Tatil öncesinde sadece bavul hazırlamak yetmiyor!

0

İşlere bir süreliğine de olsa nokta yerine virgül koyarsanız sizinle birlikte tatile gelir, denize girer, yaylaya çıkar, müze gezisini veya seyredeceğiniz şovu yarıda keser. Bu yüzden ilk adım mevcut işlerden, çekmecelerdeki, sepetlerdeki, post-it’lerdeki bilgilerden kurtulmak olmalıdır. Verimli bir tatil için işleri delege etmek ve planlamak şart.

Bir gerçeği kabul ederek başlayalım: İşler bitmez! Hiçbir zaman da bitmeyecektir. Zaten bitmemesi ve devam etmesi için çalışmıyor muyuz? Ancak dinlemek de bir o kadar önemli. İdeal tatil, işten hem bedenen, hem de ruhen uzaklaşarak gerçekleşebilir. Kişi işinden uzaklaştığı dönemde tatile konsantre olmalı ve işte neler olduğunu düşünmekten vazgeçmelidir. Kurumsal İş Psikoloğu Nazım Serin, insanın gerek iş, gerekse iş dışı hayatında yaşadığı her sürecin bir başlangıcı ve kapanışı olduğunu söylüyor. “Ucu açık kalan her konu, her mesele bir ‘bitmemiş iş’ olarak kişiyi huzursuz eder” açıklamasını yapıyor ve çalışanlara şu tavsiyeleri veriyor: “Tatile gitmeden önce iş hayatıyla ilgili dönemi geçici bir süre için kapatıp yeni bir süreç olan tatil dönemini başlatmalısınız. Bu; bir kitabı bir süre için kapatıp rafa kaldırarak yeni bir kitabı, yine bir süreliğine açmak gibidir. Böyle yapmak tatile odaklanmaya ve daha çok dinlenmiş hissetmeye yardımcı olacaktır.” Serin, iş defterini kapatırken yine bunu düzenli bir şekilde yapmanın ve tatilden dönünce bunu neresinden tekrar “açacağınıza” karar vermenin aklınızın işte kalmamasına yardımcı olacağını söylüyor.

 

İş defterini kapatın, tatil defterini açın

Tatil sonrasına kalacak bir post-it veya masa üstü hatırlatması da tatilin tadını çıkartmak konusunda zorlayıcıdır. Kısacası tatil öncesi programlı bir hazırlık çok faydalı olacaktır. Yönetim Danışmanı Ufuk Koç, henüz gerçekleşmemiş veya ele alınamamış tatil sonrası işler için yapılacak bir tablonun çok faydalı olacağını dile getiriyor. Koç’a göre, yapılacak işler, önem ve aciliyet sırasına göre dizilmeli, daha sonra bunların hangi tarihlerde elden geçirileceği belirlenmeli. Bu programlama; işlere bir süreliğine nokta koymanız konusunda etkilidir. Koç, “Taciz edilmemek için yönetici ya da ilgili kişilerin bilgilendirilmesi yerinde bir harekettir; çünkü fazla kontrolcü bazı yöneticiler “Ne oldu o iş” diye tatilde bile sizi arar. Bu programlama ve neyin ne zaman yapılacağı bilgisi herkesin içini rahat ettirir” yorumunu yapıyor.

 

Devredilecek işlerle ilgili tablo yapın

“Tatil sonrası için kişinin kendisine hazırladığı program kadar devredilecek işlerle ilgili de bir tablo, kontrol listesi ya da yazılı akış faydalı olacaktır” diyen Koç, “Kontrolümüz dışında kalan, başkalarının performansına ve ilgisine muhtaç olan işler en büyük stres kaynağı olduğu için sürekli e-postalara bakmak ya da ofisi aramak ihtiyacını hissederiz” yorumunu yapıyor. Ne yapılacak, nasıl yapılacak ve olası ihtiyaçlar şeklindeki bir tablo hazırlanmalı ve gerekiyorsa bu görevler birkaç kişiye dağıtılmalı. Örneğin; A tedarikçisi aranacak, telefon numarası ve ilgili kişi. İlgili kişi konu hakkında bilgili, eğer yerinde yoksa veya ulaşılamıyorsa mutlaka finanstan Hakan Bey’e ulaşılacak gibi… Koç, söz konusu tablonun veya akışın tatil sonrasında teslim alınması gerektiğini, böylece ne durumda olduğunun anlaşılabileceğinin altını çiziyor.

  NE YAPILACAK?   NASIL?  (YÖNTEM, ARAÇ)   OLASI İHTİYAÇ VE ENGELLER
A tedarikçisi iade konusuyla ilgili aranacak. İlgili dosya ORTAK klasörünün altında tedarikci/bitmeyen_is Ceren hanım (555)-(34xxxxx) ilgili kişi, konu hakkında bilgili. Eğer yerinde yoksa veya ulaşılamıyorsa mutlaka finanstan Hakan Bey’e ulaş.   E postası / telefonu. Ona B projesi için gerekli dosya numarasını ver. Sevkiyat tarihini istemeyi unutma!

 

“Bir e-postalarıma bakayım” demeyin

İzne çıktığınız andan itibaren amaç tatil süresince hiç aranmamak ve rahatsız edilmemek, hatta hal hatır sormak için bile iş yerindeki kişilerle temas etmemek olmalıdır. Bu, işi sevmediğimize değil, kendimize ve özel yaşamımıza zaman ayırmak istediğimize işaret eder ve sağlıklıdır. “Tatil süresince ‘ne oldu o iş’, ‘bir e-postalarıma bakayım’ şeklindeki meraklarsa ne yazık ki sağlıklı bir ruh haline işaret etmez” diyen Koç, sözlerine şöyle devam ediyor: “Eğer çok elzem ve önemli şeyler varsa ve kişi ara sıra iş yerini aramak zorundaysa bunun için ofiste işlerini devrettiği kişi ya da kişilerle gün içinde belirli bir saat belirlenmeli ve sorulacak sorular ya da yapılacak işler bir yere not edilerek kişilerle yalnızca bir görüşme yapılmalı, bu görüşme de 30 dakikayı aşmamalıdır. Hatta, işyerinde tek kişi ile temas edilmeli, o kişi de gerekli bilgilendirme ve kararlar için elindeki listeden hareket etmelidir.”

 

Tatil sonrası sendromuna dikkat

İlk günün akşamında işten tam zamanında çıkılması gerektiğini vurgulayan Serin, hiçbir şekilde eve iş götürülmemesini; hatta işle ilgili konuşulmamasını tavsiye ediyor. Bu tutumun, tatil sonrası sendromu denilen sıkıntılı durumun da önüne geçtiğinin altını çizen Koç, “Soğukkanlılık, işlerin planlaması, uygulamaların önem ve aciliyet sıralamasına göre önce planlanması fayda sağlayacaktır. ‘Aman tanrım ne çok mail birikmiş’ bir algı bozulması ve panik halidir. Kişi unutmamalı ki; Türk tipi çalışma alışkanlığında hemen herkes e-postasının bilgi kısmına ilgili, ilgisiz herkesi koymak eğilimindedir” açıklamasını yapıyor.

 

Yöneticilere not!

“Ekibin, çalışmalarını izinlerin yoğunlaşacağı döneme kadar belli bir noktaya getirmeyi hedefleyerek çalışması, proaktif davranarak bazı önlemler alması da hem izin sırasında sıkışmanın, hem izne gideni sıkıştırmanın önüne geçecektir” diyen Serin, şöyle konuşuyor: “Burada dikkat edilmesi gereken önemli bir nokta; izne çıkmaya hazırlanan kişinin işini, yerine ikame olacak arkadaşına mümkün olduğu kadar iyi bir düzen içinde devretmeye özen göstermesidir. Buna herkes dikkat ederse hem gidişte hem de dönüşte kafası daha rahat olacaktır. Çünkü siz giderken birine işi iyi devretmiş, birileri de size iyi bir iş devretmiş olacaktır.”

Koç ise yöneticilere şu tavsiyeleri veriyor: “Öncelikle ekip içi bir toplantıyla işlerin paylaşılması, takip edilmesi ve tatilde kişinin rahat bırakılması için ekip içi bir toplantıyla yöntemler belirlenmeli. Böylece, kendine yapılmasını istemediğin şeyi başkasına yapma yaklaşımıyla tatilin de yaşamın bir parçası olduğu gerçeği ortaklaşa kabul edilmiş olur. Yöneticiler tatil öncesinde ekiplerine işlerini net ve kesin açıklamalarla devretmelerini istemeli, devralan kişilerse bu işleri sahiplenerek günlük zamanlarının yüzde 10 – 20’sini bu işlere ayırmalı. Amaç tatildeki kişiyi hiç aramamak, onun için en iyi ortamı hazırlamak olmalı. Tatilden dönen ekip arkadaşlarını özellikle ilk gün eve zamanında yollamalı, zaten e-postalarla oluşan baskıyı daha ilk günden arttıran kişi olmamalıdır.”

 

Ekibiniz için bir manifesto hazırlayın

 

·         Tatilin hijyenini korumak için gitmeden önce mutlaka bir delegasyon planı yapın.

·         Masaüstünüzü, yedek dosyalarınızı, evrak çekmece ya da hatırlatıcılarınızı tatil öncesinde planlayın.

·         Neleri, ne zaman, nasıl yapılacağına dair bir listeyi yöneticilerinizle paylaşın.

·         Özel zamanlara saygı duyun, tatillerinizi kutsal sayın. Birbirinizi aramayın. Tatileyken ofisi arayan kişiye kötü davranın.