Bir e-posta yazdınız. Dikkatli yazdınız. Tonunuzu ölçtünüz. Gönder tuşuna bastınız.
Karşı taraf bambaşka bir şey anladı.
Yazılı iletişimin en büyük tuzağı budur: Yüz yüze konuşurken sesinizin tonu, yüz ifadeniz, ellerinizin hareketi ve duraklamalarınız mesajınızın belki yarısını taşır.
E-postada bunların hiçbiri yoktur, geriye sadece kelimeler kalır. Kelimeler herkesin zihninde farklı bir tonla okunabilir. Örneğin siz nazikçe yazdığınızı düşünürsünüz fakat karşı taraf sert bulabilir. Siz açıklayıcı olduğunuzu düşünürsünüz ama karşı taraf savunmaya geçebilir.
Bu yüzden e-posta üzerinden “konuları çözmeye” çalışmak çoğu zaman konuları büyütür. Bir paragraf yazarsınız, karşı taraf iki paragraf cevap verir, siz üç paragraf cevaplarsınız. Konu dallanır budaklanır, CC’ye yeni isimler eklenir, herkes farklı bir noktaya takılabilir ve artık asıl sorunun ne olduğunu kimse hatırlamaz.
Çalışma hayatında bunun onlarca örneğini yaşadım. Bir seferinde basit bir konu hakkında 14 e-posta gidip geldi. Sonunda birisi kalktı karşı masaya gitti, 5 dakikada çözüldü.
O 14 e-postaya harcanan toplam süre muhtemelen 5 saatti.
E-postanın doğru kullanımı aslında bu güçlü aracın imkanlarını bize sunabilir. E-posta bir tartışma aracı değil, bir koordinasyon ve dokümantasyon aracıdır. Kısa ve net biçimde “şunu bir konuşalım” demek için bir kararı yazılı hale getirmek için bir toplantının çıktılarını kayıt altına almak için kullanıldığında inanılmaz güçlüdür. Uzun açıklamalar, duygusal konular ve karmaşık sorunlar için ise yüz yüze veya sesli görüşme her zaman daha etkilidir.
Bu bakış açısıyla aşağıdaki 4 kalıbı hazırladım. Hepsi kısa, hepsi net ve hepsi
“e-postayı doğru şekilde kullanmak” prensibine dayanıyor.
1. “Hayır” E–postası
Bu e-postayı yazamayan yönetici çok fazladır. Çünkü “hayır” demek rahatsız eder. Kırmaktan korkarız, ilişkiyi zedeleyeceğimizi düşünürüz. Sonuç olarak her şeye evet deriz ve yapılacaklar listemiz şişer.
Örnek: “Bu iş/görevde beni düşündüğünüz için teşekkür ederim. Ne yazık ki şu anda bu konuya yeterli zamanı ayırmam mümkün görünmüyor. [Tarih/dönem] itibarıyla tekrar değerlendirebiliriz. O zamana kadar [alternatif kişi veya çözüm] size yardımcı olabilir.”
Neden işe yarıyor: Kapıyı kapatmıyorsunuz, alternatif sunuyorsunuz ve sınırınızı çiziyorsunuz. Pozitif zeka açısından bakarsak bu e-postayı yazamamak genellikle “Memnun Etme” eğiliminin sesidir. “Hayır dersem benden soğurlar” korkusu sizi her şeye evet demeye iter.
2. Takip E–postası
Bir e-posta gönderdiniz, cevap gelmedi. İkincisini gönderdiniz, yine gelmedi.
“Üçüncüyü göndermek yerine telefon edin veya masasına gidin” diye hep söylerim. Yine de yazılı takip gerekiyorsa bu kalıp işe yarayabilir.
Örnek: “Merhaba [isim], [tarih] tarihli e-postamla ilgili dönmek istiyorum. İhtiyacım olan [spesifik konu]’yu netleştirmek isterim. Bu konuda [tarih]’e kadar dönüş yapabilir misiniz?”
Neden işe yarıyor: Orijinal e-postanın tarihini veriyor, ne istediğinizi spesifik olarak tekrarlıyor ve bir teslim tarihi sunuyor. “Herhangi bir şeye ihtiyacınız var mı” gibi belirsiz kapanışlar yerine somut bir talep içeriyor. Karşı tarafın yapması gereken şeyi netleştirmiş oluyoruz.
3. Toplantı Özeti E–postası
Bu e-postayı yazan yönetici sayısı çok azdır ve bu büyük bir kayıptır. Çünkü toplantıda konuşulanların yarısı toplantıdan çıktıktan 30 dakika sonra unutulur.
“Kim ne yapacak”, “Ne zamana kadar yapacak” konuları havada kalır. Bu e-postayı toplantının sahibinin yazması beklenir. Yeni yapay zeka araçları ile bu özetler son derece kolay hale geldi.
Örnek: “Bugünkü toplantı için teşekkürler. Konuştuklarımızın özeti: Kararlar: [maddeler] Sonraki adımlar: [kim, ne, ne zamana kadar] Eksik veya farklı olduğunu düşündüğünüz bir nokta varsa lütfen bildirin.”
Neden işe yarıyor: Herkesin aynı sayfada olmasını sağlar. “Eksik varsa lütfen bildirin” cümlesi önemlidir çünkü sessizliği onay saymaz ve karşı tarafa itiraz etme fırsatı verir. En önemlisi bu e-postayı yazan kişi o toplantının sahipliğini almış olur.
Danışmanlık verdiğim şirketlerde “toplantıdan karar çıkmıyor” şikayetinin çözümü çoğu zaman bu tek e-postadır.
4. Zaman Talep Etme E–postası
Müdürünüzle veya bir yatayınızla konuşmanız gereken bir konu var. Koridorda yakalamaya çalışmak yerine yazılı olarak zaman talep etmek çok daha profesyoneldir. Karşınızdaki kişiye hazırlanma fırsatı verir ve konuşmanın ciddiye alınmasını sağlar.
Örnek: “Merhaba [isim], [konu] hakkında kısa bir görüşme yapmak istiyorum. 15-20 dakika yeterli olacaktır. Bu hafta [gün ve saat seçenekleri] müsaitim. Size uygun olan zamanı bildirirseniz sevinirim.”
Neden işe yarıyor: Konuyu belirtiyor, süreyi veriyor ve seçenek sunuyor. “Müsait olduğunuzda” gibi belirsiz bir kapanış yerine somut alternatifler vermek karşı tarafın karar vermesini kolaylaştırır. Ayrıca karşınızdaki kişinin zamanına saygı gösterdiğinizi açıkça hissettiriyorsunuz.
Ortak Prensip: Netlik Nezakettir
Bu dört kalıbın ortak noktası şudur: Net olmak kaba olmak değil, tam tersi, nazik olmaktır. Bir konuyu muğlak bırakmak karşı tarafın zamanını çalmak olabilir. “Ne istediğini anlamadım” diye ikinci kez e-posta yazmak zorunda kalan kişi sizden değil kendinden şüphe eder.
Bir yönetici olarak yazdığınız her e-posta, aynı zamanda liderlik tarzınızın bir yansımasıdır. Kısa ve net yazıyorsanız net düşünüyorsunuz demektir. Uzun ve belirsiz yazıyorsanız belki de ne istediğinizi kendiniz de bilmiyorsunuzdur.
Bu dört kalıbı araç kutunuza eklemenizi ve gerektiğinde denemenizi öneriyorum. Hangisinden başlayacağınıza karar veremiyorsanız üçüncüden başlayın, “Toplantı özeti”. Bu kalıptaki e-postalar hem sizi hem ekibinizi görünür kılar, hem de toplantılarınızı dönüştürür.
