Personel elemanı olarak çalışacak olan kişi, özel sektörde birçok şirketin insan kaynakları, personel ve idari işler departmanında çalışma şansı bulur. Personel özlük işleri departmanında personel ile ilgili olan tüm işlemleri yapmaktan sorumlu olacağı için bu alanda eğitim veren kurumlardan sertifika alması önemli şartlardan birisidir. Ayrıca personel elemanı olarak görev yapacak olan kişinin ilgili fakülteden ve bölümlerden mezun olması gerekir. Personel elemanı maaşları çalışılan sektöre ve şirket ücret politikasına göre değişiklik gösterir.

Personel elemanı, özel sektörde farklı alanlarda faaliyet gösteren şirketlerde personel özlük işleri alanında çalışan ve personellerin işe giriş çıkış işlemlerini yürüten kişilerdir. Personel elemanı şirketteki personellerin özlük dosyalarını hazırlamaktan sorumludur. Personel özlük dosyalarını hazırlayıp düzenli bir şekilde saklamakla da yükümlüdür. Bununla birlikte personel elemanı personellerin bordrolarını, ücret pusulalarını hazırlarlar. Personel özlük işleri departmanına ait olan tüm idari süreçleri yürütmekle sorumludur. Yöneticisinin vermiş olduğu görevleri, zamanında ve eksiksiz olarak yapması gerekir. Personel elemanı, personelin özlük ile ilgili olan tüm işlemlerinin yapılmasından ve yürütülmesinden sorumludur. Personelin özlük ile ilgili olan tüm yazışmalarını takip eder ve yöneticisine raporlar. Personel elemanı görev tanımı içinde personellerin yıllık izin, yurt dışı izinleri, kongre izini, seyahatleri, terfi, göreve başlama, görevden ayrılma, mal beyanları gibi çeşitli yazışmalarını düzenli bir şekilde takip etmek yer alır. Personel elemanı ne iş yapar sorusuna şöyle cevap verilebilir; bir firmadaki personellerin firma ile ilişkisini düzenler. Personelin ücretsiz izni, emekliliği, geçici göreve atanması, istifa etmesi gibi işlemleri en ince ayrıntısına kadar yaparak bunları üst yöneticisine raporlar.

Personel elemanı nedir sorusunun cevabını net olarak alabilmek için mesleğin gerektirdiği görev ve sorumlulukları incelemek gerekir. Özlük işleri ve idari departmanda çalışan kişilerin, görevleri gereğince yerine getirmeleri gereken personel elemanı sorumlulukları şunlardır:

•  Çalışanların; işe başlama, özlük hakları izni atanması, işten ayrılma, emeklilik gibi bütün işlemlerinin mevzuata uygun olarak yürütülmesini sağlamak.
• Personelin işe giriş işlemlerini yapmak ve personelin işten ayrılış işlemlerini yerine getirmek.
• Personel dosyalarının mevzuata uygun bir şekilde ve düzenli olarak dosyalanmasını sağlamak.
•  Personellerin iş görmezlik raporlarını takip etmek.
• Personellerinin yıllık izin, mazeret izni, evlilik izni, ölüm izni gibi kanunda yer alan izinlerin takibini yapmak ve gerekli olan evrakları personele imzalatmak.
•  Personelin izin kağıtları için amirlerinden imza almak.
•  Personelin görev değişiklikleri talepleri ve yer değişikliği ile ilgili olan tüm yazışmaları, iş ve işlem süreçlerini yürütmek.
•  Personelin analık raporları ya da iş kazaları gibi durumlarını takip etmek ve bu süreçleri yönetmek.
•  Personelin ücret pusula ve bordrolarını hazırlamak ve personele imzalatmak.
•  Personelin BES sistemine girişini sağlamak.
•  BES sürecini takip etmek ve bununla ilgili bildirimleri yapmak.
•  Personele verilecek olan uyarı, ihtar gibi yazıları hazırlamak ve personele bildirimini yapmak.
• Personel nakil süreçlerini takip etmek.
•  İş gücü çizelgesi düzenleyerek yönetime raporlamak.
•  Personelin aylık yemek listelerini takip etmek ve yemek firması ile iletişime geçerek organizasyonu yapmak.
•  Personelin sağlık sigortası ve özel sağlık sigortası gibi süreçlerini takip etmek ve işlemleri yönetime sunmak.
• Personelin şirkete giriş ve çıkış saatlerini kontrol etmek.
• Personel devamsızlık takibini düzenli olarak yapmak ve onaylamak.
• Personele ödenecek olan ücret, prim, maaş ve diğer hak ve menfaatlerinin hesaplarının yapılması, sisteme girişlerinin yapılması ve kontrol edilmesini sağlamak.
• Personel özlük dosyalarının eksiksiz, güncel ve doğru tutulmasını sağlamak.
• Personelin tüm verilerinin sisteme doğru ve güncel girilmesini sağlamak.
• Personelle ilgili haciz dosyalarını takip etmek.

Personel elemanı iş tanımı belirlendikten sonraki diğer önemli kısım; eğitim ve sertifikalardır. Personel özlük işleri departmanında personellerin elemanı olarak görev yapacak olan kişilerin personel ve insan kaynakları alanında çeşitli eğitimlere katılarak başarılı olmaları ve sertifika almaları beklenir. Bununla ilgili olarak kariyerinde personel ve insan kaynakları alanında yükselmek isteyen kişilerin, üniversitelerin İşletme ve İnsan Kaynakları Yönetimi gibi bölümlerinden mezun olma şartı aranır. Personel elemanı nasıl olunur sorusuna verilebilecek tek yanıt eğitim değildir. Birçok kurumun insan kaynakları ve personel özlük işlerine ait düzenlemiş olduğu çeşitli eğitimler bulunur. Bu eğitimlere katılarak sertifika almak da önemlidir.