Ofis Elemanı Nedir, Nasıl Olunur?

Ofis elemanları iş yerlerinde birçok farklı görevi yerine getirirler. Ofisteki tüm bilgi ve veri akışının sağlanması, ofis elemanının görevidir. Ofis elemanı ne iş yapar sorusuna, çalıştığı kurum ve kuruluşa göre görev dağılımı farklılık gösterebilir denilebilir. Ofis elemanı, pek çok farklı kurumda görev yapabilir. Bu kişilerin çalışacağı kuruma göre de iş tanımı belirlenir. Eğer özel bir firmada görev yapılacaksa ofis elemanları ilgili firmaya ait günlük rutin işleri düzenleme, evrak kontrolü sağlama, yazışma yapma, firma bünyesinde yer alan diğer departmanlar ile iletişim kurma, bilgisayarda rapor oluşturma gibi görevler üstlenebilir. Kamu kurumunda ise ofis elemanı görev tanımı genellikle diğer şirketlerle aynıdır. Kamuda da ofis elemanı kayıt yapma, başvuru işlemlerini gerçekleştirme, müşterilerin veya diğer kişilerin isteklerini cevaplandırma, yöneticilerinin kendilerine vereceği görevleri yapma gibi sorumluluklara sahip olacaktır. Ofis elemanı ne yapar sorusuna şirkete gelen misafirleri karşılama ve ağırlama, içecek ikramında bulunma, firma dışına gidecek evrakları teslim etme gibi işlemleri yerine getirir demek de mümkündür. Ofis elemanı, ilerleyen dönemlerde daha üst pozisyonlarda çalışma şansını elde edebilir. Ofis elemanı olarak göreve başlayıp, üst düzey yönetici olarak terfi alan kişiler de bulunmaktadır. Ofislerde erkek büro elemanının yanı sıra bayan ofis elemanı kişiler de çalışabilmektedir. Ofis elemanı pozisyonunda çeşitli iş imkanları mevcuttur.

Ofis elemanı nasıl olunur sorusuna en az lise mezunu olmak gerekir şeklinde cevap vermek doğrudur. Günümüzde büyük şirketlerin ofis elemanı alırken tercih ettiği bazı kriterler bulunur. Bu kriterlerin başında ise üniversite mezunu olma şartı vardır. Ofis elemanı olmak için Türkiye’de yer alan herhangi bir üniversitenin Büro Yönetimi ve Sekreterlik gibi bölümlerinden mezuniyet şartı aranır. Bununla beraber ofis çalışanlarının bazı MS Office programlarını iyi derecede bilmeleri istenebilir. Bu sebeple eğitim kuruluşları, kişilere bilgisayar işletmenliği sertifikası verir. Bazı şirketler de ofis elemanı olarak bünyesinde çalışmasını istediği kişilerde MS Office programlarını çok iyi düzeyde bilme şartı arar. Bunun yanı sıra her firmanın iş kolunun farklılık göstermesi sebebiyle, ofis elemanı adaylarından İngilizce dilini çok iyi düzeyde bilme şartı aranabilir. Yabancı iştiraki olan firmalarda çalışmak için İngilizce yeterlilik belgesinin istenmesi de söz konusu olmaktadır. Eğer kamu kurumunda ofis elemanı olarak çalışılmak isteniyorsa, mutlaka ÖSYM tarafından düzenlenen Kamu Personeli Seçme Sınavı'na girilip yeterli puanın alınması gerekmektedir.

Ofis elemanı olabilmek için şirketlerin belirlediği bazı kriterlere sahip olmak gerekir. Bu kriterlerden bazıları şunlardır:

• En az lise mezunu olmak,
• MS Office programlarını iyi derecede bilmek,
• Ofisteki faks, fotokopi, yazıcı, bilgisayar gibi araç ve gereçleri iyi bir şekilde kullanmak,
• Disiplinli ve düzenli çalışmak,
• Ekip çalışmasına yatkın olmak,
• Kendisine verilen görevleri eksiksiz ve hatasız bir şekilde yerine getirmek,
• Esnek çalışma saatlerine ayak uydurabilmek,
• İyi bir iletişime sahip olmak,
• İş takibi ve organizasyonunu sağlayabilmek,
• Öğrenmeye hevesli olmak,
• Güler yüzlü, dış görünümüne özen göstermek.
• Etkili bir diksiyona sahip olmak.

Firmalar için oldukça büyük önem taşıyan ofis elemanları, görev tanımı dolayısıyla bilgisayar kullanma ve programlara veri girişi sağlayabilme becerisine sahip olmalıdır. Ofis içerisinde oluşabilecek tüm aksaklıkları giderebilmek amacıyla analitik düşünebilen, sorunlara karşı hızlı düşünüp çözüm üretebilen ve güçlü bir iletişim kabiliyetine sahip olunması beklenir. Bazı zamanlarda ofisteki işlerin uzaması, beklenmeyen acil işlerin çıkması sebebiyle yoğun iş temposuna karşı dirayetli ve stres ile zamanı iyi yönetebilen kişiler ofis elemanı pozisyonunda başarılı olurlar. Ofis elemanı işe alım şartları arasında, yazılı ve sözlü iletişim becerilerinin iyi olması kriteri de bulunur. Özellikle birebir insanlarla muhatap olmayı gerektiren görevlerde ofisteki elemanları iletişim şekillerine özen göstermelidir. Ofis elemanları fabrikada, plazada, otelde, hastanelerde, büyük veya küçük ölçekli tüm iş yerlerinde olmakla beraber tüm kamu kurum ve kuruluşlarında da görev yapmaktadır. Ofis elemanı maaşları, kişilerin görev tanımına, yeterlilik ve yetkinliğine, iş tecrübesine, çalışma saatlerine, firma yapısına göre farklılık gösterebilir. Genellikle tüm iş yerlerinde bu pozisyonda çalışacak elemana ihtiyaç duyulur. Ofis elemanı iş ilanları Türkiye’nin her ilinde Kariyer.net üzerinde yayınlanır. Bu pozisyonda çalışmak isteyen kişiler yaşadıkları il genelinde yayınlanan ofis elemanı ilanlarını inceleyip iş başvurusunda bulunabilirler. Bu görevi yapmak isteyen ve gerekli şartları taşıdığını düşünenler, ofis elemanı iş ilanları seçeneklerini inceleyebilir ve Kariyer.net ile iş fırsatlarını değerlendirebilir.

Şirketlerde sıklıkla istihdam açığı olan ofis elemanı mesleğine sahip kişiler büyük kurumsal ofislerde de görev alabilirler. Buralarda idari görevleri yerine getirmenin yanı sıra randevu ayarlama, evrak takibi yapma ve telefon trafiğini yönetmek ofis elemanı görevleri içerisinde bulunur. Kariyer fırsatları bulabileceğin üniversiteler, liseler ve diğer eğitim kurumlarının verdiği ofis görevlisi iş ilanları da senin için büyük fırsatlar anlamına gelebilir. Evrak düzenlemeleri, öğrenci kayıtları ve öğretim kadrosuna destek vermek bu kurumlarda görev alan ofis elemanı iş tanımı içindedir.

Pek çok hastane, klinik ya da sağlık merkezi de ofis sorumlusu iş ilanları vererek bu yönde çalışmak isteyen kişileri istihdam ederler. Sağlık kuruluşlarında görev aldığında senden hasta kayıtları ve randevu düzenlemeleri gibi hizmetler beklenebilir. Sağlık sektörünün bir parçası olarak insanlara yardımcı olabileceğin bu pozisyon sayesinde kariyerinde yükselme imkanı da bulabilirsin. Benzer hizmetleri sunabileceğin hukuk büroları, kamu kurumları ve belediyelerde de çalışabilirsin. İstikrarlı bir çalışma ortamında bulunduğunda kariyerinde yükselebilecek farklı pozisyonlar elde edebilirsin. Ofis asistanı iş ilanları veren finans ve sigorta şirketleri dışında pek çok teknoloji ve start-up firması da kariyerin için heyecan verici olanaklar sunabilir.

Ofis elemanı olarak görev yapan kişiler çoğunlukla düzenli çalışma saatleri, sosyal haklar, kariyer gelişim fırsatları ve modern teknolojik altyapı gibi birçok avantaja sahip olurlar.  Ofis ortamında çalışırken takım çalışması, organizasyon yeteneği ve problem çözme becerilerin kariyerinde ilerlemene yardımcı olabilir. Uzun saatler masa başında çalışman, yoğun iş temposu ve iletişim zorlukları gibi durumlara karşı fiziksel dayanıklılığın ve stres yönetimi becerisine sahip olman önemlidir. Motivasyonunu yüksek tutarak ve etkili iletişim becerileri geliştirerek bu zorlukların üstesinden gelebilirsin. Ofis elemanı olarak çalıştığın yerde becerilerini, bilgilerini ve tecrübelerini ortaya koyarak kişisel anlamda pek çok şey kazanabilir, kariyerinde ilerleyebilirsin.