Ofis Koordinatörü Nedir, Nasıl Olunur?

Ofis koordinatörü görev tanımı temel olarak şirketin düzgün çalışabilmesi için gerekli planları yapmak ve idari işleri gerçekleştirmek üzerine sorumluluklar içerir. Şirketin yer aldığı sektöre göre bu tanım farklılık gösterebilir. Ofis koordinatörü görevleri çok çeşitlidir. Bunlar genel olarak şöyle sıralanabilir:

• Ofis iş akış prosedürlerini takip ederek işleri inceler,
• Düzenli dosyalama sistemi ile gerekli evrakları dosyalar,
• Üst yönetim için gerekli randevu, görüşme, seyahat gibi işlerinin vakitlerini ayarlar,
• Telefon görüşmelerini ve yazışmalarını kontrol eder,
• Ofis için gerekli malzemeleri temin eder,
• Ofis için kira, hizmet gibi sözleşmeleri takip eder,
• Temel defter tutma ve muhasebe sistemlerini güncel tutar,
• Ziyaretçileri veya müşterileri güler yüzle karşılar,
• Toplantı ve konferans için gerekli malzemeleri tedarik eder,
• Ofisin temiz ve düzenli kalması için gerekli temizlik işlerini koordine eder.

Ofis koordinatörü iş tanımı doğrultusunda alınması gereken eğitimler de farklılık gösterir. Genellikle ön lisans eğitim seviyesi bu pozisyon için yeterli görülür. Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı Bölümü bu rolde çalışmak isteyenlerin tercih edebileceği bir alandır. Sektörlere göre mezun olunması gereken bölüm değişiklik gösterebilir. Turizm ile ilgili bir şirkette bu rolde çalışmak için Turizm ve Otel İşletmeciliği Bölümü gibi alanlarda eğitim alınmalıdır. Ayrıca mesleki kurslardan bu alanla ilgili eğitimler alınabilir. Diksiyon ve organizasyon becerileri gibi önemli eğitimler bu alanda ön plana çıkılmasına yardımcı olabilir.

Ofis koordinatörü olabilmek için gerekli şartların başında kişinin kendisini bu alanda geliştirmesi yer alır. Genelde şirketler, adayların sektörler ilgili bölümlerden mezun olmasını talep eder. Liman işletmeleri ve hizmetleri sektöründe yer alan bir şirket, denizcilikle ilgili bir bölüm diploması isteyebilir. Bunun sebebi bu kişilerin sektöre daha hakim ve bilgili olmalıdır. Resmi eğitimin yanı sıra ofis yönetimi konularında kurslara veya seminerlere katılmış olmak da önemlidir. Deneyim de istenen şartlardan biri olur. Deneyim süresi şirketin ihtiyacına ve isteğine göre değişiklik gösterir. Yetiştirmek üzere aday arayan ve deneyim istemeyen kurumlar da bulunur. Deneyimsiz kişiler bu gibi iş yerlerini tercih edebilirler. Yönetim konusunda kullanılan programlarla ilgili bilgi sahibi olmak da büyük önem taşır. Özellikle uygulama alanında deneyimli olmak veya program eğitimleri almış olmak gerekir. Yurt dışında iş birliği yaptığı firmalar bulunan şirketler için İngilizce bilen adaylar öne çıkar. Eğitim, deneyim ve bilginin yanı sıra başarılı bir ofis koordinatörü olabilmek için bazı becerilere ve özelliklere sahip olmak gerekir. Bunlar şu şekilde sıralanabilir:

• İletişim becerileri gelişmiş olmalıdır,
• Şirketi temsil ettiği için davranışlarına, kişisel bakımına dikkat etmelidir,
• Zamanı etkili ve iyi yönetebilmelidir,
• Gelişmiş organizasyon becerisine sahip olmalıdır,
• Aynı anda birçok görevi idare edebilmelidir,
• Sorunlara karşı etkili ve hızlı çözümler üretebilmelidir,
• Temel defter tutma ve ofis yönetimi prosedürleri hakkında bilgi sahibi olmalıdır.

Ofis koordinatörü olarak idari yönetimin gerekli olduğu her ortamda çalışma imkanı vardır. Ofis koordinatörü işe alım şartlarının başında alana ilgi ve kendini geliştirmiş olmak gelir. Şirketler kendi sektörlerine yönelik bölümlerden mezun olma şartı koyabilir. Ofis yönetimi alanında daha önce çalışmış veya staj yapmış olmak da işe alım şartları arasında yer alabilir. Ofiste işleri için sıklıkla kullanılan MS Office gibi programları iyi seviyede bilmek gerekir. Alana yönelik Logo gibi farklı program bilgisi de istenebilir. İngilizce ise yurt dışı ile iş yapan şirketler için önemli bir unsurdur. Bu şirketler için, özellikle müşterilerle yönetim arasında iletişim kurulacağı için, sözel ve yazılı alanda iyi seviyede İngilizce bilmek önemlidir. İşe alım süreci genelde sözlü mülakat ile gerçekleştirilir. İstenilen programlara yönelik bir yazılı ön eleme de bulunabilir. Bu alanda kariyer yapmak isteyen kişiler Kariyer.net’te yer alan ofis koordinatörü iş ilanları seçeneklerini inceleyebilir. Buradaki çeşitli ilanları araştırdıktan sonra kendilerine uygun bulduklarına kolayca başvuru yapabilirler. Ayrıca Kariyer.net'in filtreleme özelliği sayesinde adaylar, yaşadığı veya çalışmak istediği şehirdeki iş ilanlarını listeleyebilir. Ofis koordinatörü maaş miktarı ise farklılık gösterir. Personelin; deneyim süresi, aldığı eğitimler, bildiği programlar, sektör hakkındaki bilgisi gibi özelliklerine göre belirlenir. Diğer yandan firmanın ücret politikası maaş miktarının belirlenmesinde önemli rol oynar.