Ofis Görevlisi Nedir, Nasıl Olunur?

Bu pozisyonda çalışacak adayın, belirli donanımlara ve becerilere sahip olması, gerekli eğitimleri tamamlamış alanında yetkin biri olması beklenir. Başvurduktan ve işe alındıktan sonra bir ofis görevlisinin iş eğitimini tamamlaması gerekir. Ofis görevlileri; sağlık, eğitim hizmetleri, insan kaynakları ve genel idari destek hizmetleri veya teknik, profesyonel hizmetler dahil olmak üzere çeşitli sektörlerde çalışır. Sektörün bu kadar çeşitlenmesi ofis çalışanlarında olması gereken şartları farklılaştırır. Şirketlerin ofis görevlisinde aradığı genel özellikler ise şu şekilde sıralanabilir:

• Zaman yönetimi yapabilmek,
• Veri, taslak, fatura ve dosya bilgilerinin doğru şekilde girebilmek için ayrıntılara dikkat etmek,
• Müşterilerin ihtiyacını nasıl değerlendireceğini bilmek,
• Müşteriye nasıl hizmet sunacağını bilmek,
• İlgili bilgisayar programlarını bilmek.

Ofis görevlisi; telefon aramalarını cevaplamak, kayıtları dosyalamak ve veri girmek gibi çeşitli genel ofis görevlerini yerine getiren idari personeldir. Ofis görevlisi görev tanımı, işverene bağlı olarak belirli ölçüde değişir. Örneğin; okulda çalışan ofis görevlisi, öğrenci başvurularını işleyebilir ve kabul sorularını yanıtlayabilirken bir hastanede çalışan ofis görevlisi, ödeme bilgilerini işleyebilir ve hasta kayıtlarının dosyalama sistemini koruyabilir. Bu bağlamda ofis görevlisi sorumlulukları çalışılan kurumun sektörüne göre farklılık gösterir. 

Ofis görevlisi ne iş yapar sorusuna görev ve sorumlulukları belirterek yanıt verilebilir. Ofis görevlisi; dosyalama, fotokopi çekme, giden postaları gönderme, bankacılık işlemlerini tamamlama, gelen postaları sıralama ve dağıtma, teslimatları imzalama ve faks gönderme gibi işleri yaparken kayıt tutma gibi işleri de yürütürler. Bazı ofislerde, ofis görevlileri toplantılarda görev alır ve belirli konuşmaları yazıya döker. Ayrıca ofis malzemelerini takip eder ve gerektiğinde yeniler. Bazı ofislerde de ofis görevlileri; bordro kayıtları tutmak, maaş çekleri düzenlemek veya döküm almak gibi işleri üstlenebilir. Bu pozisyonda çalışan kişiye verilen özel görevler, çalıştıkları ofis türüne göre değişebilir. Örneğin; sanayi şirketinde çalışan ofis görevlisine verilen işler ile turizm şirketinde çalışan ofis görevlisine verilen işlerin içeriği farklılık gösterir. Ancak genel olarak ofis görevlisi sorumlulukları şu şekilde sıralanabilir:

• Gelen aramaları almak ve bilgileri toplamak,
• Şirket belgelerinin verilerini girmek ve e-posta ile iletişim kurmak,
• Toplantı gündemlerini hazırlamak, toplantılara katılmak ve yazıya dökmek,
• Randevuları onaylamak ve müşterileri veya satıcıları uygun kişiye, ofise yönlendirmek,
• Gelen postaları açmak, sıralamak ve yönlendirmek,
• Mailleri yanıtlamak.

Ofis görevlisi işe alım şartları incelendiğinde; lise ve dengi eğitimi tamamlamış olmak ya da üniversitelerin ilgili ön lisans bölümlerinden mezun olmak adaylara avantaj sağlar. Birçok iş ilanında tercihen lise veya ön lisans mezunu adayların arandığı belirtilir. Bunun yanı sıra etkili yazma becerileri, elektronik tabloların nasıl kullanılacağına dair bilgi, ofis görevlisinin sorumlulukları için çok önemlidir. Ofis çalışanları pek çok alanında görev alabildiği için çok yönlü olmalıdır. Bu kapsamda ofis görevlisi işe alım şartları genel olarak şu şekilde sıralanabilir:

• Tercihen lise veya ön lisans mezunu olmak
• Temel muhasebe ve bankacılık işlemlerini yapmak için gerekli bilgisayar programlarına hakim olmak,
• Erkek adaylar için askerlik ile ilişiği bulunmamak,
• Yazılı ve sözlü iletişim becerilerini sahip olmak,
• Esnek çalışma saatlerine ve yoğun iş temposuna uyum sağlayabilmek,
• Dinamik ve esnek bir kişiliğe sahip olmak,
• Ekip çalışmasına yatkın olmak.

Yukarıda belirtilen şartlar firmaya ve sektöre bağlı olarak farklılık gösterebilir. Bu şartlar ise birçok iş ilanında adayların karşısına çıkar. Ofis görevlisi maaşları ise çalışılan şirketin bağlı olduğu sektöre, personelin tecrübesine ve niteliklerine göre değişmektedir. Bu pozisyonda çalışmak ve kariyerini bu yolda ilerletmek isteyen kişiler ofis görevlisi iş ilanları sayfasından araştırma yapabilir ve niteliklerine uygun ilanlara başvurabilirler. Kariyer.net'ten il ve ilçe filtrelemesi yaparak iş ilanlarını listelemek mümkündür. İstanbul'da yaşayanlar ya da çalışmak isteyenler, İstanbul ofis görevlisi iş ilanları sayfasından İstanbul içindeki iş ilanlarını görüntüleyebilir ve bu ilanlara başvuru yapabilirler. Ayrıca bu alanda açılan yeni iş ilanlarından haberdar olmak isteyen adaylar, Kariyer.net'in iş alarmı oluşturma özelliğinden faydalanabilir.