Sekreter

Nyn Askı ve Ahşap Sanayi Tic. Ltd.Şti.

• EN AZ LİSE MEZUNU
• OFFICE PROGRAMLARI KULLANABİLEN
• DIŞ GÖRÜNÜŞE ÖNEM VEREN, GÜLER YÜZLÜ, PREZENTABL
• DİKSİYONU DÜZGÜN
• TELEFON TRAFİĞİNİ YÖNETEBİLECEK
• SORUMLULUK SAHİBİ
• TAKIM ÇALIŞMASINA YATKIN
• SEKRETERYA GÖREVLERİNİ YERİNE GETİREBİLECEK
• KÜÇÜKÇEKMECE VE ÇEVRESİNDE OTURAN

İŞ TANIMI

• Haberleşmeyi zamanında, doğru ve etkin bir şekilde yapmak, e-mail, fax mesajlarını yazmak ve göndermek, gelen telex/fax mesajlarını ilgili bölümlere ulaştırmak,
• Bağlanılması istenilen telefonları bularak ve bu numaralara ulaşarak ilgili kişiye bağlamak, telefonlara Şirket imajına yakışır bir şekilde yanıt vermek, gelen mesajları/notları en kısa sürede ilgili personele ulaştırmak,
• Gelen her türlü evrakı kaydetmek ve ilgili bölüme ulaşmasını sağlamak, imzalanan/onaylanan evrakın bir suretini dosyalamak, diğer suretini kaydettikten sonra ilgili bölüme/yere göndermek,
• Gelen ve giden evrakları dosyalamak, mevcut dosyalama ve arşiv sistemini işletmek, arşivin düzenli ve temiz olması için gerekli önlemleri almak,
• “Kıymetli evrak” tanımlaması yapılmış evrakları özel olarak saklamak, yetkisiz kişilere vermemek veya göstermemek,
• İstenilen raporları, tabloları, prezantasyonları vb... bilgisayar aracılığı ile yazıp kayıtlı olarak tutmak,
• Her türlü posta/kargo işlemlerinin yürütülmesinde Personel Müdürü ve Muhasebe ile işbirliği yapmak,
• Bölümlere fotokopi desteği sağlamak,
• Yönetim Kurulu Üyeleri ve bölüm yetkililerinin randevu ve görüşmelerini düzenlemek, ziyaretçi trafiğini ayarlamak, ziyaretçilere gerekli ikramları yapmak veya yaptırmak,
• Bayramlarda ve özel günlerde grup içi, grup dışı kişi/firmalara ve resmi kuruluşlara kutlama, özel hallerde; başsağlığı, ölüm, kutlama vb.. mesajları çekmek veya ilan vermek, belirlenmiş kişi/yerlere hediye, eşantiyon veya çiçek göndermek,
• Büro kırtasiye ihtiyaçlarını saptamak ve bu konuda Personel ve İdari İşler Şefine bilgi vermek,
• Gelen telefon, fax, telex faturalarını kontrol etmek, haberleşme harcamaları ile ilgili tablolar düzenlemek, durumdan Personel ve İdari İşler Şefine düzenli bilgi vermek,
• Bilgisayar, fotokopi, fax, telex, santral makinesi vb.. ofis ekipmanlarını düzenli çalışır durumda tutmak, periyodik bakımlarını ve tamirini yaptırmak,
• Görevi ile ilgili olarak gizlilik ilkesine bağlı kalmak,
• Görev, yetki ve sorumlulukları içine girebilecek konularda ilgili amirlerin kendisine vereceği diğer görevleri yapmak.