Yönetim Kurulu Asistanı

Gizli Firma

Türkiye’nin önde gelen inşaat firmalarından biri olan şirketimizin Merkez Ofisi’nde, Yönetim Kurulu Üyelerimize bağlı olarak görevlendirilmek üzere; ileri düzey İngilizce bilgisine sahip, güçlü organizasyon ve iletişim becerileri bulunan Yönetim Kurulu Asistanı arayışımız bulunmaktadır.

Bu pozisyon; Yönetim Kurulu Üyelerinin profesyonel ve kişisel iş süreçlerinde destek olunması, günlük programlarının ve ajandalarının etkin şekilde yönetilmesi, yurt içi ve yurt dışı seyahat, toplantı, randevu ve rezervasyon organizasyonlarının gerçekleştirilmesi ve ihtiyaç duyulan kişisel işlerin titizlikle yürütülmesinden sorumlu olacaktır.

Görev Tanımı

• Yönetim Kurulu Üyelerinin günlük iş ve özel ajandalarının planlanması ve takibi,
• Toplantı, görüşme ve randevuların organize edilmesi,
• Yurt içi ve yurt dışı seyahatlerin tüm detaylarıyla planlanması; uçak bileti, otel, transfer, araç ve benzeri organizasyonların gerçekleştirilmesi,
• Restoran, otel, etkinlik ve benzeri rezervasyonların yapılması ve takip edilmesi,
• Yönetim Kurulu Üyelerinin kişisel program ve organizasyonlarının planlanması,
• Gerektiğinde kişisel iş ve taleplerin takip edilerek sonuçlandırılması,
• Yurt içi ve yurt dışındaki kişi, kurum ve iş ortaklarıyla İngilizce yazılı ve sözlü iletişimin yürütülmesi,
• Telefon ve e-posta trafiğinin yönetilmesi,
• Günlük programlarda meydana gelebilecek değişikliklerin hızlı şekilde organize edilmesi,
• Birden fazla program ve talebin eş zamanlı olarak takip edilmesi,
• Yönetim Kurulu Üyelerinin ihtiyaçlarını önceden öngörerek gerekli hazırlıkların yapılması,
• Gizlilik gerektiren bilgi, belge ve kişisel konuların titizlikle korunması,
• Gerektiğinde mesai saatleri dışında oluşabilecek program ve organizasyon ihtiyaçlarına destek verilmesi.

Aranan Nitelikler

İleri düzey İngilizce bilgisi bu pozisyon için olmazsa olmaz ve ön koşul niteliğindedir.

• İngilizceyi akıcı şekilde konuşabilen ve profesyonel yazışma yapabilen,
• İngilizce telefon görüşmelerini ve toplantı iletişimini rahatlıkla gerçekleştirebilen,
• Yurt dışındaki kişi ve kurumlarla doğrudan iletişim kurabilecek seviyede İngilizce bilgisine sahip,
• Yönetici Asistanı, Yönetim Kurulu Asistanı, Executive Assistant, Özel Kalem veya benzer pozisyonlarda deneyimli,
• Çok iyi seviyede organizasyon ve zaman yönetimi becerisine sahip,
• Detaylara önem veren ve güçlü takip yeteneği bulunan,
• Aynı anda birden fazla işi önceliklendirerek yönetebilen,
• Çözüm odaklı, hızlı ve gerektiğinde inisiyatif alabilen,
• Güçlü iletişim ve temsil yeteneğine sahip,
• Gizlilik ve mahremiyet konusunda son derece hassas,
• Yoğun ve değişken çalışma temposuna uyum sağlayabilen,
• MS Office programlarına hakim,
• Yurt içi ve yurt dışı seyahat engeli bulunmayan,
• Profesyonel görünüm ve iletişim tarzına sahip.