde sekreterlik görevini üstlenir. Üniversite veya özel bir kuruluşta bölüm başkanına yardımcı olması beklenen sekreterin birkaç işi aynı anda yapabilme yeteneğine sahip olması önemlidir. Ek olarak etkili iletişim becerilerine sahip, planlı, disiplinli, takım çalışmasına yatkın olması gerekir. Bölüm sekreteri nasıl olunur sorusuna eğitim, deneyim ve diğer niteliklere sahip olmak şeklinde yanıt verilebilir.

Bölüm sekreterleri, ilgili birimlerdeki yöneticilere iş süreçlerinde destek olan, bölümdeki evrak süreçlerini koordine eden kişilerdir. Temsil yeteneği, liderlik özellikleri ve iletişim becerileri bu pozisyon için adayı öne çıkaran nitelikler arasında yer alır. Çözüm odaklı ve sorumluluk sahibi olmak başarı sağlamak için önemlidir. Bölüm sekreterinin yabancı dil bilgisine sahip olması gerekebilir. İleri derecede bilgisayar bilgisine sahip olması gereken bölüm sekreterleri için genel olarak belirlenen işe alım şartları şu şekildedir:

• Üniversitelerin ilgili bölümlerinden mezun olmak,
• Daha önce ilgili alanda görev yapmış olmak,
• Kişisel bakıma özen göstermek,
• Etkili diksiyon ve iletişim becerilerine sahip olmak,
• MS Office programlarını etkin kullanmak,
• Yoğun çalışma temposuna uyum sağlamak,
• Çoklu görevleri önceliklendirebilmek,
• Ekip çalışmasına uyum sağlamak,
• Sorunlara karşı çözüm odaklı olmak,
• Yazılı ve sözlü iletişim becerisi yüksek olmak,
• İşletmenin çalışma alanlarına göre bir ya da birden fazla yabancı dil bilmek,

Bölüm sekreteri maaşları çalışılan kuruma, eğitime ve deneyime göre değişiklik göstermektedir. Bölüm sekreterleri firmaların üretim, finans, muhasebe, Ar-Ge, insan kaynakları, halkla ilişkiler ve hukuk gibi farklı departmanlarda çalışılabildiği gibi üniversitelerin fakülte ve meslek yüksekokullarında da görev alabilmektedir. Bu sebeple işe alım şartları ve maaş miktarlarında farklılıklar ortaya çıkabilir. Bölüm sekreteri olarak çalışmak isteyen kişiler, Kariyer.net üzerinden iş ilanlarına ulaşabilir. Filtreleme özelliği sayesinde bölüm sekreteri iş ilanları seçenekleri; çalışma şekli, pozisyon seviyesi, şehir ve ilçe gibi kategorilere göre listelenebilir. Listelenen iş ilanlarında belirtilen şartların detaylı bir şekilde incelenmesi sonucunda aday, kendisine en uygun iş ilanına başvuru yapabilir.