Toplantılarda sadece sizin konuştuğunuz, ekibin sessiz kaldığı anlarla karşılaştığınız olmuştur. Belki sorun ilgisizlikte değil, toplantı ortamının dinamiğindedir. Psikolojik güvenliğin, net beklentilerin ve katılım yapısının eksik olduğu her toplantı sessizliğe mahkûm olur. Peki bu sessizliği nasıl bozabilirsiniz? Yanıtlar, Çalışan Bağlılığı Danışmanı Bertay Fişekçi’den geliyor.
Toplantı odasındasınız. Gündem önemli: Yeni bir proje planı, kritik bir karar alınacak. Ekip yöneticisi olarak siz konuşuyorsunuz, sunum yapıyorsunuz, sorular soruyorsunuz.
Ve karşınızda… Sessizlik…
Birkaç kişi not alıyor gibi yapıyor. Biri telefona bakıyor. Çoğu sadece size bakıyor, hiçbir şey söylemiyor. “Sorularınız var mı?” diye sorduğunuzda başlar sallanıyor. “Fikriniz?” dediğinizde “İyi görünüyor” cevabı geliyor.
Toplantı bitiyor. Hiçbir fikir üretilmedi, hiçbir tartışma olmadı, sadece siz konuştunuz.
Tanıdık geliyor mu?
Tecrübeme göre sessiz toplantılar, orta kademe müdürlerin en büyük hayal kırıklıklarından biri olabilir. Ekibinizin katılımını, fikirlerini, enerjisini istiyorsunuz, ama toplantılarda sadece siz varsınız gibi hissediyorsunuz.
Sorun ekibinizde değil. Sorun sizin yaklaşımınız ve toplantınızın dinamiğinde olabilir.
Toplantılarda herkes neden sessiz?
Bir toplantıda sessizlik genellikle 3 şeyden kaynaklanır:
Psikolojik güvenlik ortamı yok
Ekip üyeleri “Yanlış bir şey söylersem ne olur?” diye düşünüyor. Özellikle geçmişte bir fikirleri eleştirildi ya da görmezden gelindiyse, artık konuşmayı bırakıyorlar.
Amacı ve beklenti netleştirilmemiş
“Bu toplantıda benden ne bekleniyor?” sorusunun cevabı belirsizse, insanlar pasif kalıyor. Sadece dinlemek için mi buradayız, yoksa fikir üretmek için mi? Belli değilse, en güvenli seçenek susmak oluyor.
Katılım için yapı yok
Toplantılar genellikle “müdür konuşur, ekip dinler” formatında ilerliyor. Herkes konuşmayı alışkanlık haline getirmediyse, sessizlik normal hale geliyor.
Sonuç?
Toplantılarınız verimsiz oluyor, karar almak uzuyor, ekibin potansiyeli kullanılmıyor ve en önemlisi, siz yoruluyorsunuz, ekip ise bağsız ve amaçsız hissediyor. Kaybedilen zaman da cabası!
4 basit değişiklikle toplantılarınızı canlandırın
İyi haber şu: Toplantılarda katılımı artırmak için karmaşık teknikler gerekmiyor. Sadece birkaç küçük ama etkili değişiklik yeterli olabilir.
İşte sessiz toplantıları dönüştüren 4 panzehir:
-
Konuşma sırasını önceden belirleyin ve herkese rol verin
Toplantıya girmeden önce belirli kişilere küçük roller verin. “Bu toplantıda sen şu konuyu açabilir misin?” ya da “Senin bu konudaki deneyimini dinlemek isterim” gibi basit bir ön bilgilendirme, o kişinin hazırlıklı gelmesini ve konuşmasını sağlar.
Bir adım daha: Toplantı başında açıkça söyleyin: “Bugün herkesin fikrini duymak istiyorum. Sırayla herkese söz vereceğim.” Bu basit cümle, insanların “ben de konuşacağım” moduna girmesini sağlar.
-
Küçük gruplara bölün
8-10 kişilik bir toplantıda sessiz kalmak kolay gibi görünebilir, ama 2-3 kişilik küçük bir grupta sessiz kalmak neredeyse imkansızdır.
Toplantının bir bölümünde şunu deneyin: “Şimdi üçer kişilik gruplara ayrılıyoruz. 10 dakika içinde şu soruya cevap bulun ve geri gelelim.”
Sonra ne olur?
Küçük gruplarda herkes konuşur; çünkü ortam güvenli, herkes birbirini tanıyor ve fikir üretme baskısı daha azdır. Sonra büyük grupta paylaşım yaptıklarında, artık konuşmaya alışmış oluyorlar.
Basit bir format:
- Toplantı başında kısa bir soru sorun,
- 5 dakika küçük grup tartışması,
- Her gruptan farklı biri özetlesin,
- Ana toplantı daha sonra başlasın.
Bu söylenenleri de referans olarak kullanabilirsiniz. Bu küçük değişiklik, enerjinin tamamen değişmesini sağlayabilir.
-
İlk yorumu kendiniz yapmayın
Orta kademe müdürler genellikle ortaya bir soru sorup cevabını kendi verme yanlışına düşebilir.
“Bu konuda ne düşünüyorsunuz? Bence şöyle yapmalıyız…”
Sonuç?
Ekip “Zaten cevabı var, karar verilmiş, o zaman ben niye konuşayım?” diye düşünebilir.
Bunun yerine şunu deneyin: Soruyu sorun ve susmayı öğrenin. Sessizliği kabullenin. 5 saniye bile olsa bekleyin. İnsanların düşünmesi için zaman tanıyın.
Daha da iyisi: İlk yorumu siz yapmayın. Birinden başlamasını isteyin: “Mehmet, sen ne düşünüyorsun?” Mehmet konuşunca diğerleri de rahatlar.
Eğer gerçekten fikrinizi paylaşmanız gerekiyorsa, en sona bırakın. Herkes konuştuktan sonra siz özetleyin (özetleme ve moderasyon rolünü de bir arkadaşınıza verebilirsiniz) ve kendi görüşünüzü ekleyin. Bu şekilde onların sizin fikrinize uyum sağlamasını değil, ekibin gerçek fikirlerini duyma imkanınız olur.
-
Güvenli konuşma ortamını yaratın
Ekip üyeleri şunu düşünüyorsa konuşmaz: “Yanlış bir şey söylersem, bana gülen olur mu, eleştirilirim mi? Müdürüm kızar mı?”
Çözüm: Açıkça söyleyin. Örneğin toplantının başında:
“Bu toplantıda tüm fikirler değerli. Yanlış fikir diye bir şey yok, hepsini dinlemek istiyorum.” diyebilirsiniz.
Ve daha önemlisi: Birisi bir fikir paylaştığında, o fikri hemen çöpe atmak yerine aklınıza şu Pozitif Zeka püf noktası gelsin: “Her fikrin en az yüzde onu doğrudur!” Böylece gelen fikrin size göre doğru olan o yüzde onunu bulup önce onunla ilgili “ortak zeminde olduğunuzu” belirtip sonra o fikrin üzerine kendi fikrinizi ekleyerek ilerleyebilirsiniz.
Bir kez birinin fikri dışlandığında bir daha konuşmama eğilimi gösteriyor, tersi de doğru, değer verdiğinizi gösterdiğinizde konuşan sayısı artacaktır.
Sessizlik bir seçim değil, bir sonuç
Ekibiniz sessiz kalıyorsa, bunun nedeni ilgisizlik ya da fikir eksikliği değil, toplantı ortamının ve sizin yaklaşımınızın bir sonucudur.
Yukarıdaki 4 panzehiri deneyebilirsiniz: Özetle;
- Konuşma sırası ve rollerini önceden belirleyin,
- Küçük gruplara bölüp çok kişinin konuşması ile başlayın,
- İlk yorumu kendiniz yapmayın, önce dinleyin,
- Herkesin rahatça görüşünü ifade edebileceği ortamı sağlayın.
Bu hafta bir toplantınızda sadece birini deneyin. Farkı hemen göreceksiniz. İnsanlar konuşmaya başladığında, enerji değişir, fikirler çoğalır, kararlar daha güçlü olur. Eğer ekip toplantılarınızı, liderlik iletişiminizi ve ekip dinamiklerinizi daha stratejik yönetmeyi öğrenmek istiyorsanız, bana ulaşabilirsiniz.
Başarılar dilerim!
