Özel Kalem Nedir, Nasıl Olunur?

Özel kalem, amiri ile memurun ya da vatandaşın arasında kurulan ilişkide büyük rol oynar. Altında çalıştığı amirinin idari işlerini yerine getirmede önemli görev üstlenir. Özel kalem olarak görev yapanların özellikle mesai kavramı konusunda daha esnek olması beklenir. Özel kalemde görevli kişinin mesai saatleri içinde olduğu kadar mesai saatleri dışında da görevleri ve sorumlulukları vardır. Gerektiğinde amirinden daha fazla mesai yapar. Özellikle idari amirinin olmadığı zamanlarda bulunduğu makamı iyi idare edebilmelidir. Bu görevde fedakârlık, dikkat, sabır, çalışkanlık, dürüstlük ve takip becerisi olmazsa olmazlar arasındadır. 

Resmi görevlerde özel kalem, amir ile memuru arasındaki ilişkileri düzenlemekle görevlidir. Bu, özel sektör kurumlarında müşteri olabilir. Özel sektörde personel ile üst yöneticinin de arasında bir bağ kurar. Özel kalem, mahremiyet kavramına önem vermelidir. Resmi işlerde sürekli yanında olacağından, yeri geldiğinde amirinin ve verilen görevin mahremiyetini korumalıdır. Makamda görevli yetkili kişinin başarısı da bir nevi özel kalemi sayesinde olur. Amirinin gözden kaçırdığı konuları zamanında hatırlatmalı, randevu saatlerini dakikası dakikasına düzenleyebilmelidir. Amirinin isteklerini ve emirlerini eksiksiz yerine getirmelidir. 

Özel kalem olmak için özel bir eğitim süreci bulunmamaktadır. Bu sebeple de özel kalem olmak için hangi okulları okumak gerekir sorusu farklı eğitim önerileri sunarak cevaplanabilir. Örneğin bazı özel kurslarda özel kalem olmak için seminer ve konferanslar düzenlenmektedir. Özel eğitim kurslarında ise özel kalem konusunda bilinmesi gereken ‘protokol kuralları’ ile birlikte, diksiyon, telefonla iletişim, beden dili gibi kurslar düzenlenmektedir. Bunların dışında meslek yüksekokullarında yer alan Büro Yönetimi ve Sekreterlik ile Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı programlarından mezun olanlar, özel kalem görevinde bulunabilirler. Bu programlarda hukuk, halkla ilişkiler, toplantı ve sunum teknikleri, klavye kullanımı, büro teknolojileri, mesleki yazışmalar, kamu ve özel sektörün mevzuat yapısı, dosyalama ve arşiv tutma başlıkları altında eğitimler verilmektedir. İşletme Bilgi Yönetimi gibi dört yıllık lisans bölümleri de tercih edilebilir. Böylece mesleki eğitim anlamında daha donanımlı olunabilir.

Bir kurum ya da kuruluşta özel kalem olmak için ne gerekli sorusuna yanıt verirken belirtilen programlardan alınan mezuniyet belgesinin yanı sıra özel kurslar vasıtasıyla edinilmiş sertifikalar belirtilebilir. Özel kalem olmak için gerekli evraklar arasında diploma ile birlikte bu evraklar da sunulabilir. 

Özel kalem, yetkili amiri ile gittiği toplantı ya da konferanslarda bilgi sahibi olmalıdır. Konu ile alakalı dokümanları temin etmeli ve amirini toplantılara iyi hazırlamalıdır. Oturma yerinden yemek salonlarına, amirin görevi süresince bulunacağı mekânlar hakkında önceden bilgi sahibi olmalıdır. Maddeler halinde özel kalem ne iş yapar sorusu şu şekilde yanıtlanabilir: 

• Yetkili makamın; günlük, aylık ve haftalık programını yapar ve takip eder.
• Günlük ziyaretçi akışını, randevuları ve ziyaret yerlerini düzenler.
• Makama ait her türlü protokol ve tören faaliyetlerini düzenler.
• Makamın, özel ve milli bayram kutlamaları, bu kutlamaların yazışmalarını gerekli makamlara, kurum ya da kuruluşlara iletilmesinde koordinasyon sağlar. 
• Makamın şehir içi ya da şehir dışı ulaşım hizmetlerini yürüterek tahsis edilen araçların sevk ve idaresini sağlar. 
• Makama ait yazışma, posta, evrak vs. gibi işlemlerini kendi makamına arz eder. 

Özel kalem bu görevleri üstlenirken kendi üzerine düşen sorumlulukları da yerine getirmelidir. Bir özel kalem görevlisinin mutlaka yanında bulundurması gereken bazı materyaller olmalıdır. Bunlar arasında; not defteri, imza kalemi, flash bellek, makama ait kartvizit, randevu defteri gibi araç ve gereçler yer alır. Bu malzemeleri, ihtiyaç hâlinde anında amirine sunması gerekebilir. İyi bir özel kalem, amirinin isteklerini azami düzeyde yerine getirmeye çalışır. İhtiyacı temin edebilmenin yollarını arar ve bulur. Bu sebeple de bir özel kalem çok ihtiyatlı olmalıdır. Kamusal alanlarda bu görevi yapanlara özel kalem müdürü denilir. Özel sektörlerde ise farklı isimlendirilebilir. İsmi farklı olsa da görev tanımları aynıdır. Görevini ideal bir şekilde yerine getiren özel kalem müdürü, kişisel bakımında özenli olan, çalışkan, güler yüzlü ve çöüzm odaklı biri olmalıdır. Ayrıca Türkçe'yi doğru kullanmalı, kendini doğru ifade edebilmelidir. Özellikle kriz dönemlerinde doğru kararlar almalı ve bu dönemi etkin şekilde yönetebilmeli, aynı zamanda protokol kurallarına hakim olarak, bu süreçleri diplomatik kurallar çerçevesinde yürütebilmelidir. 

Özel kalem olmak için gerekli şartlar arasında özgüven sahibi olmak önemli bir yere sahiptir. Özel kalem görevini üstlenen bir kişinin, protokol bilgisi ile birlikte kişiler arası iletişim konusunda da kendisini geliştirmiş olması beklenir. Ayrıca görev yapılan kurumun özelliklerine bağlı olarak ilgili mevzuat hakkında da bilgi sahibi olmak özel kalem pozisyonu için önemlidir. Bir kurumda özel kalem olmak için ne yapılmalı sorusuna verilecek cevap içerisinde bu bilgiler yer alabilir. Özel kalem olarak kamuda üniversiteler, hastane başhekimlikleri, belediyeler, valilikler, genel müdürlükler, bakanlıklar, TBMM gibi kurumlarda görev alınabilir. Ayrıca özel sektörde holdinglerin yönetici birimlerinde, müdürlüklerde özel kalem olarak görev yapılabilir. Özel kalem iş başvurusu yapmak isteyen bir kişinin bilgisayar bilgisi de dahil olmak üzere farklı birçok alanda yetkinliğini ispatlayacak öğrenim belgesine ve tecrübeye ihtiyacı vardır. Özel kalem görevini yapmak isteyen kişinin çalışacağı pozisyonla ilgili seminerleri ve eğitimleri takip etmesi önemlidir. Kendine güvenmek, sorumluluktan kaçmamak ve eleştirilere açık olmak da bu görev için önem taşımaktadır. Özel kalem maaşı çalışılan kurum, verilen görev, bağlı bulunulan birime göre farklılık gösterebilmektedir. Bu görevi yerine getirmek için iş arayanlar Kariyer.net üzerinden yayınlanan özel kalem iş ilanları arasından ilgilendikleri ve şartları sağladıkları ilanlara başvuruda bulunabilirler. Ayrıca bu sayfada yaşanılan ve çalışılmak istenen şehir için filtreleme özelliği kullanılarak belirtilen şehirdeki iş ilanları incelenebilir. Örneğin İstanbul'da çalışmak isteyen bir kişi, İstanbul özel kalem iş ilanları arasından kendi şartlarına uygun olan bir ilana başvuruda bulunabilir. Siz de çalışmak istediğiniz alanla ilgili tüm ilanlara, Kariyer.net üzerinden ulaşabilir, başvurunuzu gerçekleştirebilirsiniz.