Büro asistanı nedir sorusuna genel olarak, iş yerinin veya şirketin günlük idari işlerinin yürütülmesinde ve organizasyonun sağlanmasında görev alan çalışandır, cevabı verilebilir. Büro asistanı yöneticilerin günlük programlarını hazırlar ve düzenler. Birimlere veya kişilere gerekli hatırlatmaları yapar. Yapılması gereken işleri önem sırasına göre belli bir sıraya koyar. Son teslim tarihi yaklaşan projelerle ilgili idari birimi bilgilendirir. Kendisi için bir yapılacaklar listesi oluşturur ve gün içerisinde bu listeyi günceller. Büro asistanı görev tanımı, görev alınan kuruma göre belli ölçüde farklılık gösterir. Bazı sektörlere özgü özel işler olabilir. Genel olarak büro asistanı, sonuç ve hizmet odaklı çalışarak büronun en verimli şekilde kullanılmasını sağlar. Zamanında ve kaliteli sonuçlar üretilmesi için gerekli düzenlemeleri yapar. Yöneticiler tarafından belirlenen diğer görevleri de şeffaflık ve dürüstlük çerçevesinde yerine getirir.

Büro asistanı ne iş yapar sorusuna kısaca, temel büro yönetim becerilerini kullanarak şirket idari işlerini organize eder denilebilir. Büro asistanı görevleri çok çeşitlidir. Temel olarak günlük görevi, iş yerinin işleyiş düzenini planlamaktır. Yapılacak işleri yöneticiler adına sıraya koyar ve bilgilendirir. Büroyu ziyaret eden müşterileri güler yüzlü bir şekilde karşılar. Müşterilerin istedikleri hizmeti en hızlı ve doğru şekilde almasını sağlar. Onlara gerekli bilgiyi sağlar. Büro telefonuna gelen aramaları cevaplar. Varsa e-posta veya diğer iletişim yollarından gelen soruları da yanıtlar. Hem gelen hem de giden postaları kontrol eder. Büro asistanı sorumlulukları arasında büro malzemelerinin yeterli sayıda olmasını sağlamak da yer alır. Yönetimde yer alan kişilerin randevularını ayarlar. Toplantıları düzenler. Toplantı odalarının düzeninden ve materyal olarak eksiksiz olmasından sorumludur. Dosyaları ve belgeleri güncel tutar. Gerekli sıralamaya koyar. Yazışma taslaklarını hazır eder ve üzerinde gerekli düzeltmeleri gerçekleştirir. Ofisteki ortak alanların temizliğini ve düzenini sağlama konusunda yardımcı olur. Gerekli rezervasyonları yapar. Veri tabanına bilgi girme gibi ek sorumlulukları da yer alabilir. Ofiste kullanılan bilgisayar veya yazıcı gibi demirbaş ürünlerinin sorunsuz çalışmasını sağlar. Bakım sürelerini takip eder.

Büro asistanı nasıl olunur sorusuna eğitim üzerinden yanıt verilebilir. Bu rolde çalışmak isteyenler en az lise mezunu olmalıdır. Alanla ilgili bir ön lisans bölümünden mezun olmak adaya avantaj sağlayabilir. Bu alanda Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı Bölümü öne çıkan programlardan biridir. Alandan farklı bölümlerden mezun kişiler, büro yönetimi eğitimlerine katılarak kendilerini geliştirebilir. Çoğu eğitim sonunda sınav uygulanır. Birçok kurum sınavda belli bir puanın üstünü alanlara sertifika verir. Bu sertifikalar kişi yetkinliğini kanıtladığı için şirketler tarafından önemli görülür. MS Office gibi sıklıkla kullanılan programları da iyi seviyede kullanabilmek için eğitim almak gerekir.

Büro asistanı olabilmek için gerekli şartların başında eğitim gelir. Genelde lise mezuniyeti yeterli olsa da işverene bağlı olarak alanla ilgili ön lisans bölümlerinden mezun olma şartı da istenebilir. Alana yönelik çeşitli eğitimlere veya seminerlere katılmak şart olarak yer almasa da kişiyi adaylar arasında öne geçiren unsurlardan bazılarıdır. MS Office gibi programları ve bilgisayar kullanmayı iyi seviyede bilmek gerekir. Başarılı bir büro asistanı olabilmek için bazı beceri ve yeteneklere sahip olmak gerekir. Bunlar şu şekilde sıralanabilir:

• Organizasyon becerilerine sahip olunmalıdır.
• Bilgisayar ve MS Office gibi programların kullanımı konusunda bilgili olunmalıdır.
• Ofis ekipmanları etkin kullanılmalıdır.
• Yurt dışıyla bağlantılı çalışan şirketler için iyi seviyede İngilizce bilmek önemlidir.
• Hem yazılı hem de sözlü alanda iletişim becerileri gelişmiş olmalıdır.