Yönetim Kurulu Başkanı Asistanı / Executıve Assıstant

Gizli Firma

YÖNETİM KURULU BAŞKANI ASİSTANI / EXECUTIVE ASSISTANT

Beytepe’de bulunan ofisimizde, Yönetim Kurulu Başkanı’na doğrudan bağlı olarak görev alacak; üst düzey yönetici asistanlığı konusunda deneyimli, ileri düzey İngilizce bilgisine sahip, planlama ve koordinasyon becerileri güçlü birYönetim Kurulu Başkanı Asistanı arıyoruz.

Bu pozisyonda görev alacak kişinin; Yönetim Kurulu Başkanı’nın iş gündemini etkin şekilde yönetmesi, kurum içi ve dışı iletişimi koordine etmesi ve kendisine verilen işleri düzenli olarak takip ederek sonuçlandırması beklenmektedir.

Aranan Nitelikler

• Üniversitelerin dört yıllık lisans programlarından mezun; tercihen İşletme, İktisat, Kamu Yönetimi, Uluslararası İlişkiler, Halkla İlişkiler veya ilgili bölümlerde eğitim almış,

• Üst düzey yönetici asistanlığı alanında en az 5 yıl deneyimli; şirket sahibi, Yönetim Kurulu Başkanı veya Genel Müdür ile doğrudan çalışmış,

• İleri düzey İngilizce bilgisine sahip; İngilizce toplantı, telefon görüşmesi ve iş yazışmalarını bağımsız olarak yürütebilen,

• Türkçeyi sözlü ve yazılı olarak doğru, akıcı ve etkili kullanabilen,

• MS Office programlarını ve dijital takvim uygulamalarını etkin kullanabilen; rapor ve sunum hazırlayabilen,

• Planlama, organizasyon, önceliklendirme ve zaman yönetimi becerileri güçlü,

• Birden fazla işi eş zamanlı takip edebilen; detaylara dikkat eden ve sorumluluğundaki işleri sonuçlandırabilen,

• Değişen gündeme hızlı uyum sağlayabilen, ihtiyaçları önceden fark ederek yetki ve sorumlulukları çerçevesinde inisiyatif alabilen,

• İletişim ve temsil becerileri güçlü; kurumsal iletişim ve protokol kurallarına özen gösteren,

• Gizlilik, mesleki etik ve güvenilirlik ilkelerini benimseyen,

• Ankara’da ikamet eden veya edebilecek,

• B sınıfı sürücü belgesine sahip ve aktif araç kullanabilen,

• Şehir içi ve şehir dışı seyahat engeli bulunmayan,

• Yönetim programına bağlı esnek çalışma saatlerine uyum sağlayabilen; gerekli durumlarda mesai dışındaki toplantı, seyahat ve acil koordinasyon ihtiyaçları için ulaşılabilir olabilecek.

Görev ve Sorumluluklar

• Yönetim Kurulu Başkanı’nın günlük, haftalık ve aylık ajandasını önceliklere göre planlamak; program değişikliklerini ve gerekli hatırlatmaları yönetmek,

• Toplantı, randevu ve ziyaretçi organizasyonlarını yürütmek; gerekli hazırlıkları ve ilgili kişilerle koordinasyonu sağlamak,

• Telefon, e-posta ve yazışma trafiğini yönetmek; gelen talepleri önem ve aciliyetine göre değerlendirerek yönlendirmek,

• Toplantı gündemlerini ve gerekli dokümanları hazırlamak; toplantı notlarını ve tutanaklarını oluşturmak,

• Toplantılarda alınan kararları ve verilen görevleri ilgili kişilere iletmek; sorumluları, tamamlanma tarihlerini ve sonuçları takip etmek,

• Yönetim Kurulu Başkanı ile departmanlar arasındaki bilgi akışını koordine etmek; talep edilen bilgi ve raporların doğru ve zamanında hazırlanmasını takip etmek,

• İşlerin ilerleyişi hakkında düzenli bilgilendirme yapmak; gecikmeleri ve aksayan konuları zamanında bildirmek,

• Uçak bileti, konaklama, araç ve transfer dâhil seyahat organizasyonlarını planlamak; seyahat programlarını hazırlamak,

• Türkçe ve İngilizce iş yazışmaları, resmî yazılar, duyurular, raporlar ve sunumlar hazırlamak,

• Yönetim Kurulu Başkanı’nın ihtiyaç duyduğu konularda araştırma yapmak; bilgileri derleyerek karar süreçlerine destek sunmak,

• Fiziksel ve dijital dosyalama ile arşivleme süreçlerini düzenli ve gizlilik esaslarına uygun şekilde yürütmek.