Office Coordinator (M/W/D) | Hr- Und It-Unterstützung | Deutschsprachig

Arsipa GmbH

Office Coordinator (m/w/d) | HR- und IT-Unterstützung | Deutschsprachig

Istanbul, europäische Seite · Vollzeit · Vor Ort

Über uns

Die Arsipa GmbH sucht einen deutschsprachigen Office Coordinator (m/w/d) in der Türkei. Die Arsipa Gruppe ist ein Netzwerk von Unternehmen in Deutschland und Österreich, die auf Arbeitssicherheit, Arbeitsmedizin und Umweltschutz spezialisiert sind.

In dieser Rolle koordinierst du den Büroalltag in Istanbul und unterstützt unser türkisches HR-Team bei der Personaladministration. Für unser IT-Team bist du die Ansprechperson vor Ort, wenn Arbeitsgeräte ausgegeben, zurückgegeben oder gewartet werden. Außerdem hilfst du Mitarbeitenden bei einfachen Fragen und Problemen rund um ihre Geräte.

Deine Aufgaben

• Bürokoordination. Du behältst den Bedarf im Büro im Blick, stimmst dich mit der Gebäudeverwaltung und externen Dienstleistern ab, koordinierst den Ein- und Ausgang von Post und Paketen und empfängst Gäste.
• Personaladministration. Du unterstützt das HR-Team bei administrativen Aufgaben, insbesondere bei Ein- und Austritten. Du pflegst Personalakten und aktualisierst Daten in Personio und internen Übersichten. Du koordinierst den Versand und Empfang von Personalunterlagen, holst fehlende Dokumente und Unterschriften ein und legst die Unterlagen sicher ab.
• Arbeitsgeräte. Gemeinsam mit dem IT-Team bereitest du Laptops, Mobiltelefone und weitere Arbeitsgeräte für neue Mitarbeitende vor, richtest sie ein und übergibst sie. Bei Austritten organisierst du die Rückgabe. Du prüfst den Zustand der zurückgegebenen Geräte, reinigst sie und bereitest sie nach Vorgaben des IT-Teams für die erneute Ausgabe vor. Du hältst die Bestands- und Übergabelisten aktuell.
• IT-Unterstützung. Du hilfst bei einfachen technischen Aufgaben vor Ort, etwa beim Anschließen von Monitoren, Druckern und Netzwerkkabeln. Kleinere Geräteprobleme löst du gemeinsam mit dem IT-Team.
• Dokumentation. Du hältst dich an die Abläufe vor Ort, aktualisierst schriftliche Anleitungen bei Bedarf, dokumentierst erledigte Arbeiten und erstellst bei Bedarf kurze Berichte.
• Kommunikation auf Deutsch. Du stimmst offene Aufgaben mit den zuständigen Kolleginnen und Kollegen auf Deutsch ab, schriftlich und in kurzen Gesprächen.

Dein Profil

• Du verfügst über Deutschkenntnisse in Wort und Schrift auf C2-Niveau oder auf muttersprachlichem Niveau. Englischkenntnisse sind von Vorteil.
• Du hast einen türkischen Lise-Abschluss oder einen vergleichbaren Schulabschluss. Eine weiterführende Qualifikation in Informationsmanagement, Büromanagement, Personalmanagement, Computertechnologie oder einem verwandten Bereich ist von Vorteil.
• Idealerweise bringst du zwei bis drei Jahre Berufserfahrung in der Bürokoordination, Verwaltung oder Personaladministration mit.
• Du interessierst dich für Technik, hast Grundkenntnisse in der Hard- und Software von Windows-PCs und bist mit Android-Mobilgeräten, Monitoren und Druckern vertraut.
• Du kannst technische Anweisungen umsetzen, die dir das IT-Team aus der Ferne gibt. Erfahrung in der Geräteeinrichtung oder im Anwendersupport ist von Vorteil.
• Du arbeitest sicher mit Microsoft Office, insbesondere mit Excel und Outlook, sowie mit Microsoft Teams. Erfahrung mit Personio oder einem vergleichbaren HR-System ist von Vorteil.
• Du arbeitest strukturiert und zuverlässig, setzt Prioritäten und verfolgst Aufgaben bis zum Abschluss. Du dokumentierst deine Arbeit, berichtest über die Ergebnisse und gehst diskret mit vertraulichen Informationen um.

Was wir dir bieten

• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag
• Pünktliche Gehaltszahlung in Euro (€)
• Zuschüsse zu Verpflegungs- und Fahrtkosten
• Eine private Krankenzusatzversicherung nach erfolgreichem Abschluss der Probezeit
• Feste Arbeitszeiten montags bis freitags von 09:00 bis 18:00 Uhr (Ortszeit Istanbul), ohne Schichtarbeit und mit freien Wochenenden
• 30 bezahlte Urlaubstage pro Jahr, gerechnet in Arbeitstagen
• Ein kollegiales Team, flache Hierarchien und direkten Austausch mit unseren Teams in Deutschland
• Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten in der Personaladministration und im IT-Support. Beide Teams unterstützen dich dabei, deine Fähigkeiten weiterzuentwickeln.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung mit aktuellem Lebenslauf.