Yönetim Kurulu Asistanı Nedir?

Yönetim Kurulu Asistanı Ne Demek?

Yönetim kurulu asistanı, departmanlardan bağımsız olarak idareci talimatlarına göre çalışır. Yönetim faaliyetlerinin kolaylaşması için gerekebilecek hizmetler, bu pozisyonun sorumluluğundadır. Sanayi, hizmet gibi çeşitli sektörlerden birçok firma, yönetici asistanına ihtiyaç duyar. Kademelere ayrılan yöneticilerin asistanlık gereksinimi farklılık gösterir. Donanım bakımından yönetim asistanları ikiye ayrılır. Ofis sekreteri ve teknik danışman, farklı büyüklükteki firmaların yönetici asistanlığını yapabilir. Çalışanın durumu, yönetime olan katkısıyla belirlenir. Telefon trafiği, ziyaretçi akışı, randevu çizelgesi, ofis düzeni ve temizliği yöneticiler tarafından yürütülemeyebilir. Ofis asistanlığı görev bakımından telefon sekreterliğinin üst kademesidir. Yönetim kurulu mensuplarının idareye odaklanabilmesi, ek işlerin tamamlanmış olmasını gerektirir. Ofis işlerinden çok yönetim aşamasında etkinlik gösterenler, teknik donanıma sahiptir. İş planlamasına dair çalışmalar ve mesleki sorunların çözümü için teknik asistan ihtiyacı vardır. 

Yönetim Kurulu Asistanı Ne İş Yapar, Görev ve Sorumlulukları Nelerdir? 

Yönetim kurulu asistanı görev tanımı içeriğinde, idare işlerinin aksamasını önlemek için gereken hizmetleri sunmak için yapılması gerekenler yer alır. Yöneticinin bireysel işleri sekreterlik hizmetleriyle yürütülür. Yönetim kurulu asistanı görevleri, yönetimin faaliyet kapasitesine bağlıdır. Orta ve küçük işletmelerin asistanlık konusundaki beklentileri sekreterliğe odaklıdır. Büyük firmalar, iş süreçlerinde belirleyici ve yönlendirici olabilecek adaylara şans verir. Yönetim kurulu asistanı ne iş yapar sorusuna cevap olacak sorumluluklar şu şekilde sıralanabilir: 

  • Yöneticiye yapılan telefon çağrılarını cevaplamak, 
  • Telefon bağlamak veya çağrıyı başka yetkililere yönlendirmek,
  • Randevu planı oluşturmak, ilgili tarihlerde hatırlatma yapmak,
  • Görüşme taleplerini almak, 
  • Yöneticinin müsait olduğu günlere ziyaretçi tayin etmek, 
  • Dolap, çekmece, dosya düzenini sağlamak, 
  • Toplantı yapılacak odanın masa, sandalye, projektör, tahta detaylarını hazırlamak, 
  • Teknik elemanlar için; projelerin durumu hakkında rapor hazırlamak, 
  • Veri analizleriyle hedef belirlemek, 
  • Firmanın ihtiyaç duyduğu hizmetler için temaslarda bulunmak. 

Yönetim Kurulu Asistanı Olmak İçin Hangi Eğitimi Almak Gerekir? 

Yönetim asistanı sekreterlik veya danışmanlık hizmetlerinde rol alabilir. Kurulun veya tekil idarecilerin işlerini yürütecek sekreter adayları için en az lise diploması gerekir. Dokümantasyon ve iletişim bilgilerinin sunulduğu meslek kursları sekreterlik için uygundur. Birkaç aylık kurs eğitimi alarak bu alanda çalışma imkanı bulunabilir. Ancak bazı firmaların talepleri farklı olabilir. Bilgisayar ve yabancı dil sertifikaları, lise mezunu adayların iş bulma şansını artırabilir. Dosya, evrak, telefon işlerinin aksamadan yürütülebilmesi, uygulamalı eğitimlerle mümkündür. Teknik araştırma, tasarı, takip işlerinde görev alacak yönetim kurulu asistanı, en az ön lisans diplomasına sahip olmalıdır. Firmanın faaliyet gösterdiği sektöre ilişkin eğitim almak, işveren tarafından tercih edilme şansını artırır. Firmaya bağlı olarak eğitim gereklilikleri değişebilir. Bu bağlamda yönetim kurulu asistanı nasıl olunur sorusuna, eğitim noktasında spesifik bir yanıt vermek doğru olmaz. Sanayi sektörü için meslek liselerinin veya ön lisans programlarının ilgili teknik bölümlerden mezun adaylar tercih edilir. Hizmet alanında yönetim kurulu asistanı olmak isteyenler için lise mezunu veya ön lisans mezunu olmalıdır.  

Yönetim Kurulu Asistanı Olmak İçin Gereken Şartlar Nelerdir? 

Yönetim kurulu asistanı, hizmet verdiği sektörün detaylarını bilmelidir. İdareye yardımcı olmak, idare edilen işlerin gözlemlenmesini gerektirir. Yardımcıların değişik statülerindeki ortak özelliği, sorumluluk bilincidir. İhmal edilmiş detayları görmek, iş trafiğini yönetebilmek, idarecilere hatırlatma yapmak ve önerilerde bulunmak tempoyu artırır. Personeller, görev yaparken titiz olmalıdır. Hatalı bilgi aktarımı veya ihmaller, şirket aleyhinde sonuç verebilir. Ofis asistanlarıyla teknik asistanların mesleki donanımları farklıdır. Performans beklentisini etkileyen detay, pozisyondur. Ofis hizmetlerinden sorumlu çalışanın bakımlı, düzgün diksiyonlu, kibar ve girişken olması beklenir. Telefonları cevaplamak, ziyaretçileri karşılamak, yöneticilerle diyalog halinde bulunmak, iyi iletişim becerilerine sahip olmayı gerektirir. Bu pozisyonda çalışmak isteyen adayların diksiyon sertifikasına sahip olması avantaj sağlar. Teknik asistanlar, görünümlerinden çok bilgileriyle öne çıkar. Danışmanlık statüsünde yönetim kurulu asistanı olmak için diploma ve deneyim şarttır. Yönetim kurulu asistanı için önemli sayılabilecek koşullar şöyledir: 

  • Gerektiğinde inisiyatif kullanabilmek,
  • Ast ve üst ilişkisine uyum göstermek,
  • Güçlü hafızaya sahip olmak, 
  • Hızlı düşünebilmek, 
  • Yazılı ve sözlü iletişim yollarını etkin kullanabilmek. 

Yönetim Kurulu Asistanı İşe Alım Şartları Nelerdir?

Yönetim kurulu asistanı iş ilanları, çeşitli kriterler ile adayların karşısına çıkar. Asistanlığın dikkat ve disiplinle olan bağı, başvuru sahipleri için önemli detaylardır. Yararlı bilgilerin tespit edilmesi, kullanımları hakkında öneriler sunulması, veri takiplerinin ve raporlama çalışmalarının eksiksiz olması yoğun bir süreçtir. Yönetim kurulu asistanı maaşları ise firmaya ve personele bağlı olarak farklılık gösterir. Gelişmiş firmaların yönetici asistanları ortalama üstü maaş alabilir. Firmaların adaylara sunduğu iş ilanlarında belirtilen genel şartlar ise şöyledir: 

  • İletişim süreçlerini yönetebilmek, 
  • Bilgi alışverişi yaparak kendini geliştirebilmek, 
  • Firmada kariyer yapmayı hedeflemek, 
  • Firma değerlerini özümsemek, 
  • Gerekli bilgisayar programlarına hakim olmak. 

Bu alanda çalışmak isteyen adaylar, Kariyer.net üzerinden iş ilanlarına ulaşabilir. Ayrıca adaylar, Kariyer.net'te il ve ilçe filtrelemesi yaparak; çalışmak istediği veya ikamet ettiği bölgedeki iş ilanlarını listeleyebilir. Adaylar, kendilerine uygun seçenekleri belirledikten sonra ilanlara başvuru yapabilir.