Yönetici Asistanı/ Resepsiyon

Ekşioğlu Tria İnşaat A.Ş.

 İş İlanı Hakkında

1987 yılından bu yana inşaat sektöründe faaliyet gösteren Ekşioğlu Tria İnşaat A.Ş., konut ve endüstriyel projelerdeki deneyimi, kentsel dönüşüm çalışmaları ve büyük ölçekli yatırımlarıyla büyüyen organizasyonunda görevlendirilmek üzere Yönetici Asistanı/ Resepsiyon aramaktadır.

Pozisyonun temel sorumluluğu; şirket merkezine gelen misafirlerin karşılanması, telefon trafiğinin yönetilmesi, ziyaretçi yönlendirmelerinin yapılması ve resepsiyon alanının düzenli işleyişinin sağlanmasıdır. Bunun yanı sıra, Genel Müdürlük bünyesindeki idari süreçlere ve Genel Müdür’ün günlük iş akışına destek verilmesi beklenmektedir.

Misafir memnuniyetini ve kurumsal temsili ön planda tutan; iletişim becerileri güçlü, düzenli, güler yüzlü ve sorumluluk sahibi adayların başvurularını bekliyoruz.

Görev ve Sorumluluklar

• Şirket merkezine gelen misafirleri profesyonel, güler yüzlü ve kurumsal bir yaklaşımla karşılamak,
• Ziyaretçilerin ilgili kişi ve departmanlara yönlendirilmesini sağlamak,
• Gelen telefonları yanıtlamak, ilgili kişilere aktarmak ve gerekli durumlarda mesajları iletmek,
• Ziyaretçi, randevu ve görüşme süreçlerini takip etmek; ilgili yöneticilerle koordinasyonu sağlamak,
• Müşteri, tedarikçi, iş ortağı ve diğer ziyaretçilerin karşılanma ve ağırlanma süreçlerine destek olmak,
• Resepsiyon, lobi ve bekleme alanlarının düzenli, tertipli ve şirketin kurumsal imajına uygun tutulmasını sağlamak,
• Gelen evrak ve kargoların teslim alınması, ilgili kişilere ulaştırılması ve gerekli takibinin yapılmasını sağlamak,
• Günlük ofis iletişimi ve ziyaretçi akışının düzenli yürütülmesine katkıda bulunmak,
• Genel Müdür’ün günlük ajanda, toplantı ve randevu organizasyonlarına destek vermek,
• Toplantı hazırlıklarını yapmak, gerekli dokümanları düzenlemek ve toplantı sonrası aksiyonların takibine yardımcı olmak,
• Genel Müdür adına gerçekleştirilecek yazışma, doküman ve sunumların hazırlanmasına destek olmak,
• İlgili departmanlarla iletişim kurarak bilgi ve belge akışını koordine etmek,
• Gelen e-posta ve yazışmaların takibine, gerekli yönlendirmelerin yapılmasına destek vermek,
• Evrak, dosyalama, arşiv ve kayıt süreçlerini düzenli şekilde yürütmek,
• Genel Müdürlük tarafından verilen idari ve organizasyonel görevleri takip etmek,
• Gizlilik gerektiren bilgi ve belgeleri şirket prosedürlerine uygun şekilde muhafaza etmek.

Aranan Nitelikler

• Tercihen ön lisans veya lisans mezunu,
• Resepsiyon, danışma, ön büro, misafir karşılama veya ofis destek pozisyonlarında deneyimli; tercihen yönetici asistanlığı konusunda da tecrübe sahibi,
• Telefon trafiği, ziyaretçi karşılama ve ofis iletişimi süreçlerini etkin şekilde yönetebilen,
• Diksiyonu düzgün, iletişim becerileri güçlü ve temsil yeteneği yüksek,
• Güler yüzlü, nazik, düzenli ve profesyonel bir çalışma anlayışına sahip,
• Kurumsal görünüm ve iletişim kurallarına özen gösteren,
• MS Office programlarını, özellikle Word ve Excel’i  orta düzeyde kullanabilen,
• Planlama, organizasyon ve takip becerileri gelişmiş,
• Evrak düzeni, dosyalama ve temel ofis işleyişi konusunda dikkatli,
• Sorumluluk sahibi, çözüm odaklı ve ekip çalışmasına yatkın,
• Aynı anda birden fazla işi önceliklendirebilen,
• Gerektiğinde Genel Müdürlük bünyesindeki idari ve organizasyonel işlere destek verebilecek,
• Tercihen temel düzeyde İngilizce bilen.

Ekşioğlu Tria İnşaat A.Ş. bünyesinde görev almak isteyen, kurumsal temsil ve ofis organizasyonu konusunda kendine güvenen adayların başvurularını bekliyoruz.