Fakülte Sekreteri Nedir, Nasıl Olunur?

Fakülte sekreteri kimdir diye merak edenler, bu kişilerin görevlerini ve sorumluluklarını da öğrenmek ister. Bu kişiler fakültelerdeki bir çok idari işten sorumludur. Fakülte sekreterlerinin sorumlulukları fazladır olan ve çalışma temposu yüksektir. Fakülte sekreterinin görevleri ve sorumlulukları aynı zamanda fakülte sekreteri kime denir sorusunu da yanıtlamak için maddeler halinde şu şekilde belirtilebilir: 

• Bu pozisyonda faaliyet gösterecek kişiler görevleriyle ilgili mevzuata hakim olmalıdır. 
• Sekreter kendi biriminde yapılan işleri bir rapor haline getirmeli, bu raporu haftalık olarak yöneticisine sunmalıdır. 
• Kendi görev yaptığı bölümdeki idari, teknik ve genel hizmet personelinin iş bölümünden sorumludur. Bu kişilerin görevlerini dağıtmalı, gerekli denetimleri yaparak işin tamamlandığını takip etmelidir. 
• Görevlendirdiği kişilerce gerçekleştirilen bina temizlik, bakım ve onarım işlerinin takibini sağlar. 
• Kendi görev alanında çalışacak olan personel için dekanlığa önerilerde bulunur. 
• Fakülte kurulu, fakülte yönetim kurulu ve fakülte disiplin kurulu için gündem raporlarını hazırlamalı ve toplantılarda bu raporları sunmalıdır. 
• İç denetim, faaliyet raporu ve stratejik planların hazırlanmasını sağlamalı, bu planların sonuçlarını ve ilerlemelerini takip etmelidir. 
• Sekreterler akademik eleman alımıyla ilgilenir ve evrak hazırlığını yapar. 
• Birimler arasındaki evrak akışını düzenler. 
• Özlük dosyalarının tutulmasını sağlar. Bu dosyalardaki düzenin sağlanmasından sorumludur. 
• Fakültenin bütçesini hazırlama ve yönetme görevini üstlenir. 
• Dışarıdan yapılacak olan alım işleri ile ilgilenir, bu işlerin sonuçlanmasını sağlar. 
• Kaynakların ekonomik kullanılmasından sorumludur. 
• Fakülte tarafından sağlanan eğitim ve öğretim sürecinde kullanılan dokümanların güncel kalmasını sağlar. 
• Personel ile ilgili verileri tutar. 
• Fakültede kullanılan eğitim-öğretim ekipmanlarının teminini sağlar. 
• Personellerin çalışma odalarının ihtiyaçlarının karşılanması ve düzenlenmesi ile ilgilenir. Bu kapsamda ilgili personellere iş dağılımı yapar. 
• Dekanlığın ve rektörlüğün talebi doğrultusunda gerekli görülen toplantılara katılır. 
• İdari personelin çalışma performansının değerlendirilmesi, ihtiyaç halinde yeni personellerin rotasyonlarının takibi ve kurum içi eğitimlerin düzenlenmesinin sağlanmasından sorumludur. 
• Dekan ve dekan yardımcıları tarafından verilen idari işlerde görev alır. 
• 2547 sayılı YÖK Kanuna hakim olmalıdır 

Fakülte sekteri ne iş yapar diye sorulduğunda genel olarak bu maddeler sayılabilir. Bazı kurumlarda sekreterlerin görevleri belirli ölçüde farklılık gösterir. 

• Genel Muhasebe 
• ISO 9001 
• Muhasebe 
• Raporlama 

Resmi evraklarla ilgili yazışmaları yönetmek ve bu yönde dekana yardımcı olmak fakülte sekreteri ne iş yapar sorusuna yanıt verir. YÖK mevzuatları çerçevesinde idari işleri gerçekleştirir. Dikkatli davranarak yazışmaların ve raporların sisteme doğru işlenmesini sağlar. Diğer birimlerle koordineli hareket ettiği için yazılı ve sözel becerileriyle sivrilir. 

Takım oyununa göre hareket ederek fakülte içindeki idari işlerde birçok sorumluluğu üstlenir. Kişisel bakımına dikkat ederek kurumunu temsil eder. Hızlı klavye kullanımıyla idari işlerin zamanında ve eksiksiz sisteme işlenmesini sağlar. 

Fakülte sekreteri olmak için çalışanın en az lisans mezunu olması gerekir. Fakülte sekreteri olmak için ne yapmalı sorusunun yanıtı bu alanda kariyer inşa etmek isteyenler tarafından merak edilir. Bunun için öncelikle adayın en az 5 yıl görev yapmış olması ve lisans mezunu olması gerekir. Fakülte sekreteri olmak için hangi okulu okumak gerekli sorusunun kesin bir cevabı yoktur. Çünkü lisans mezunu olan birisi herhangi bağlı bulunduğu fakültede sekreter olabilir. Bunun için fakültede iş tecrübesi gereklidir. Aynı zamanda akademik kariyer sırasında da fakülte sekreteri olarak çalışanlar mevcuttur. 

Fakülte sekreteri olmak için gerekli bazı şartlar vardır. Öncelikle ilk şart lisans mezunu olmaktır. Fakülte sekreterleri genellikle alakalı oldukları bölümlerden seçilir. Bir diğer önemli şart, lisans eğitimi sonlandıktan sonra kişinin 5 yıl görev süresini doldurmuş olmasıdır. Fakülte sekreteri eğitimi kuruma göreve başladıktan sonra kurum içi eğitimler ile verilir. Rotasyon sürecinden sonra kişi göreve başlayabilir. Kurum içi yükselme sınavlarında başarılı olan idari personel, zamanla fakülte sekreteri olabilecek deneyime sahip olabilir. Rektörlükler tarafından görevlendirmeleri yapılan fakülte sekreterleri, dekanlığa bağlı olarak o fakültenin idari işlerini yönetme yetkisine sahiptir. 

Fakülte sekreteri maaş konusunda idareci konumunda olduğu için maaş düzenlemesi de bu pozisyona, kıdem ve dereceye göre değişiklik gösterir. Fakülte sekreterliği, üniversite yapılanması içerisinde oldukça yoğun ve tempolu çalışmayı gerektiren bir konumdur. Bu sebeple de bu görevi icra edecek kişilerin birçok niteliği taşıması gerekir. Öncelikle üniversitede en az 5 yıl tecrübe sahibi olunmalıdır. Buna ek olarak lisans öğreniminin tamamlanmış olması şarttır. Bu şartları yerine getiren adaylar kurum politikalarına bağlı olarak fakülte sekreteri iş ilanı seçeneklerini değerlendirebilir. Fakülte sekreteri nasıl olunur sorusunun cevabı kısaca bu şekilde verilebilir. Dekanlardan ve dekan yardımcılarından talimat alan sekreterler aynı zamanda onların onay vermesi durumunda gerekli idari kadroyu oluşturur. Fakülte sekreteri kime denir sorusunun cevabı da bu şekilde özetlenir. Devlet ve vakıf üniversitelerinin fakültelerinde görev alabilecek adaylar, Kariyer.net üzerinden iş ilanlarına başvuru yapabilirler. Türkiye'nin farklı illerindeki üniversiteler için fakülte sekreteri iş ilanları Kariyer.net sitesi aracılığıyla takip edilebilir. 

Fakültelerin bünyelerinde çalışan fakülte sekreteri kurumla ilgili idari işleri yönetir. Temel raporların oluşturulmasını sağlayan bu kişiler öğrenci işleriyle ilgili genel noktalarda da sorumluluk üstlenir. Özel üniversitelerin yanı sıra devlet ve vakıf üniversitelerinde de görev alır. Buradaki dekan ve akademik birimlerin arasındaki köprüyü sağlayan fakülte sekreteri görevleri çerçevesinde YÖK mevzuatına göre işlemlerini gerçekleştirir.

Fakültelerdeki idari işleri yürüten sekreterler idari personeller arasında köprü görevi görür. Üniversite biriminin belirlediği çalışma aralıklarında genel raporlama işlerini gerçekleştiren bu kişiler akademik takvim ve öğrenci işleriyle ilgili diğer işleri de üstlenir. Yoğun çalışarak fakülte içerisindeki idari işleri gerçekleştirir. Dekana karşı sorumlu olur ve resmi yazışmaların ilgili makamlara iletilmesini sağlar. Görev aldığı üniversite ve kuruma göre fakülte sekreteri maaşları ve çalışma koşulları farklılık gösterir. 

Fakülte sekreteri nasıl olunur sorusuna üniversitelerin işletme gibi sosyal alanlarında mezun olmak ve kurum içi elemeleri geçmek şeklinde yanıt verilebilir.  En temel idari işleri gerçekleştiren bu kişilerin bilgisayar programlarını bilmesi gerekir. Bilgisayar kurslarına giderek hem hızlı klavye kullanımını hem de temel programları öğrenerek süreçteki sorumluluklarını yerine getirebilirsin.  Fakülte sekreteri olma şartları arasında deneyim bulunur. Adaylar üniversitelerin idari kadrolarında belirli seneler çalıştıktan sonra sekreter olarak hizmet verebilir.