Mesai saatini ne kadar verimli kullanabiliyorsunuz? Gün biterken yapılacak işler listeniz bir türlü azalmıyor mu? O halde işe odaklanmanıza engel olan unsurları ortadan kaldırma vakti. İhtiyacınız olan püf noktaları bu yazımızda!

Mesai biterken işler bitmiyorsa, bir günü nasıl değerlendirdiğinizi ve işlerin bitmemesine sebep olan etmenleri düşünmenizin zamanı geldi demektir. İşte, iş yerinde çalışanların zamanını en çok çalan unsurlar!

E-postalar

Uluslararası Bilgi Yönetimi Dergisi’nde yayınlanan bir araştırmaya göre ofis çalışanları e-postalarını kontrol etikten sonra işine geri dönmeleri ortalama 64 saniye sürüyor. Gün içinde onlarca e-posta alındığı hesaba katıldığında bu süre daha ciddi bir hâl alıyor.

Bu nedenle gelen kutunuzu kontrol altında tutmak ve harcanan toplam zamanı azaltmak için iki şeye odaklanmanız gerekiyor.

  1.  Alınan toplam mesaj sayısını azaltma: Gereksiz üye olduğunuz gruplardan çıkabilir ya da üye olduğunuz bültenlerden takip etmediklerinizden ayrılabilirsiniz. Ayrıca şirket içinden belirli gruplardan sıkça ileti alıyorsanız, bu departmanları ya da kişileri gruplandırabilirsiniz.
  2. E-postayla harcanan zamanı azaltma: Bir e-postanın en önemli yönü, ne kadar acil cevaba ihtiyacı olduğuyla ilgilidir. Bu nedenle bir e-postayı ilk açtığınızda, kapatmadan önce şu soruyu cevaplayın: Bunu ne zaman yanıtlamalıyım? Sonra, onu “Bugün” veya “Bu hafta” olarak etiketleyin.

Grup sohbetleri

Grupça sohbetlerin yapılabildiği programlar, çalışma anında esneklikler yaratmaya yarasa da sıkça kullanıldığında yine performansı düşüren sebepler arasında yer alıyor. Bu nedenle bu programları kullanırken şu 4 kuralı uygulamanızı öneririz;

  1. Sauna gibi kullanın; İçeri girin, çıkın.
  2. Programlayın; Takviminizde grup sohbeti için bir zaman belirleyin.
  3. Seçici olun; Grup ne kadar küçükse o kadar iyidir. Önemli olan, gruptaki kişilerin konuşmanın bir parçası olarak konuşmaya değer katabilmeleridir.
  4. Seçici olarak kullanın; Grup sohbetleri bazı konular ve gruplar için iyidir, ancak her zaman değil. Bu yüzden nasıl kullandığınıza dikkat etmelisiniz.

Toplantılar

Toplantıların temel amacı, bir karar etrafında fikir birliği sağlamaktır. Gereksiz toplantıları engellemenin en kolay yolu ise şunlardır;

  1. Hangi problemlerin tartışılacağı konusundaki gündeme hakim olun. Bu gereksiz zaman kaybını önleyecektir.
  2. Toplantıya katılan herkesin bilgisayar ya da telefonlarıyla gereksiz uğraşlarını sonlandırması, toplantının daha verimli ve hızlı geçmesini sağlayacaktır.

Telefon faktörü

Akıllı telefonlar artık hepimiz için vazgeçilmez cihazlar konumunda. Bununla birlikte, bu teknoloji harikası cihazlar aynı zamanda potansiyel bir dikkat dağıtma kaynağı da. Telefonların performansınızı etkilememesi için şu önlemleri alabilirsiniz;

  1. Çok nadir kullandığınız veya artık kullanmadığınız uygulamalardan kurtulun. Hangi uygulamaların size olumlu bir şekilde hizmet verdiğini ve hangilerinin vermediğini düşünün ve bir eleme yapın.
  2. Uygulamalarınızı yeniden düzenleyin.  Kullanım alışkanlıklarınıza göre uygulamalarınızı gruplandırın.
  3. Uygulama bildirim ayarlarınızı değiştirin. Böylece daha az sayıda, yalnızca gerekli bildirimleri alırsınız.

İş arkadaşları

Açık ofisler, fikir paylaşımını ve iş birliğini teşvik etmek için tasarlansa da çoğu zaman dikkat dağıtmaya yol açan bir etmen olarak ön çıkıyor. Uğultu, ışık, telefon görüşmeleri vb. uyarıcı faktörler derken dikkatin dağılmaması pek mümkün olmuyor.

Rahatsız edilmek istenmediğinizin anlaşılması için kulaklık takabilir ya da bir toplandı odasını kendiniz için rezerve edebilirsiniz. Aslında bu konuda işverenlere de düşen bir görev var ki o da her iş yerinde sessiz çalışma ortamı konseptiyle bir bölümün bulunmasını sağlamaları. Öyle sanıyoruz ki bu daha kesin çözüm olacaktır.

Kaynak: CNBC Make it