Yürütülen işin mevcut durumuna ilişkin bilgi vermek çoğu zaman yalnızca çalışanın yöneticisine karşı taşıdığı bir sorumluluk olarak görülür.
Bir danışanım yaşadığı durumu şu sözlerle anlattı: “Bir süredir müdürümden ekibimle ilgili bir onay bekliyorum. Bu onay gelmedikçe önemli bir adımı atamıyorum. Bu durum beni hem üzüyor hem de sıkıştırıyor. Üstelik ekibimin beklentilerine de yanıt veremiyorum. Müdürüme karşı kendimi hesap verebilir hissediyorum ancak aynı şeyi ondan bana karşı hissedemiyorum. Bu konuda ne yapabilirim?”
Müdürünüzü yönetmekle ilgili zor senaryolardan biri hesap soran ama hesap verme sorumluluğunda hissetmeyen müdür profilidir. Böyle durumlarda hiyerarşik yapı daha belirgin hale gelir ve insanlar birbirlerini kolayca etiketleyebilir. Bu da bir çalışan olarak hiyerarşiyi aşarak konunun peşinden gitmeyi zorlaştırabilir.
Benim bu konuda özel olarak zorlandığım bir nokta var. Memnun etme sabotajcım oldukça güçlü olduğu için bu tür senaryolarda daha belirgin hale geliyor. “Müdürüm benimle ilgili kötü hissetmesin”, “Saygısızlık ettiğimi düşünmesin”, “Benimle ilgili olumsuz duygulara kapılmasın” diye düşünerek, aslında dile getirebileceğim ve gelişim sağlayabileceğim birçok konuda sessiz kaldığımı hatırlıyorum.
Çoğu merkez yönetici bu durumda olumsuz duygularını içinde biriktirmeye başlar. Zamanla büyüyen bu öfke, beklenmedik bir anda kontrol edilmesi güç bir tepki olarak ortaya çıkabilir. Bu da hem iletişime hem de profesyonel algıya zarar verebilir.
Burada kritik bir ayrım var. Müdürünüzle konuşurken “Bu konuyu sürekli erteliyorsunuz.” demekle “Siz ‘böyle’ birisiniz” demek arasında önemli bir fark vardır. Bu nedenle merkez yöneticilerine temel önerim, mümkün olduğunca spesifik ifadeler kullanmaları ve etiketlemeden kaçınmalarıdır. Durum, süreç, performans ya da davranış yerine karşınızdakini etiketleyen genellemeler yapmanız yalnızca haklılığınızı zedelemekle kalmaz, ilişkinize de zarar verebilir. Bu nedenle olabildiğince somut ve spesifik ifadelerle ilerlemek daha güvenli olacaktır. Yargılayan ya da etiketleyen bir dil kullanıldığında, karşı taraf büyük olasılıkla kendini savunma ihtiyacı hissedecek ve diyalog beklediğiniz yönde ilerlemeyecektir.
Bazen farklı bir senaryo da söz konusu olabilir. Müdürünüz size hesap vermiyor gibi görünebilir ancak sizin bilmediğiniz bazı nedenler olabilir. Örneğin, alınan bir yatırım kararıyla ilgili kendi yöneticisinden net bir yanıt bekliyor olabilir. Bu nedenle sürece ilişkin ayrıntıları henüz sizinle paylaşamıyor olabilir.
Bazen de gerçekten “Benim dediğimi yap ama yaptığımı yapma” yaklaşımını benimsemiş olabilir. Yani sizden hesap verebilir olmanızı beklerken, kendisi aynı sorumluluğu üstlenmiyor olabilir. Bu iki durumu birbirinden ayırmak her zaman kolay olmayabilir. Bu nedenle ilk aşamada durumu anlamaya çalışarak ve merakla yaklaşarak ilerlemek faydalı olacaktır.
Bu noktada, merkez yöneticilerin olumsuz algılanan ve çözümü zorlaştıran davranışlarına tekrar birlikte bakalım:
- Bunlardan ilki, problemleri dile getirmeyip içinize atmak. Bu durum zamanla stresi artırabilir, tahammül seviyenizi düşürebilir ve kontrol edilmesi güç öfke patlamalarına yol açabilir.
- İkincisi, biriken öfkeyle konuyu gündeme getirmek. Bu öfkeyi karşımızdakine yansıttığımızda sorunu büyütebilir ve ilişkiye zarar verebiliriz.
- Üçüncüsü ise genellemek ve karşımızdakini etiketlemek. “Siz hep böyle yapıyorsunuz” gibi genelleyici ifadeler, karşı tarafın savunmaya geçmesine neden olarak sorunun çözümünü zorlaştırır.
Peki, bu durumda nasıl bir yol izlemek gerekir? Hesap verme sorumluluğunu üstlenmediğini düşündüğümüz bir müdürle iletişim kurarken hem konunun ilerlemesine katkı sağlayacak hem de ilişkiyi koruyacak bazı yaklaşımlar şunlar olabilir:
İlk olarak merak duygusuyla ve yargılamayan bir yaklaşımla iletişime başlamanızı öneririm. Örneğin, “Şu konuyu size danışmak istedim. Yoğun olduğunuzu biliyorum. Şu an ilerlememizi zorlaştıran bir durum var mı? Benim yapabileceğim bir şey var mı?” diye sorabilirsiniz. Bu yaklaşım suçlayıcı bir dil yerine diyaloga alan açar. Eğer bilmediğiniz veya henüz size aktarılamayan bir konu varsa, müdürünüze bunu paylaşması için de fırsat tanımış olursunuz.
İkinci olarak, aynı konu birkaç kez ertelendiyse bunun yarattığı etkiden bahsedebilirsiniz. Örneğin, “Bu konu birkaç kez ertelendi ve bu durum artık işlerimi planladığım şekilde ilerletmemi zorlaştırıyor. Aynı zamanda ekibimin beklentilerini karşılamamı da etkiliyor. Önümüzdeki hafta bu konuyu birlikte çözebilir miyiz?” diyebilirsiniz. Böylece gecikmenin yarattığı etkiyi uygun bir üslupla paylaşmış olursunuz. O noktadan sonra konuyu yalnızca takip etmek yerine, birlikte çözülmesi gereken bir mesele olarak ele almış olursunuz.
Bu iki yaklaşım da işe yaramadıysa, daha net ve sakin bir iletişim kurmayı deneyebilirsiniz. Örneğin şöyle diyebilirsiniz: “Birlikte daha iyi çalışmamıza katkı sağlayacağını düşündüğüm için bu konuyu gündeme getirmek istiyorum. Bir süredir bu konuyla ilgili kararınızı bekliyorum ancak süreç sürekli erteleniyor. Bugün bir karar verebilir misiniz ya da karar için gerçekçi bir takvim üzerinde anlaşabilir miyiz?” Bu yaklaşım, yakınma, özür veya alttan alma barındırmadan net bir talep ortaya koyar. Bu durumda müdürünüze çözüm odaklı bir diyalog için alan açarsınız.
Müdürünüzü yönetmek; onun üzerinden başkalarına gitmek ya da çatışmak değil, bir konuyu ilişkiyi zedelemeden net ve somut bir şekilde dile getirebilmektir ve bu öğrenilebilecek bir beceridir.
Eğer müdürünüzle benzer bir senaryoyu deneyimliyorsanız bir sonraki konuşmanızda kişiyi değil, davranışı tanımlamayı ve adlandırmayı deneyebilirsiniz.
