Büro Asistanı Nedir, Nasıl Olunur?

Büro asistanı ne iş yapar sorusuna kısaca, temel büro yönetim becerilerini kullanarak şirket idari işlerini organize eder denilebilir. Büro asistanı görevleri çok çeşitlidir. Temel olarak günlük görevi, iş yerinin işleyiş düzenini planlamaktır. Yapılacak işleri yöneticiler adına sıraya koyar ve bilgilendirir. Büroyu ziyaret eden müşterileri güler yüzlü bir şekilde karşılar. Müşterilerin istedikleri hizmeti en hızlı ve doğru şekilde almasını sağlar. Onlara gerekli bilgiyi sağlar. Büro telefonuna gelen aramaları cevaplar. Varsa e-posta veya diğer iletişim yollarından gelen soruları da yanıtlar. Hem gelen hem de giden postaları kontrol eder. Büro asistanı sorumlulukları arasında büro malzemelerinin yeterli sayıda olmasını sağlamak da yer alır. Yönetimde yer alan kişilerin randevularını ayarlar. Toplantıları düzenler. Toplantı odalarının düzeninden ve materyal olarak eksiksiz olmasından sorumludur. Dosyaları ve belgeleri güncel tutar. Gerekli sıralamaya koyar. Yazışma taslaklarını hazır eder ve üzerinde gerekli düzeltmeleri gerçekleştirir. Ofisteki ortak alanların temizliğini ve düzenini sağlama konusunda yardımcı olur. Gerekli rezervasyonları yapar. Veri tabanına bilgi girme gibi ek sorumlulukları da yer alabilir. Ofiste kullanılan bilgisayar veya yazıcı gibi demirbaş ürünlerinin sorunsuz çalışmasını sağlar. Bakım sürelerini takip eder.

Büro asistanı nasıl olunur sorusuna eğitim üzerinden yanıt verilebilir. Bu rolde çalışmak isteyenler en az lise mezunu olmalıdır. Alanla ilgili bir ön lisans bölümünden mezun olmak adaya avantaj sağlayabilir. Bu alanda Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı Bölümü öne çıkan programlardan biridir. Alandan farklı bölümlerden mezun kişiler, büro yönetimi eğitimlerine katılarak kendilerini geliştirebilir. Çoğu eğitim sonunda sınav uygulanır. Birçok kurum sınavda belli bir puanın üstünü alanlara sertifika verir. Bu sertifikalar kişi yetkinliğini kanıtladığı için şirketler tarafından önemli görülür. MS Office gibi sıklıkla kullanılan programları da iyi seviyede kullanabilmek için eğitim almak gerekir.

Büro asistanı olabilmek için gerekli şartların başında eğitim gelir. Genelde lise mezuniyeti yeterli olsa da işverene bağlı olarak alanla ilgili ön lisans bölümlerinden mezun olma şartı da istenebilir. Alana yönelik çeşitli eğitimlere veya seminerlere katılmak şart olarak yer almasa da kişiyi adaylar arasında öne geçiren unsurlardan bazılarıdır. MS Office gibi programları ve bilgisayar kullanmayı iyi seviyede bilmek gerekir. Başarılı bir büro asistanı olabilmek için bazı beceri ve yeteneklere sahip olmak gerekir. Bunlar şu şekilde sıralanabilir:

• Organizasyon becerilerine sahip olunmalıdır.
• Bilgisayar ve MS Office gibi programların kullanımı konusunda bilgili olunmalıdır.
• Ofis ekipmanları etkin kullanılmalıdır.
• Yurt dışıyla bağlantılı çalışan şirketler için iyi seviyede İngilizce bilmek önemlidir.
• Hem yazılı hem de sözlü alanda iletişim becerileri gelişmiş olmalıdır.

Büro asistanı işe alım şartlarının başında eğitim gelir. Genelde lise mezuniyeti yeterli görülür. Ancak şirketler kendi isteği doğrultusunda ön lisans veya lisans mezunu şartı koyabilir. Deneyim de istenebilen bir diğer şarttır. Özellikle şirketin sektörüne yönelik ofis yönetiminde görev almış olmak önemli olabilir. Deneyim süresi ise şirketin isteğine ve ihtiyacına göre değişir. İşe alım süreci genelde sözlü mülakat ile gerçekleştirilir. Ancak MS Office gibi sık kullanılan programlar için bir yazılı ön eleme aşaması yer alabilir. Bu aşamayı geçen kişiler sözlü mülakata girme hakkı elde eder. Sözlü mülakatta kişiler, şirket tarafından iş ilanında belirtilen beceri ve yetenekleri ön plana çıkarmalıdır. Bu aşama sırasında alınan eğitimler ve varsa edinilen deneyimler detaylıca karşı tarafa aktarılmalıdır. Büro asistanı maaşları, görev tanımı, alınan eğitimler, bilinen programlar, varsa elde edilen deneyimler gibi özelliklere göre değişiklik gösterir. Ayrıca başvuru yapılan kurumun özellikleri, ücret politikası da bu konuda önemlidir. Bu alanda kariyer yapmak isteyen kişiler Kariyer.net’te yer alan büro asistanı iş ilanları seçeneklerini inceleyebilir. Kendilerine uygun seçeneklere başvuru yapan adaylar, büro asistanı rolünde çalışma imkanı bulabilir.