Ofis ve İdari İşler Asistanı

KİTOKO AYDINLATMA VE MÜHENDİSLİK İNŞAAT ANONİM ŞİRKETİ

Ofis ve İdari İşler Asistanı

İstanbul Sarıyer’de bulunan genel merkezimizde görevlendirilmek üzere, ofis operasyonlarının ve idari işler süreçlerinin etkin şekilde yürütülmesine destek olacak, kurumsal kimliğimizi en iyi şekilde temsil edecek  Ofis ve İdari İşler Asistanı arayışımız bulunmaktadır.

Genel Nitelikler

• Ön lisans veya lisans mezunu,

• Ofis yönetimi, idari işler veya benzer pozisyonlarda en az 5 yıl deneyimli,

• MS Office programlarını iyi seviyede kullanabilen,

• İletişim becerileri güçlü, insan ilişkilerinde başarılı,

• Planlama, organizasyon ve takip becerileri gelişmiş,

• Detaylara önem veren, düzenli ve sorumluluk sahibi,

• Ekip çalışmasına uyumlu,

• İş takibi ve koordinasyon konusunda yetkin,

• İngilizce sözlü ve yazılı iletişim kurabilen,

• Sarıyer lokasyonuna ulaşım sorunu olmayan.

İş Tanımı

• Ofise gelen ziyaretçileri karşılamak ve ilgili birimlere yönlendirmek,

• Ofisin günlük işleyişinin düzenli şekilde yürütülmesine destek olmak,

• Gelen telefon, e-posta ve talepleri ilgili kişi ve birimlere yönlendirmek,

• Gelen-giden evrak, kargo ve kurye süreçlerini takip etmek,

• Toplantı odalarının rezervasyon ve kullanım süreçlerini takip etmek, toplantı hazırlıklarına destek olmak,

• Üst yönetim ve çalışanların ihtiyaçları doğrultusunda uçak, otel ve benzeri seyahat organizasyonlarına destek olmak,

• Ofis kırtasiye, sarf ve ihtiyaç malzemelerinin stok takibini yapmak, ihtiyaçları belirleyerek ilgili süreçleri takip etmek,

• Ofis ihtiyaçları ve tedarik süreçlerinde ilgili tedarikçilerle iletişim ve koordinasyonu sağlamak,

• Ofis düzeni, bakım, temizlik ve teknik ihtiyaçların takibini yapmak ve ilgili birimlerle koordinasyonu sağlamak,

• İdari işler kapsamında yürütülen operasyonel süreçlere destek olmak,

• Ofis içi organizasyon, etkinlik ve toplantı süreçlerinin planlama ve koordinasyonuna destek olmak,

• Günlük ofis operasyonlarının kesintisiz ve düzenli şekilde yürütülmesine katkı sağlamak.