Resepsiyonist

Jones Lang Lasalle (JLL) Mülk Yönetim Şirketi

Role Purpose

We currently have an exciting opportunity for a receptionist and facilities assistant. The successful candidate will get the opportunity to meet a variety of people and gain experience in a professional environment, affording them the opportunity to hone and develop their skills in facilities management.

What this job involves

• Provide front of house and reception services for the client directly.
• Handling the client's reception duties with care, commitment and always in a courteous manner.
• Managing and responding to the client's customer's requirements and requests to ensure a high level of customer support to the JLL clients.
• Anticipate, welcome and announce visitor arrivals.
• Management of visitor access cards and signing in.
• Operating a switchboard.
• Telephone enquiries (internal & external).
• Distributing calls throughout the building, taking messages if necessary and e-mail relevant individuals without delay.
• Handle couriers and post deliveries and collections.
• Keep reception area neat and tidy.
• Check e-mails each morning and react accordingly.
• Maintaining accurate and efficient management information systems.
• Book taxis in line with the client's policy and procedures.
• Ensure all activities are carried out are in accordance with Health and Safety policies.
• Manage client requests via the ticket's system in place.
• Support with events.
• Support and cover when required the Event coordinator.
• Note in exceptional circumstances there may be a requirement to assist with other ad hoc duties for the client off reception.
• Raise quotes for Client approval and raise PO's to JLL and SAP vendors for Above Baseline services.
• Assisting in setting up in house and external events as and when required.
• Upkeep and review of onsite Manuals, Handbooks, Guidance notes related to the JLL Soft Services.
• Working with the Regional Facilities Manager and Moves and Changes team to address internal space requirements and to organise/assist with team moves and Moves and Changes team.

Specific Duties not covered above:

• Ordering couriers, etc.
• Register incoming packages at the courier and in the local registry booklet/tablet, then send an email to the recipient employee.
• Issuance of packages and letters.
• Keeping outgoing and incoming mail in a spreadsheet (excel).
• Check the list returned from the post office.
• Registering invoices in a spreadsheet (excel), one by one.
• Tell employees about the arrival of your lunch order (phone).
• Receipt, handling, registration and storage of office supplies.
• Office supplies warehouse management, inventory management.
• Creating a badge for guests, registering and accompanying them on arrival (if necessary).
• Booking of meeting rooms.
• Taxi order.
• Confidential document container inspection.
• Administration of locker keys.
• Filling evening meetings:

Sound like you? To apply you need to be able to demonstrate the following skills and experience:

• Excellent communication skills.
• Ability to interact with all members within the company & handle a busy telephone and customer facing reception desk.
• Ability to handle multiple requests and work in a fast-paced office environment.
• Ability to accurately complete tasks assignments & responsibilities in timely manner.
• Responsive to customer requests in an empathetic, supportive and productive manner.
• Must remain calm, courteous and polite in all circumstances.
• Flexibility in regard to possibly working out of business hours if required.
• Possess a good level of IT literacy.
• Basic technical knowledge/understanding.
• Fluency in both Turkish and English.
• Demonstrate a high level of initiative and be proactive.
• Must be flexible in hours.

Pozisyonun Amacı

Şu anda Resepsiyonist ve idari işler asistanı pozisyonu için heyecan verici bir fırsatımız bulunmaktadır. Başarılı aday, çeşitli insanlarla tanışma ve profesyonel bir ortamda deneyim kazanma fırsatı elde edecek, tesis yönetimi alanında becerilerini geliştirme imkanı bulacaktır.

Bu İş Neleri İçerir

• Müşteri için doğrudan ön büro ve resepsiyon hizmetleri sağlamak.
• Müşterinin resepsiyon görevlerini özenle, bağlılıkla ve her zaman nazik bir şekilde yerine getirmek.
• JLL müşterilerine yüksek düzeyde destek sağlamak için müşteri gereksinimlerini ve taleplerini yönetmek ve yanıtlamak.
• Ziyaretçi gelişlerini öngörmek, karşılamak ve duyurmak.
• Ziyaretçi erişim kartlarının yönetimi ve kayıt işlemleri.
• Santral işletmek.
• Telefon sorguları (dahili ve harici).
• Binanın tamamına aramaları dağıtmak, gerekirse mesaj almak ve ilgili kişilere gecikmeden e-posta göndermek.
• Kurye ve posta teslimat ve toplama işlemlerini yönetmek.
• Resepsiyon alanını düzenli ve temiz tutmak.
• Her sabah e-postaları kontrol etmek ve buna göre hareket etmek.
• Doğru ve verimli yönetim bilgi sistemlerini sürdürmek.
• Müşterinin politika ve prosedürlerine uygun olarak taksi rezervasyonu yapmak.
• Tüm faaliyetlerin İş Sağlığı ve Güvenliği politikalarına uygun olarak gerçekleştirilmesini sağlamak.
• Mevcut ticket sistemi üzerinden müşteri taleplerini yönetmek.
• Etkinliklere destek sağlamak.
• Gerektiğinde Etkinlik Koordinatörünü desteklemek ve yerine geçmek.
• İstisnai durumlarda, müşteri için resepsiyon dışında diğer geçici görevlerde yardımcı olma gereksinimi olabilir.
• Müşteri onayı için teklif hazırlamak ve Baseline üstü hizmetler için JLL ve SAP tedarikçilerine satın alma siparişi oluşturmak.
• Gerektiğinde kurum içi ve harici etkinliklerin düzenlenmesine yardımcı olmak.
• JLL Soft Services ile ilgili yerinde Kılavuzlar, El Kitapları ve Yönlendirme notlarının güncellenmesi ve gözden geçirilmesi.
• Dahili alan gereksinimlerini ele almak ve ekip taşınmalarını organize etmek/yardımcı olmak için Bölgesel Tesis Müdürü ve Taşınma ve Değişiklikler ekibi ile çalışmak.

• Kurye siparişi vermek vb.
• Paket ve mektup çıkışı yapmak.
• Giden ve gelen postaları bir elektronik tabloda (excel) tutmak.
• Postaneden dönen listeyi kontrol etmek.
• Faturaları tek tek bir elektronik tabloda (excel) kaydetmek.
• Çalışanlara öğle yemeği siparişlerinin geldiğini bildirmek (telefon).
• Ofis malzemelerinin teslim alınması, işlenmesi, kaydedilmesi ve depolanması.
• Ofis malzemeleri depo yönetimi, envanter yönetimi.
• Misafirler için rozet oluşturmak, kayıt yapmak ve varışlarında eşlik etmek (gerekirse).
• Toplantı odası rezervasyonu yapmak.
• Dolap anahtarları yönetimi.
• Akşam toplantılarının hazırlanması:

 Başvurmak için aşağıdaki beceri ve deneyimleri gösterebilmeniz gerekmektedir:

• Mükemmel iletişim becerileri.
• Şirket içindeki tüm üyelerle etkileşim kurabilme ve yoğun bir telefon ve müşteri karşılama resepsiyon masasını yönetebilme yeteneği.
• Birden fazla talebi işleyebilme ve hızlı tempolu bir ofis ortamında çalışabilme becerisi.
• Müşteri taleplerine empatik, destekleyici ve üretken bir şekilde yanıt verme.
• Her durumda sakin, nazik ve kibar kalabilme.
• Gerekirse mesai saatleri dışında çalışma konusunda esneklik.
• İyi düzeyde bilgisayar okuryazarlığı.
• Temel teknik bilgi/anlayış.
• Türkçe ve İngilizce'de akıcılık.
• Çalışma saatlerinde esnek olma.