Yönetici Asistanı/ İdari İşler

Usersdot Teknoloji ve Danışmanlık Anonim Şirketi

Yönetici Asistanı/ İdari İşler

Çalışma Şekli: Tam Zamanlı – Haftada 5 Gün Ofisten

Deneyim: Minimum 1 Yıl

Lokasyon: İstanbul Finans Merkezi

Usersdot Hakkında

Usersdot, markaların müşterilerini daha iyi anlamalarına ve veriye dayalı kararlar almalarına yardımcı olan, teknoloji ve yapay zekâ odaklı çözümler geliştiren bir teknoloji şirketidir.

Türkiye'nin yanı sıra uluslararası pazarlarda da faaliyet gösteren Usersdot; yenilikçi ürünleri, girişimci kültürü ve büyüme odaklı yaklaşımıyla global ölçekte değer yaratmayı hedeflemektedir.

Büyüyen ekibimize katılarak yönetici asistanlığı, ofis yönetimi ve insan kaynakları operasyonlarını sahiplenecek; düzenli, iletişimi güçlü, takipçi ve proaktif bir ekip arkadaşı arıyoruz.

Görev ve Sorumluluklar

Yönetici Asistanlığı

• Yöneticilerin günlük ajanda ve takvim yönetimini gerçekleştirmek,
• Toplantıları organize etmek ve gerekli koordinasyonu sağlamak,
• Seyahat, konaklama ve rezervasyon süreçlerini organize etmek,
• Yönetimin ihtiyaç duyduğu günlük operasyonel ve idari konularda destek sağlamak.

Ofis Yönetimi

• Ofisin genel düzeninden ve günlük işleyişinden sorumlu olmak,
• Çalışma alanları, toplantı odaları ve ortak kullanım alanlarının düzenli ve kullanıma hazır olmasını sağlamak,
• Ofis ihtiyaçlarını ve eksiklerini düzenli olarak kontrol ederek gerekli satın alma ve tedarik süreçlerini takip etmek,
• Temizlik, teknik destek ve diğer ofis hizmetlerini sağlayan tedarikçilerle koordinasyonu yürütmek,
• Şirket içi etkinlik, yemek ve ekip organizasyonlarını koordine etmek.

İnsan Kaynakları & İşe Alım Desteği

• Çalışanların işe giriş ve işten çıkış süreçlerini takip etmek,
• Çalışan özlük evrakları, izinler ve temel İK operasyonlarının düzenli takibini sağlamak,
• Yeni çalışanların onboarding süreçlerini organize etmek,
• Ekip doğum günlarını ve özel günleri takip etmek; çalışan hediyeleri ve ilgili organizasyonları planlamak,
• Yan hakların takip edilip çalışanlara dağıtılması sürecini yönetmek
• Ekiplerden gelen ihtiyaçlar doğrultusunda yeni pozisyon ilanlarının açılmasına destek olmak, uygun adaylar için CV search yapmak ve işe alım süreçlerinin takibine destek vermek.

İdari & Operasyonel Destek

• Müşteri ve tedarikçi sözleşmelerinin imza, yenileme ve dokümantasyon süreçlerini takip etmek,
• Muhasebe tarafından iletilen tahsilat listesinde yer alan müşterilerle telefon ve e-posta üzerinden iletişime geçmek ve tahsilat iletişimini yürütmek,
• Muhasebe, hukuk ve diğer dış hizmet sağlayıcılarla gerekli operasyonel koordinasyonu sağlamak,

Aradığımız Profil

• Üniversite mezunu,
• Yönetici asistanlığı, ofis yönetimi, insan kaynakları veya benzer operasyonel rollerde en az 1 yıl deneyimli,
• Organizasyon, planlama ve takip becerileri güçlü,
• Ofis düzenini sahiplenebilecek ve ihtiyaçları önceden fark ederek aksiyon alabilecek,
• İletişimi kuvvetli ve temsil yeteneği yüksek,
• Telefon ve e-posta üzerinden müşteri iletişimini profesyonel şekilde yürütebilecek,
• Doküman ve sözleşme takibi konusunda dikkatli ve düzenli,
• MS Office programlarını etkin kullanabilen,
• Gizlilik gerektiren konularda hassas ve güvenilir,
• Aynı anda farklı konuları organize edip takip edebilen,
• Proaktif, çözüm odaklı ve sorumluluk almaktan çekinmeyen,
• Dinamik ve hızlı büyüyen bir teknoloji şirketinin çalışma ortamına uyum sağlayabilecek,
• Haftada 5 gün ofisten çalışabilecek bir ekip arkadaşı arıyoruz.