Ofis Asistanı

Aldex Gayrimenkul Yatirim A.Ş.

İş Tanımı

Aldex Gayrimenkul Aldo Grup bünyesinde; şirket yönetiminin idari, operasyonel, randevu ve seyahat süreçlerini organize edecek, gayrimenkul danışmanlığı ve inşaat projelerimizin resmi evrak, hakediş ve ön muhasebe akışını yürütecek, aynı zamanda ofis koordinasyonu ile kurumsal sosyal medya/içerik süreçlerine destek verecek Yönetici Asistanı & Ofis Koordinatörü arayışımız bulunmaktadır.

Görev ve Sorumluluklar

1. Yönetici Asistanlığı & Ajanda Yönetimi

• Şirket yöneticisinin günlük, haftalık ve aylık ajandasını, toplantı ve randevu trafiğini organize etmek; kurumsal yazışmalarına destek olmak.

• Yurt içi / yurt dışı seyahat organizasyonlarını (uçak bileti, otel rezervasyonu, transfer vb.) eksiksiz planlamak ve yürütmek.

• Telefon trafiğini yönetmek, gelen çağrıları ilgili birimlere aktarmak ve ilk temas müşteri ilişkilerini kurumsal standartlarda yürütmek.

• Ofise gelen ziyaretçi, arsa sahibi ve yatırımcıları karşılayarak ilgili kişilere yönlendirmek; ikram ve ağırlama süreçlerini koordine etmek.

2. Evrak Yönetimi, Ön Muhasebe & Kamu İlişkileri

• Gelen-giden evrak ve kurumsal yazışmaların takibini yapmak, fiziki ve dijital dosyalama/arşivleme işlemlerini yürütmek.

• Kamu kurum ve kuruluşları (Belediyeler, Tapu, Çevre ve Şehircilik Müdürlükleri vb.) ile firma arasındaki resmi evrak akışını ve yazışmaları takip etmek.

• Gayrimenkul ve inşaat malzemelerine ait irsaliye, fatura, makbuz, sipariş fişleri ve sözleşmelerin evrak kayıtlarını organize etmek ve kontrolünü sağlamak.

• Fatura, masraf formları ve tahsilat belgelerini toparlayarak ön muhasebe ve mali müşavir koordinasyonunu sağlamak.

3. Ofis İşleyişi, Gayrimenkul Operasyonu & Personel Takibi

• Ofis içi genel işleyişi, düzeni ve birimler arası koordinasyonu sağlamak.

• Ofis sarf ve ikram malzemelerinin stok kontrolünü yapmak, ihtiyaçları belirleyip sipariş süreçlerini yürütmek.

• Şirket içi ve şantiye personelinin puantaj, devam-takip ve izin süreçlerini organize etmek ve yönetime raporlamak.

• Gayrimenkul danışmanlarının saha ve ofis operasyonel işlerine, portföy ve evrak süreçlerine destek vermek.

• Şirket içi toplantı, sunum ve kurumsal etkinlikler için salon ve teknik hazırlıkları eksiksiz tamamlamak.

4. Sosyal Medya, İçerik & Reklam Süreçleri

• Kurumsal sosyal medya hesaplarının (Instagram, LinkedIn vb.) aktif yönetimini sağlamak, düzenli paylaşım takvimini takip etmek.

• Proje tanıtımları, kurumsal duyurular ve ilanlar için içerik üretimine destek vermek; Canva ve benzeri pratik araçlarla görsel/video düzenlemeleri yapmak.

• Sosyal medya ve dijital kanallardan gelen soru, mesaj ve potansiyel müşteri taleplerini yanıtlayarak ilgili ekiplere yönlendirmek.

• Meta Business Suite üzerinden temel sponsorlu reklam/gönderi öne çıkarma süreçlerini takip etmek; Google Haritalar/İşletme bilgilerini güncel tutmak.

Genel Nitelikler

• En az Ön Lisans veya Lisans mezunu,

• Tercihen gayrimenkul, proje danışmanlığı veya inşaat sektöründe benzer bir görevde en az 2 yıl deneyimli,

• Ankara'da ikamet eden ve tercihen Çankaya bölgesine ulaşım sorunu bulunmayan,

• Microsoft Office programlarını (özellikle Word, Excel, PowerPoint) etkin düzeyde kullanabilen,

• Diksiyonu düzgün, yazılı ve sözlü iletişim becerileri kuvvetli, güler yüzlü ve temsil kabiliyeti yüksek,

• Planlama, zaman yönetimi, iş takibi ve organizasyon yeteneği gelişmiş; proaktif ve sonuç odaklı,

• Detaylara dikkat eden, titiz, analitik düşünebilen ve çoklu görev (multi-tasking) yönetiminde başarılı,

• Ekip çalışmasına yatkın ve gizlilik ilkelerine bağlı,

• En az B sınıfı sürücü belgesine sahip (aktif araç kullanabilen),

• Tercih Sebebi Programlar: Canva, CapCut / Premiere Pro / After Effects veya teknik çizim/harita programlarından (Netcad, AutoCAD, SketchUp, CBS, Revit) bir veya birkaçını temel düzeyde bilmek tercih sebebidir.