Arşiv Elemanı Nedir?

Arşiv Elemanı Ne Demek?

Arşiv elemanı, birey ve kurumlar için önemli olan tarihi ve kültürel değere sahip belge ve malzemeleri yönetip bakımını yapar. Dijital ortamda bilgilerin korunması ve kullanıcılar için erişilebilir hale getirilmesi, kişinin görevinin büyük bir kısmını oluşturur. Arşiv elemanı ne demek sorusu kısaca, arşiv niteliği taşıyan ya da taşıyacak olan belgelerin tespit edilmesi, korunması ve kayıt altına alınmasından sorumlu kişileri nitelendirir. Dokümanları sınıflandıran personeller, ilgili kişilerin yararlanmasına yardımcı olur. Belgelerin uzun süre muhafaza edilmesini sağlayan arşiv elemanı iş tanımı içerisinde tasnif ve kayıt gibi işlemler de yer alır.

Arşiv Elemanı Ne İş Yapar? Görev ve Sorumlulukları Nelerdir?

Arşiv elemanı ne iş yapar sorusu geniş bir yanıt içerir. Görevler, çalışılan kurumun prosedürleri doğrultusunda belirlenir. Belgelere kolay ve hızlı bir şekilde ulaşılmasını sağlayan kişiler, değerli kitaplardan haritalara, fotoğraflardan filmlere kadar her çeşit kayıt ile ilgilenir. Arşiv elemanı görev tanımı içerisinde, kuruma göre farklılık gösterse de, genel olarak çalışma alanında yapılacak pek çok iş yer alır. Onay verilen belgelerin teslim alınıp kaydedilmesinden, süre aşımına uğrayan evrakların imha edilmesine kadar olan farklı işlemlerde rol oynar. Bir arşiv elemanının sorumluluklarını şu şekilde listelemek mümkündür:

  • Gerektiği durumlarda kurum dışında bulunan arşiv malzemelerini satın almak,
  • Teslim alınan belgeleri tarih, konu ve bağlı olduğu kuruluşa göre sınıflandırmak,
  • Katalogları toplayıp kayıtlı bilgileri yönetmek,
  • Video kaset, ses kaydı ve disk gibi bilgisayar formatlarını kopyalayıp saklamak,
  • Evrakları tasnifleyerek uygun alanlara yerleştirme gibi işlemleri ileriye dönük olarak gerçekleştirmek,
  • Arşiv araç-gereç ve ekipmanlarının kaybolması ya da zarar görmemesi için önlem almak,
  • Yıpranan belgelerin restorasyonunu yapmak,
  • Çeşitli etkenlerin arşiv malzemelerine zarar vermemesi için uygun ortam koşullarını ayarlamak,
  • Yabancı dillerde yazılmış olan kitap ve belgeleri Türkçe'ye çevirmek,
  • Kullanıcılara arşive ulaşım, kullanım ve yorumlama konusunda destek vermek,
  • Araştırma ve kayıtları saklama ile imha gibi işlemler için sistem ve prosedürleri izlemek,
  • Kurum çalışanlarının arşivden faydalanma isteklerini karşılamak,
  • Öğrenci, akademisyen ve işletmelerden gelen sorulara yanıt vermek,
  • Koleksiyonları koruma yollarını bulmak,
  • Saklama süresi dolan malzemeleri imha etmek,
  • Yıl sonunda, arşiv faaliyetlerini açıklayan raporları düzenli olarak ilgili birimlere sunmak,
  • Stratejilerin geliştirilmesi ve uygulanması için sorumluluk almak,
  • Kamu kurumu bilgi gizliliğine uymak,
  • Arşivlere kolay erişim yöntemlerini bulmak,
  • Fonlar için teklif verip bütçeleri yönetmek,
  • Bilgilendirme amacıyla özel etkinlikler düzenlemek,
  • Kurumun öngördüğü seminer ve eğitimlere katılmak.

Arşiv Elemanı Olmak İçin Hangi Eğitimi Almak Gerekir?

Arşiv elemanı nasıl olunur sorusu, öncelikle eğitim ile yanıtlanır. Kişilere meslekleri ile ilgili teorik bilgiyi üniversite ve sertifika eğitimleri kazandırır. Arşiv elemanı olmak isteyen kişiler üniversitede Bilgi ve Belge Yönetimi lisans bölümünü tamamlamalıdır. Bilgi ve Belge Yönetimi bölümünde; arşivcilik, bilgi ve belge yönetimine giriş, bilginin düzenlenmesi, bilişim teknolojileri, kütüphane türleri, sistem analizi, derme yönetimi, içerik yönetimi, araştırma yöntemleri, bilgi gereksinimi ve kullanıcı, bilgi merkezleri mimari organizasyonu, bilgi ağları, arşiv yönetimi, veri tabanı yönetim sistemleri ve dijital okuryazarlık gibi dersler okutulur. Kişiler, Kamu Personel Seçme Sınavına girerek gerekli puanı aldıkları taktirde, kurum kadro ilanlarına müracaat edebilirler. Kariyerlerinde yükselmek isteyen arşiv elemanı adayları, yüksek lisans eğitimi alarak da mesleki gelişimlerine devam edebilmektedir.

Arşiv Elemanı Olmak İçin Gereken Şartlar Nelerdir?

Arşiv elemanı görevleri arasında belgelerin sınıflandırılmasından imha edilmesine kadar pek çok aşama yer alır. Çalışma alanlarının yönetiminden de sorumlu olan kişiler, ileri seviye organizasyon becerileri ile başarılarını katlar. Arşiv elemanı olmak için gereken şartlar;

  • Detaycı, sabırlı, titiz ve dikkatli bir karakter yapısı,
  • Kapalı bir ortamda uzun süre çalışabilecek fiziksel güce sahip olmak,
  • Araştırmayı seven ve meraklı bir yapı,
  • Belge ve kütüphane türleri hakkında bilgi sahibi olmak,
  • Yabancı dillere, eski kültürlere ve tarihe ilgi duymak,
  • Veri koruma ve bilgi özgürlüğü yönetmeliğine hakim olmak,
  • Temel bilgisayar kullanımında yetkin olmak,
  • Mesleğe ve mesleki gelişime bağlılık,
  • Gelişime ve yeniliğe açık olmak.

Arşiv Elemanı İşe Alım Şartları Nelerdir?

Arşiv elemanı olarak çalışmak isteyen kişiler, özel ve devlet kurumlarında iş bulabilirler. Müze ve sanat galerileri, üniversiteler, hastaneler, medya kuruluşları, işletme ve büyük firmalar, sanayi sektöründe bulunan şirketler ile sivil toplum ve meslek kuruluşları bu pozisyonun çalışma alanlarıdır. Arşiv elemanı maaşları kişinin deneyimi ve çalıştığı kurumun büyüklüğü ile doğru orantılıdır. İşverenlerin talep ettiği şartlar genel olarak aşağıdaki gibi listelenebilir;

  • İleri seviyede sözlü ve yazılı iletişim becerisi,
  • Microsoft Office programlarına hakim olmak,
  • Zaman yönetimi yeteneği,
  • Takım çalışmasına yatkınlık,
  • İdari prosedürlere karşı yeterli olmak,
  • Proje yönetiminde etkin olmak.

Adaylar Kamu Personeli Seçme Sınavına girerek devlet kurumlarına başvuru yapabilir ya da özel sektörde çalışmak için Kariyer.net'in sunduğu iş ilanlarını inceleyebilirler. Arşiv elemanı iş ilanları içerisinden uygun olanlar değerlendirilebilir. Yaşadıkları bölgedeki iş ilanlarına ulaşmak isteyen adaylar filtreleme seçeneklerini kullanarak daha detaylı arama yapabilirler. Örneğin, İstanbul'da yaşayan adaylar, İstanbul Arşiv elemanı iş ilanlarına rahatlıkla ulaşabilirler.