Üst Düzey Yönetici Asistanı

ECS DAĞITIM DİJİTAL BASKI OFİS KIRTASİYE

ECS Dağıtım Dijital Baskı Ofis Kırtasiye, İstanbul Bahçelievler merkezli; Ankara’da 3 şubesi bulunan, toptan kırtasiye, temizlik ve gıda ürünleri satışı yapan, Cumhurbaşkanlığı, İçişleri Bakanlığı, Dışişleri Bakanlığı diğer bakanlıklar ve kamu kurumları,  kurumsal şirketlere hizmet veren sektöründe öncü bir firmadır. Bu yapıda, üst yönetimimize doğrudan destek verecek deneyimli bir Üst Düzey Yönetici Asistanı arıyoruz.

Pozisyon, yalnızca ajanda ve sekreterya yönetimi değil; üst yönetimin zamanını ve önceliklerini doğru kurgulayan, iç ve dış paydaşlarla iletişimi yöneten, operasyonel akışı kesintisiz sürdüren kilit bir iş ortağı rolüdür.

Genel Nitelikler

• Üniversitelerin tercihen İşletme, İktisat, Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı veya ilgili lisans / ön lisans bölümlerinden mezun,
• Benzer pozisyonda tercihen en az 1-3 yıl deneyimli, üst düzey yönetici asistanlığı süreçlerine hâkim,
• MS Office programlarını (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) ileri seviyede kullanabilen,
• Ajanda yönetimi, toplantı ve seyahat organizasyonu konusunda deneyimli,
• Planlama, organizasyon, zaman yönetimi ve önceliklendirme becerileri güçlü,
• Yazılı ve sözlü iletişim becerileri gelişmiş, temsil yeteneği yüksek,
• Detay odaklı, analitik düşünebilen, takipçi ve sonuç odaklı çalışan,
• Gizlilik ilkesine ve kurumsal etik değerlere önem veren,
• Dinamik, yoğun ve çok paydaşlı iş ortamına uyum sağlayabilecek,
• Takım çalışmasına yatkın, farklı departmanlarla etkin iş birliği kurabilen,
• Tercihen İngilizce bilen,
• Tercihen seyahat engeli bulunmayan ve aktif araç kullanabilen.
• Dış görünüşüne önem gösteren,
• 25-30 yaş aralığında
• Bekar

Görev ve Sorumluluklar

• Üst düzey yöneticinin günlük / haftalık / aylık ajandasını etkin biçimde planlamak ve yönetmek,
• Toplantı, randevu, seyahat (yurt içi / yurt dışı) ve etkinlik organizasyonlarını uçtan uca koordine etmek,
• Gelen telefon, e-posta ve diğer iletişim kanallarını yönetmek; önceliklendirme yaparak gerekli yönlendirmeleri sağlamak,
• Toplantı gündemlerini ve gerekli dokümanları hazırlamak, toplantı notlarını tutmak ve alınan aksiyonların takibini yapmak,
• Yönetimin ihtiyaç duyduğu rapor, sunum ve dokümanları hazırlamak ve güncel tutmak,
• Şirket içi departmanlar ile üst yönetim arasındaki iletişim ve bilgi akışını koordine etmek,
• Resmî kurumlar, iş ortakları, tedarikçiler ve müşterilerle yürütülen yazılı / sözlü iletişimi yönetmek,
• Gizlilik gerektiren bilgi ve belgeleri güvenli şekilde dosyalamak, arşivlemek ve erişilebilir kılmak,
• Yöneticinin katılacağı toplantı, organizasyon ve ziyaretler için gerekli hazırlıkları yapmak,
• Üst yönetim tarafından verilen idari ve operasyonel görevleri zamanında ve eksiksiz şekilde yerine getirmek,
• Ofis içi düzen, akış ve ihtiyaçların (kırtasiye, lojistik, vb.) takibini yaparak ilgili birimlerle koordinasyonu sağlamak.

Yukarıdaki niteliklere sahip olduğunuzu düşünüyorsanız ve kurumsal bir yapıda uzun vadeli kariyer hedefliyorsanız, başvurularınızı bekliyoruz.