Özel kalem, genel olarak devlet kurumlarında ya da özel sektörde makam sahibi yetkililerin özel ve resmi işlerini yapmakla yükümlü personellere verilen addır. Kısaca özel kalem nedir denildiğinde, yetkili makamların danışmanlarıdır denilebilir. Protokol kurallarını, yazışmaları ve insan ilişkilerini çok iyi bilen uzman kişilerden seçilirler.  Özel kalem görevi, stres ve kriz yönetimini gerektirir. Özel kalem kimdir sorusunu cevaplamak için görev yapılan kurumun özelliklerini bilmek gerekir. Geniş tanımıyla özel kalem kime denir? Özel Kalem, devlet kurumlardına veya özel kurumlardaki üst düzey yöneticilerin görüşmelerini düzenleyerek, gizlilik derecesine sahip olan yazışmalarını gerçekleştiren, gerekli durumlarda özel işlerinde onlara yardımcı olan kişidir. Bu işi yapacak kişinin iletişimi kuvvetli olmalıdır. Sürekli makam yetkilileri ile temas halinde olacağından diksiyonu da düzgün olmak zorundadır. İdari yöneticisi ile diğer insanlar arasında bir köprü görevi görür. Sorumluluk sahibi uzman kişiler bu özel kalem görevini üstlenebilir.