GENEL NİTELİKLER

• Lisans veya ön lisans mezunu,
• Yönetici Asistanlığı konusunda en az 3 yıl deneyimli,
• İyi derecede yazılı ve sözlü İngilizce bilgisine sahip,
• Planlama, süreç ve zaman yönetimi becerileri gelişmiş,
• Sistemli ve düzenli çalışma prensibine sahip,
• İletişimi güçlü ve temsil yeteneği kuvvetli,
• Yönetim Kurulu toplantılarına katılım tecrübesi olan,
• Seyahat kısıtlaması olmayan,
• Gerektiğinde esnek çalışma saatlerine uyum sağlayabilen,
• MS Office programlarını etkin kullanabilen.

İŞ TANIMI

• Gelen / Giden evrakların Evrak Yönetim Sistemi üzerinden kaydedilmesi, ilgili birimlere ulaştırılması, dosyalama ve arşivleme süreçlerini yürütülmesi.
• Gizlilik Dereceli Gelen / Giden Evrakların “Tesis Özel Güvenlik El Kitabı” na uygun defter ve kayıtlarının tutulması.
• Telefon, e-posta, kurumsal yazışmalar ve ofis alanında iş trafiğinin yönetilmesi.
• Bağlı bulunduğu Yöneticinin randevu ve toplantılarının planlanması.
• Yönetim kurulu toplantıları için takvim oluşturularak verinin toplanması ve derlenmesi, toplantıya katılım sağlayıp toplantı notlarının tutulması, yayınlanması, hassas verilerin gizlilik gereksinimleri göz önüne alınarak saklanması.
• Toplantı ve konferanslar için dosya, gündem, katılımcı bildirimleri, vb. araçların koordine edilmesi ve toplantı tutanaklarının tutulması,
• Toplantı kararlarının takibi, sınıflandırılması, arşivlenmesi ve dokümantasyonu.
• Üst yönetime sunulan rapor ve bilgi akışının doğru ve zamanında olmasının sağlanması ve takip edilmesi,
• Rapor, veri ve bilgilerin kaydedilmesi ve raporun ilgililere dağıtılması için derlenerek sunum hazırlanması,
• Resmi makamlarla yazışmaların takibi ve sonuçlandırılması,
• Kendisine delege edilen görevlerin takip ve koordine edilmesi.
• Birimler arası koordinasyon ve iletişim ağının kurulmasına destek verilmesi,
• İmza ve onay gerektiren iş süreçleri için işleyişin sağlanması ve iletişiminin kurulması,
• Üst yönetimin seyahat programının yönetilerek, organize edilmesi.