İK uzmanına e-mail atarken nelere dikkat etmelisin?

3

İş başvurusu sürecinde attığın her adım bilinçli olmalı.  Sadece iş görüşmesine gittiğinde değil, İK uzmanına e-mail atarken de dikkat etmen gereken detaylar, diğer adayların birkaç adım önüne geçmek, profesyonelliğini hissettirmek ve en nihayetinde işi kapmak için gerekli. Peki, bu detaylar neler? Farkını nasıl ortaya koyarsın? CV ve Kariyer Danışmanı Esra Kemer, yazılı iletişim kurarken dikkat edilmesi gerekenleri anlatıyor.

İş ararken kimi zaman İK uzmanlarıyla veya işe alım yapacak teknik müdürlerle iletişime geçiyorsun değil mi? Cevapsız mesajlar veya e-postalar bazen can sıkıcı olabiliyor. Hatta cevap gelmeyince, “Bari olumlu-olumsuz bir cevap verseniz” diye de içinden geçiriyor olabilirsin. İK profesyonelleri kendilerine gelen CV içerikli e-postalara bir cevap verebilir. Direkt geri dönüş yapmıyorsa, “Özgeçmişiniz veri havuzuna kaydedildi. Uygun olmanız durumunda sizinle mutlaka iletişime geçilecektir” içerikli bir otomatik mesaj gönderebilir.

Ancak bir de İK profesyoneline gelen başvuru e-postalarını dikkate alalım. Yoğun dönemlerde sorumlu oldukları iş süreçlerinin yanında, gelen CV’leri değerlendirip geri dönmeleri çok vakit alabilir. Sadece gelen CV’leri okuyup iş durumuna göre ayırıyor olabilirler. İK uzmanı için CV havuzu çok değerli sonuçta. Bu arada, arka planda işlerinin ne yoğunlukta olduğunu ve politikalarını bilemeyiz. Bu nedenle bir kez de onların gözünden bakmak gerekir diye düşünüyorum. İşe alım süreçlerinde yaşadığım ve danışanlarımın iletişim tarzlarını sorduğumda gördüğüm ve duyduğum şu;

  • CV’mi e-posta adresine gönderdim.
  • Peki, açıklama yazdın mı?
  • Hayır, gerek var mıydı?

Bana sadece CV’ler geliyor bazen. CV danışmanlığı mı, iş başvurusu mu, anlayamıyorum. Genellikle geri dönüş yapıyorum ama ya başkası bu durumda sana geri dönmezse? Böylesi bu durumda, pozisyona çok uygun olsan bile mülakata katılma hakkını da işi de direkt kaybettin demektir.  Bu nedenle ister bir iş ilanı, ister genel başvuru olsun İK profesyoneline CV gönderirken özenli olmanı tavsiye ederim. Başvurduğun ilanla ilgilenen bir aday olarak dikkat çekmek, diğer CV’ler arasında kaybolmak istemiyorsan dikkat etmen gereken bazı detaylar var:

  • İK profesyoneli aynı anda birden fazla ilan takip ediyor olabilir. Bu nedenle CV’nin karışmaması için, ilanın referans numarasını e-postanda mutlaka yazmalısın.
  • Başvurduğun pozisyonla ilgili olarak çok uzun olmayan bir önyazı yazmalısın. Önyazında ise CV’ne değil, profesyonel kimliğine ve kuruma katacağın değere odaklanmalısın. (Bu işi neden istediğini anlatman çok mühim.)
  • Eğer genel başvuru yapıyorsan çalışabileceğin pozisyonları/sektörü e-postana ekleyebilirsin.
  • Bir iş ilanı yayınlandı. Bu açık pozisyonla deneyimin uyuşmuyor ancak yine de şansını denemek istedin ve İK uzmanına CV’ni göndererek başvurunu gerçekleştirdin. Başvuru yaptığın bu pozisyon özgeçmişinle uyuşmadığı için çok umut beslememende fayda var.
  • Henüz öğrenciysen ya da yeni mezunsan iş başvurularında “Her işi yaparım” demek yerine hedeflerini belirtmen çok önemli.
  • CV’ni gönderirken dosya adını kesinlikle “cv.pdf” ya da “125455214.pdf” gibi, CV’nin kime ait olduğunu belli etmeyecek şekilde gönderme. Dosya adında kim olduğunu, hangi pozisyona başvurduğunu mutlaka yazmalısın.
  • E-mail yollarken konu kısmını boş bırakma, e-postan ekranda göründüğünde içeriği merak uyandırmalı. Burada hikâyeni değil somut gerçekleri çok uzun olmayacak şekilde anlatabilirsin.
  • İK profesyoneline “Bu işe ihtiyacım var, lütfen…” gibi içerikte e-posta yollama. Ne kadar dikkate alınır ya da dikkate alan var mı, bilmiyorum. İK profesyonelinin amacı en iyi performansı sergilemek ve en iyi adayı bulmak. “Lütfen beni işe alın derken” özgeçmişin gerçekten etkileyici mi, hedef odaklı mı, ilana uygun mu? Özellikle kurumsal firmalarda yardım çağrıları dikkate alınmayabilir. Profesyonel hayatta ayakta kalmak istiyorsan profesyonel duruş sergilemelisin. İnsani değerler tabii ki çok önemli ama işini en iyi şekilde yapmak her açıdan önemli.
  • İletişimini riske atacak detaylardan kaçınmalısın. E-posta atmadan önce birkaç defa okumalı, her detayı kontrol etmeli ve içine sindiğinde e-mailini göndermelisin.
  • İK profesyoneli ile ilan dışında da iletişime geçebilirsin. Örneğin, iş arama sürecinle bilgi almak için mesaj attın. Sosyal ağlarda da bıraktığın etki ve iletişimin çok önemli.

Genel olarak yazılı iletişimde bu detaylara dikkat etmekte fayda var. “Sadece e-postayla CV yolluyoruz, İK profesyoneli de kontrol etsin bari” diye düşünmeyin. Amacın, iş başvurusunu gerçekleştirmek, mülakata çağrılmak ve maddi dengeni tekrar sağlamak. Amacına ulaşırken bireysel markanı en iyi şekilde göstermeli ve ufak dokunuşlarla fark yaratmalısın. Diğer adayların birkaç adım öne geçmek, profesyonelliğini hissettirmek ve en önemlisi iz bırakmak istiyorsan yukarıda yer alan detaylara dikkat etmende fayda var.  İletişim sürecini yönetmek için üzerinde biraz düşünmek ve hatta çalışmak gerekebilir. Her detayı çalışmalısın!

Bazen farklı mekânlarda iş arama sürecini yürütebilirsin. Her yerde internet bağlantısı var. Kendine uygun bir kafede veya termosunla bir parkta iş ilanlarına bak. Haftanı planlarken kendine vakit ayırmayı unutma. Yaşadığın her andan keyif alıp, iş hayatına taptaze devam etmen dileğiyle…