Ofis Destek Personeli

Aydoğan Dental Sağlık Medical Kozmetik Tic.Ltd.Şti

OCTABRUSH’A OFİS VE İDARİ İŞLER PERSONELİ ARIYORUZ

İvedik Ankara'da Ağız bakım ürünleri alanında üretim, satış ve pazarlama faaliyetleri yürüten şirketimizde; günlük ofis, evrak, iletişim, sipariş ve idari işlerin yürütülmesinde görev alacak bir ekip arkadaşı arıyoruz.

Bu pozisyonda beklentimiz; bilgilerin doğru kaydedilmesi, belgelerin düzenli tutulması, gönderilerin hazırlanması ve üstlenilen işlerin takip edilerek zamanında sonuçlandırılmasıdır.

Görev ve Sorumluluklar

• Üretim, satış, pazarlama ve idari işlerle ilgili günlük ofis çalışmalarını yürütmek.

• Evrak, form, liste ve yazışmaları hazırlamak; bilgilerin doğruluğunu ve belgelerin eksiksizliğini kontrol etmek.

• Dijital ve fiziksel dosyalama ile arşiv düzenini sağlamak.

• Şirket sistemlerine doğru ve eksiksiz veri girişi yapmak, kayıtları güncel tutmak.

• Telefon, e-posta ve WhatsApp üzerinden gelen talepleri karşılamak; gerekli bilgileri alarak ilgili kişilere iletmek ve takibini yapmak.

• Müşteri siparişlerini almak, sisteme kaydetmek ve teslimata kadar takip etmek.

• Müşteri siparişlerini, numuneleri ve diğer gönderileri hazırlamak; ürün ve adet kontrolünü yaparak paketlemek, etiketlemek, kargoya teslim etmek ve teslimat süreçlerini takip etmek.

• Sipariş, bilgi talebi, ödeme hatırlatma ve tahsilat takibi amacıyla telefon görüşmeleri yapmak; görüşme sonuçlarını kaydetmek.

• Ofis ihtiyaçları, satın alma talepleri, bakım ve servis işlemleri gibi idari süreçleri takip etmek.

• Excel üzerinde iş takip tabloları, listeler ve raporlar hazırlamak.

• Birimler arasında bilgi ve evrak akışını sağlamak; bekleyen işleri, eksikleri ve teslim tarihlerini takip etmek.

• Tamamlanan işler hakkında ilgili kişileri bilgilendirmek; gecikme veya aksaklıkları zamanında bildirmek.

Aradığımız Nitelikler

• En az lise mezunu; tercihen ofis, idari işler veya iş takip süreçlerinde deneyimli.

• On parmak klavye kullanabilen, hızlı ve doğru yazabilen.

• Excel’i etkin kullanabilen; tablo hazırlama, sıralama, filtreleme ve temel formüllere hâkim.

• Word, e-posta ve dijital dosyalama araçlarını kullanabilen.

• Türkçeyi doğru kullanan; telefonda, yazışmalarda ve yüz yüze iletişimde açık ve özenli.

• Dikkatli, düzenli ve muhakeme becerisi güçlü.

• Birden fazla işi önem ve teslim tarihine göre önceliklendirebilen.

• Sipariş hazırlama, paketleme ve kargolama işlerinde görev almaya istekli.

• Şirket ve müşteri bilgilerinin gizliliğine özen gösteren.

Çalışma Yaklaşımında Beklentimiz

• Öz disiplin: Sürekli kontrol ve hatırlatmaya ihtiyaç duymadan işini planlamak, takip etmek ve tamamlamak.

• Sonuç sorumluluğu: Üstlendiği işin doğru, eksiksiz ve zamanında sonuçlanmasını takip etmek; başka bir birimin katkısı gerektiğinde koordinasyonu sürdürmek.

• Dikkat ve kontrol: İşlem yapmadan önce bilgileri, teslim etmeden önce yaptığı işi kontrol etmek.

• Doğru değerlendirme: Eksik veya çelişkili bilgiyi fark etmek; gerektiğinde soru sormak ve yetkisini aşan konularda ilgili kişiye danışmak.

• Açık iletişim: Hata, eksik ve gecikmeleri zamanında bildirmek; düzeltmek için sorumluluk almak.

Düzenli çalışmayı seven, işini sahiplenen ve başladığı işi sonuçlandıran adayların başvurularını bekliyoruz.