Üst Düzey Yönetici Asistanı

ALDAŞ ALTINADA KUŞADASI TURİZM ENERJİ TARIM HAYVAN

Pozisyon Hakkında

Köklü bir aile şirketler grubunun Ceosuna doğrudan bağlı çalışacak; ajanda, seyahat, finansal takip, gayrimenkul ve hukuki süreçlerin koordinasyonunu üstlenecek, ileri düzey organizasyon ve takip becerisine sahip bir Üst Düzey Yönetici Asistanı arıyoruz. Pozisyon yüksek gizlilik, titizlik ve inisiyatif gerektirmektedir.

Görev ve Sorumluluklar

Ajanda ve Randevu Yönetimi

•    Günlük olarak takip edilen işlerin listesinin tutulması ve raporlanması

•    Randevuların planlanması, ajandanın eksiksiz yönetilmesi

•    Takip edilen işlerde gecikme olması durumunda ilgili kişilerle proaktif olarak irtibata geçilmesi

•    Kişi ve kurum fihristinin güncel tutulması

Seyahat Organizasyonu

•    Yönetici ve ailesi için uçak biletlerinin THY ve diğer havayollarından alınması, faturalarının temin edilmesi

Finansal Takip ve Raporlama

•    Faturaların ve ödeme tablolarının yazdırılarak düzenli şekilde yöneticinin onayına sunulması

•    Muhasebe ve finans birimlerinden gelen bilgilerin doğru anlaşılıp yöneticiye aktarılması

•    Ofis giderlerinin, verilen talimata göre şahsi kart veya firma üzerinden şirket bazında takibi ve muhasebeye düzgün şekilde iletilmesi

•    Bulut tahsilat programının kullanılması (gerekli eğitim şirket tarafından verilecektir)

•    Aylık yakıt ve HGS raporları ile misafir ağırlama folyolarının her çıkış sonrası raporlanması

Gayrimenkul ve Kira Yönetimi

•    Kira kontratlarının tarihlerinin takip edilmesi ve ilgili işlemlerin zamanında hatırlatılması

•    Kira kontratlarının avukat ile koordineli olarak veya bizzat hazırlanması

•    Kiracı adaylarının bankalar ve çeşitli kanallar üzerinden araştırılması

Hukuki Süreç Takibi

•    Tebligat ve dava süreçlerinin adalet sistemi (UYAP vb.) üzerinden kontrol edilmesi

•    Avukatlarla koordineli çalışarak dava durumlarına ilişkin gerekli belgelerin talep edilmesi ve dava günlerinin ajandaya işlenmesi

Ofis ve Misafir Yönetimi

•    Ofise gelen misafirlerin şoför ve güvenlik ile organize şekilde karşılanması, ikram organizasyonunun yapılması

•    İkram servisinden sorumlu personelin izinli veya bulunmadığı günlerde çay-kahve servisinin üstlenilmesi

Toplantı Yönetimi

•    Toplantılarda not tutulması ve toplantı çıktılarının takibi

•    Zoom, Microsoft Teams gibi uygulamalar üzerinden sorunsuz toplantı organize edilmesi

Kurumsal İlişkiler ve Özel Günler

•    Sivil toplu kuruluşlarındaki randevuların ve yapılacak işlerin bu kuruluşlarla koordineli takibi

•    Verilen listedeki doğum günlerinin hatırlatılması; hediye ve çiçek gönderimlerinin organize edilmesi ve takibi

Aranan Nitelikler

•    Excel, Word, Outlook ve ajanda uygulamalarını yazıcı dahil ofis ekipmanlarıyla birlikte sorunsuz kullanabilen

•    Zoom ve Teams üzerinden toplantı kurma ve yönetme konusunda deneyimli

•    E-imza kullanabilen

•    Çalışma saatleri konusunda esnek, zaman yönetimi güçlü

•    Takip, organizasyon ve yazılı-sözlü iletişim becerileri yüksek

•    Gizlilik ilkesine bağlı, güvenilir ve titiz

•    Yeni program ve sistemleri öğrenmeye açık

•    Tercihen üst düzey yönetici asistanlığı deneyimi bulunan