Arşiv Sorumlusu

YFA Furkan Altınkaynak Yayıncılık Sinema Film Ticaret Limited Şirketi

ARŞİV SORUMLUSU ARIYORUZ!

YFA Yapım olarak Ankara Ümitköy’deki ofisimizde görev alacak Arşiv Sorumlusu arıyoruz.

Aradığımız ekip arkadaşı; şirketimizin geçmişten günümüze oluşan fiziksel ve dijital belge, proje dosyası ve kayıtlarının toparlanması, sınıflandırılması, dijitalleştirilmesi ve düzenli bir arşiv sistemine dönüştürülmesinden sorumlu olacaktır.

Pozisyonun temel odağı; geçmiş projelere ait dağınık halde bulunan dosya ve belgelerin geriye dönük olarak düzenlenmesi, eksik kayıtların tespit edilmesi ve bundan sonraki süreçte oluşacak belgelerin aynı sistem içerisinde düzenli ve erişilebilir şekilde arşivlenmesidir.

Pozisyon; yüksek dikkat ve düzen, güçlü sınıflandırma ve takip yeteneği, gizlilik ve veri güvenliğine hassasiyet ile disiplinli çalışma anlayışı gerektirmektedir.

Görev ve Sorumluluklar

• Şirkete ait geçmiş ve güncel tüm fiziksel belge, evrak, dosya ve klasörlerin toparlanması, incelenmesi ve düzenlenmesi,

• Belgelerin şirket, departman, proje, yıl ve belge türüne göre sınıflandırılması; standart dosyalama, kodlama, etiketleme ve numaralandırma sisteminin oluşturulması,

• Geçmiş yıllarda gerçekleştirilen yapım, prodüksiyon, reklam, dijital içerik, organizasyon, yazılım ve diğer projelere ait dosyaların geriye dönük olarak düzenlenmesi,

• Her proje için standart bir proje arşiv yapısının oluşturulması ve fiziksel/dijital proje dosyalarının birbiriyle eşleştirilmesi,

• Projelere ait teklif, bütçe, maliyet çalışması, sözleşme, fatura, ödeme belgesi, toplantı notu, rapor, planlama ve teslim belgelerinin ilgili dosyalara ayrılması,

• Yapım ve prodüksiyon projelerine ait senaryo, tretman, çekim planı, çağrı kağıdı, ekip listesi, lokasyon bilgileri, izin/onay belgeleri ve diğer proje dokümanlarının düzenlenmesi,

• Proje dosyalarının kontrol edilerek mevcut, eksik veya hatalı belgelerin tespit edilmesi; eksik belgelerin ilgili departmanlarla koordineli şekilde tamamlanmasının takip edilmesi,

• Tamamlanan projelerin kapanış dosyalarının hazırlanması, devam eden projelerde oluşan yeni belgelerin düzenli olarak arşive eklenmesi,

• Fiziksel belgelerin taranarak dijital ortama aktarılması ve belirlenen dosya isimlendirme standartlarına göre kaydedilmesi,

• Dijital klasör yapısının düzenlenmesi; mükerrer, yanlış isimlendirilmiş, eski veya yanlış konumlandırılmış dosyaların tespit edilerek düzenlenmesi,

• Drive, NAS, şirket içi yazılım veya kullanılan diğer dijital depolama sistemlerindeki arşiv kayıtlarının güncel tutulması,

• Fiziksel ve dijital arşiv için belge envanterlerinin hazırlanması ve kayıtların gerektiğinde hızlı şekilde bulunabilecek şekilde indekslenmesi,

• Departmanlardan gelen belge ve dosya taleplerinin karşılanması; arşivden çıkarılan belgelerin teslim, zimmet ve iade süreçlerinin takip edilmesi,

• Gizli ve hassas belgelerin erişim yetkilerine uygun şekilde korunması ve veri güvenliği kurallarına uyulması,

• Saklama süresi dolan evrakların tespit edilmesi, ayrıştırılması ve ilgili prosedürlere uygun olarak imha sürecine hazırlanması,

• Şirket bünyesindeki kamera, lens, ışık, ses, reji, bilgisayar ve diğer teknik/operasyonel ekipmanların envanter ve zimmet kayıtlarının tutulması,

• Ekipmanların çalışan, departman ve saha kullanımındaki giriş-çıkış hareketlerinin takip edilmesi,

• Eksik, kayıp, hasarlı veya bakım ihtiyacı bulunan ekipmanların tespit edilerek ilgili birimlere bildirilmesi,

• Belirli periyotlarda arşiv ve envanter kontrollerinin gerçekleştirilmesi, eksik ve tamamlanan çalışmaların raporlanması.

Aranan Nitelikler

• Tercihen üniversitelerin Bilgi ve Belge Yönetimi, Arşivcilik, Dokümantasyon ve Enformasyon, Kütüphanecilik veya ilgili bölümlerinden mezun,

• Tercihen arşiv, dokümantasyon, veri girişi, belge yönetimi veya envanter yönetimi alanlarında deneyimli,

• Fiziksel ve dijital dosyalama, sınıflandırma, indeksleme ve belge takip sistemleri konusunda bilgi sahibi,

• MS Office programlarını, özellikle Excel ve Word’ü etkin kullanabilen,

• Google Drive, OneDrive veya benzeri dijital dosya ve depolama sistemlerini kullanabilen,

• Dosya isimlendirme, klasörleme ve versiyonlama mantığına hakim,

• Dağınık halde bulunan belge ve bilgileri sistematik bir yapıya dönüştürebilecek organizasyon becerisine sahip,

• Detaylara önem veren, dikkatli, düzenli ve sistemli çalışabilen,

• Eksik belge ve kayıtları fark ederek tamamlanması konusunda takipçi ve araştırmacı,

• Gizlilik, veri güvenliği ve şirket içi bilgilerin korunması konusunda hassas,

• Yoğun belge, dosya ve envanter trafiğini takip edebilecek,

• Zaman yönetimi ve planlama becerileri gelişmiş,

• Departmanlar arası iletişim ve koordinasyon becerisi güçlü,

• Sorumluluk sahibi, çözüm odaklı ve ekip çalışmasına yatkın,

• Fiziksel arşiv düzenleme, klasörleme, kutulama ve gerektiğinde dosya/ekipman taşıma süreçlerine uyum sağlayabilecek.

Çalışma Şekli: Tam Zamanlı
Çalışma Modeli: Ofisten / Arşiv Merkezli
Lokasyon: Ankara / Ümitköy