Bölüm Sekreteri

Acıbadem Mehmet Ali Aydınlar Üniversitesi

Acıbadem Mehmet Ali Aydınlar Üniversitesi'nde Yabancı Diller Bölümü’nde "Bölüm Sekreteri" olarak görevlendirilmek üzere çalışma arkadaşı arayışımız bulunmaktadır.

• Üniversitelerin ilgili lisans veya önlisans bölümlerinden mezun,
• Orta seviye (B1) İngilizce bilgisine sahip; özellikle İngilizce konuşma becerileri iyi,
• Tercihen 2 yıl Fakülte/Bölüm sekreterliği veya Öğrenci İşlerinde çalışmış, 
• Etkin iletişim ve organizasyon becerileri gelişmiş,
• Raporlama ve analiz becerisine sahip,
• Ekip çalışmasını yatkın,
• MS Office programlarını iyi düzeyde kullanabilen,
• Bilgisayar ve web programlarını kullanmaya hakim,
• 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu ve ilgili diğer yönetmeliklere hakim.

İŞ TANIMI

• Akademik personel atama işlemlerini yürütmek,
• Yabancı uyruklu öğretim elemanları için çalışma izni başvuruları ve yenileme süreçlerinin yönetimine yardımcı olmak,
• Müfredat Programlarındaki güncellemeleri takip etmek,
• Eğitim Yönetim Sistemi(EYS), Öğrenci Bilgi Sistemi(OBS) aracılığıyla sınıfları açmak, öğrenci ataması yapmak ve takip etmek,
• Haftalık Ders programlarını, Final ve Bütünleme Sınav takvimlerini ve Bilimsel ve Kültürel etkinlik süreçlerini planlamak ve takip etmek,
• Eğitim-Öğretim yılına ait Faaliyet Raporu ve YÖK Denetim Raporu hazırlamak,
• Fakülteye bağlı akademik personellerin izinlerinin takibini ve sisteme girişlerini yapmak,
• 2547 S.K. 40/a – 40/d -  31. Mad. / 657 S.K. 89 mad. vb. Kanun maddeleri ile ders verecek öğretim elemanlarına yönelik işlemleri yürütmek,
• Öğrenci belge taleplerine yanıt vermek ve gerekli belgeleri hazırlamak,
• İç ve dış yazışmaları (EBYS üzerinden) yürütmek, toplantıları planlamak ve resmi kayıtları tutmak,
• Devam durumu, notlar ve sınav organizasyonu dahil olmak üzere akademik dokümantasyon için idari destek sağlamak,
• Program değerlendirme ve akreditasyon süreçlerine ilişkin rapor ve verileri hazırlamak ve arşivlemek,
• İdari süreçlerin etkin yürütülmesi için İnsan Kaynakları, Mali İşler ve Öğrenci İşleri gibi birimlerle koordinasyon sağlamak,
• Bölümün dijital ve fiziksel arşivlerini düzenli ve güvenli bir şekilde tutmak,
• Müdür ve Ders Koordinatörlerinin günlük operasyonel ihtiyaçlarına ve özel projelerine destek olmak,
• Ziyaretçileri karşılamak, soruları yanıtlamak ve profesyonel, düzenli bir ofis ortamı sağlamak,
• Ofis malzemelerini takip etmek ve ihtiyaç halinde temin süreçlerini yürütmek.