İdari İşler Sorumlusu

Pinstruct Construction İnşaat A.Ş.

ŞANTİYE İDARİ İŞLER VE PERSONEL SORUMLUSU

Samsun’da yürütmekte olduğumuz endüstriyel tesis projelerinde; personel işlemleri, taşeron ve ekipman belgelerinin takibi, yabancı çalışan süreçleri ve şantiye idari hizmetlerinin organizasyonunda görevlendirilmek üzere Şantiye İdari İşler ve Personel Sorumlusu arıyoruz.

GENEL NİTELİKLER

• En az ön lisans, tercihen lisans mezunu,

• Tercihen İşletme, İnsan Kaynakları, Muhasebe, Büro Yönetimi veya ilgili bölümlerden mezun,

• Personel ve idari işler alanında en az 3 yıl deneyimli; bu deneyimin en az 2 yılında şantiye ortamında fiilen görev yapmış,

• Personel özlük dosyaları, işe giriş-çıkış işlemleri, puantaj ve taşeron evrak takibinde deneyimli,

• Resmî yazışma ve kurumlarla koordinasyon süreçlerini yürütebilen,

• MS Office programlarını, özellikle Excel’i etkin kullanabilen,

• Planlama, organizasyon, iletişim ve sorun çözme becerileri güçlü,

• Düzenli, dikkatli, sorumluluk sahibi ve başladığı işleri sonuçlandırabilen,

• Personel bilgilerinin gizliliğine özen gösteren,

• Samsun’da ikamet eden,

• B sınıfı sürücü belgesine sahip ve aktif araç kullanabilen,

• Haftada 6 gün çalışma düzenine ve yoğun iş temposuna uyum sağlayabilecek, gerektiğinde fazla mesai yapabilecek.

Şantiye idari işlerinde 5 yıl ve üzeri deneyim, personel konaklama alanlarının yönetimi, yabancı çalışan işlemleri ve yabancı dil bilgisi tercih sebebidir.

İŞ TANIMI

Personel, Taşeron ve Ekipman İşlemleri

• Şirket ve taşeron çalışanlarının sahada çalışabilmesi için gerekli belgeleri toplamak ve dosyalamak; eksikliklerini, geçerlilik sürelerini ve yenileme işlemlerini takip etmek,

• SGK işe giriş kayıtları, iş sözleşmeleri, işe uygunluk raporları, İSG eğitim kayıtları ve göreve göre gerekli mesleki belgelerin tamamlanmasını ilgili birimlerle koordineli takip etmek,

• Taşeron firmaların, araçların ve iş ekipmanlarının sahaya kabulü için gerekli belgeleri takip etmek; periyodik kontrol raporları ve operatör belgelerini ilgili yetkililerin değerlendirmesine sunmak,

• Gerekli belgeler ve onaylar tamamlanmadan sahada çalışmaya başlanmasını önleyen giriş kontrol sürecini güvenlik ve şantiye yönetimiyle birlikte yürütmek,

• Girişe uygun personel ve ekipman listelerini güncel tutarak güvenlik birimine iletmek; taşeronların sonradan getirdiği çalışan ve ekipmanların da aynı kontrol sürecinden geçmesini sağlamak,

• Personelin işe giriş ve işten ayrılış işlemlerini insan kaynakları ve muhasebe birimleriyle koordineli takip etmek,

• Günlük giriş-çıkış, devam, izin, devamsızlık ve fazla mesai kayıtlarını tutmak; puantajları hazırlamak.

Yabancı Çalışanlar ve Resmî Kurumlarla Koordinasyon

• Yabancı çalışanların işe alım öncesi ve sonrasındaki belge, çalışma izni, başvuru, yenileme ve bildirim süreçlerini ilgili birimler ve danışmanlarla koordineli takip etmek,

• Şirketin verdiği yetki kapsamında OSB yönetimi, SGK, İŞKUR, Göç İdaresi ve diğer ilgili kurumlarla evrak, randevu, başvuru ve yazışma süreçlerini yürütmek,

• Çalışanların geliş, karşılama, transfer, seyahat, konaklama ve işe uyum organizasyonlarını yapmak.

İdari Hizmetler ve Personel Konaklama Alanları

• Ziyaretçi, tedarikçi ve resmî kurum temsilcilerinin karşılama, kayıt ve ilgili birimlere yönlendirme süreçlerini organize etmek,

• Yemek, servis, temizlik ve çamaşırhane hizmetlerini koordine etmek; hizmet aksaklıklarının giderilmesini sağlamak,

• Konaklayan personelin oda ve yatak yerleşimini, temel ihtiyaçlarını ve ortak yaşam alanlarının düzenini takip etmek,

• Ofis, yemekhane, yatakhane ve ortak kullanım alanlarının hijyen, atık toplama ve bakım-onarım ihtiyaçlarını ilgili birimlerle koordineli takip etmek,

• İdari malzemelerin ve demirbaşların temin, stok ve zimmet kayıtlarını yürütmek,

• Personel taleplerini ve sorunlarını kayıt altına almak, çözümünü takip etmek ve yönetime raporlamak.

Kayıt, Raporlama ve Gider Takibi

• Personel, taşeron ve ekipman bilgilerini şirketin kullandığı takip sistemlerinde güncel tutmak; dijital ve fiziksel arşivi düzenlemek,

• Eksik belgeleri, yaklaşan yenileme tarihlerini ve idari faaliyetleri düzenli raporlamak,

• Yemek ve servis kullanım sayılarını takip ederek hizmet sağlayıcıların fatura ve hakedişlerine esas kayıtları kontrol etmek,

• İdari ihtiyaçlar için teklif almak, onaylı satın almaları takip etmek ve ilgili gider belgelerini muhasebeye iletmek,

• İdari bütçe çalışmalarına destek vermek; gerçekleşen giderleri onaylı bütçeyle karşılaştırarak sapmaları yönetime bildirmek,

• Çalışmaları şirket prosedürleri, kalite ve iş sağlığı ve güvenliği kuralları doğrultusunda yürütmek; göreviyle ilgili mevzuat ve prosedür değişikliklerini ilgili birimlerle koordineli takip etmek.

ÇALIŞMA KOŞULLARI

• Çalışma yeri: Samsun

• Çalışma şekli: Tam zamanlı

• Çalışma düzeni: Haftada 6 gün

• Yan haklar: Yemek ve servis