Bölüm Sekreteri (Hukuk Fakültesi)

T.C. İstanbul Sabahattin Zaim Üniversitesi

İstanbul Sabahattin Zaim Üniversitesi Hukuk Fakültesi bünyesinde istihdam edilmek üzere; sekretarya ve idari işler konusunda deneyim sahibi Bölüm Sekreteri istihdam edilecektir.

Pozisyon; akademik ve idari süreçlerin etkin, düzenli ve kesintisiz yürütülmesine destek olmayı; resmî yazışma kurallarına, gizlilik ilkelerine ve ilgili mevzuata uygun çalışma disiplinini gerektirmektedir.

ARANAN NİTELİKLER

• En az lisans mezunu olmak (tercihen Kamu Yönetimi, İşletme, Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı, Halkla İlişkiler veya ilgili bölümlerden mezun olmak),
• Üniversite, akademik birim veya kurumsal ofis ortamında sekretarya/idari işler deneyimine sahip olmak (tercihen 1-2 yıl),
• Yükseköğretim mevzuatı, öğrenci işleri süreçleri veya EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) konusunda deneyim sahibi olmak,
• MS Office programlarını (Word, Excel ve PowerPoint) etkin şekilde kullanabilmek,
• Sözlü ve yazılı iletişim becerileri güçlü, kurumsal temsil yeteneğine sahip olmak,
• Dosyalama, arşivleme, planlama, organizasyon ve zaman yönetimi becerilerine sahip olmak,
• Öğrenci ve akademik personel ile iletişimde çözüm odaklı ve takım çalışmasına yatkın olmak,
• Öğrenci Bilgi Sistemi (ÖBS) benzeri akademik yazılımlara yatkın olmak,
• Resmî yazışma kuralları ve evrak takibi konusunda bilgi sahibi olmak,
• Gizlilik ilkelerine bağlı olmak ve kurumsal ve öğrenci bilgilerini koruma bilincine sahip olmak,
• Stresli/yoğun dönemlerde (kayıt haftası, sınav dönemi vb.) verimli çalışabilmek,
• Erkek adaylar için askerlik ile ilişiği olmamak,
• İngilizce yazışmaları yapabilecek düzeyde iyi derecede (okuma, yazma ve konuşma) İngilizce bilmek.

GÖREV VE SORUMLULUKLAR

• Dekanlık ile Bölüm Başkanlıkları arasındaki resmî yazışma, bilgi ve belge akışını EBYS üzerinden zamanında ve eksiksiz şekilde yürütmek,
• Bölüm kurulu ve ilgili komisyonların toplantı süreçlerine ilişkin gündem, karar ve tutanakların hazırlanması, imzaya sunulması ve arşivlenmesi işlemlerini yürütmek,
• Fakülte ile bölüm/bölümler arasındaki idari koordinasyonun sağlanmasına destek olmak,
• Haftalık ders programları, sınav takvimleri ve derslik tahsislerine ilişkin süreçlerin koordinasyonuna destek vermek,
• Öğrenciler tarafından sunulan dilekçe, mazeret, staj, muafiyet ve benzeri başvuruların ilgili birimlere iletilmesini ve süreçlerinin takibini sağlamak,
• Dekanlığa gelen telefon, e-posta ve ziyaretçi trafiğini yönetmek ve gerekli durumlarda ilgilileri ilgili birimlere yönlendirmek,
• Dekanlık ve bölümlerin evrak, dosyalama, envanter ve arşiv düzeninin ilgili mevzuat ve kurumsal düzenlemelere uygun şekilde yürütülmesini sağlamak,
• Dekanlık tarafından görev alanıyla ilgili verilen diğer idari işleri yürütmek.