Asistan/Sekreter

Net Global Endüstriyel Yatırımlar A.Ş

Genel Nitelikler

• Üniversitelerin tercihen Hukuk, İşletme, İktisat, Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı, Halkla İlişkiler, Uluslararası İlişkiler veya ilgili bölümlerinden mezun olmak,
• Üst düzey yönetici veya Yönetim Kurulu Asistanlığı alanında en az 5 yıl deneyimli(halka açık şirket deneyimi tercih sebebi)
• Tercihen kurumsal şirketlerde veya holding yapısında çalışma deneyimine sahip olmak,
• MS Office programlarını ( Word, Excel ve Powerpoint, Outlook) çok iyi derecede kullanabilen, dijital ajanda ve toplantı yönetim araçlarına hakim,
• Yoğun çalışma temposuna ve değişken iş akışına uyum sağlayabilen,
• Yazılı ve sözlü iletişim becerileri gelişmiş,
• Kriz yönetimi ve organizasyon becerisi gelişmiş,
• Detaylara önem veren ve takip yeteneği yüksek,
• Aynı anda birden fazla işi önceliklendirebilme yeteneğine sahip olmak,
• Temsil yeteneği güçlü olmak ve profesyonel iletişim kurabilmek,
• Gizlilik ve bilgi güvenliği konusunda hassas davranmak,
• Diksiyonu düzgün ve yazılı iletişim becerisi yüksek,
• Problem çözme ve inisiyatif alma yeteneğine sahip olmak, ekip çalışmasına yatkın olmak,
• Yurtiçi ve yurtdışı seyahat engeli bulunmayan.
• İstanbul/Ataşehir’de ikamet eden/edebilecek olan.

 İş Tanımı

• Yönetim Kurulu toplantılarının gündemini hazırlamak, toplantı tutanaklarını (kararlarını)kaydetmek, arşivlemek ve ilgili birimlerle paylaşmak,
• Yönetim Kurulu üyelerinin yoğun takvimini, seyahat planlarını, konaklama ve randevu organizasyonlarını yönetmek,
• Yönetim Kuruluna sunulacak rapor, sunum ve veri dosyalarını hazırlamak veya hazırlatmak,
• Türk Ticaret Kanunu ve SPK mevzuatına uygun evrak akışını desteklemek,
• Yönetim Kurulu ile üst yönetim, birim müdürlükleri, hissedarlar ve dış paydaşlar arasındaki sözlü veya yazılı bilgi akışını ve yazışmaları koordine etmek,
• Şirket içi talimatları iletmek,
• Şirket içi ve şirket dışı yazışmaların hazırlanması, takibi ve ilgili kişilere yönlendirilmesi,
• Gelen ve giden evrak, yazışma ve dokümanların düzenli şekilde takip edilmesi,
• Üst yönetim tarafından talep edilen rapor, sunum, yazışma ve dokümanların hazırlanmasına destek olunması,
• Yönetim Kurulu, komite ve üst yönetim toplantıları için gerekli organizasyon ve dokümantasyon süreçlerine destek verilmesi,
• Yönetim toplantılarında alınan kararların ve aksiyonların takip edilmesi ve ilgili birimlerden geri bildirim alınması,
• Yönetici tarafından verilen iş ve görevlerin zamanında takip edilmesi ve sonuçlandırılması,
• Şirket dışındaki kurum, kuruluş, iş ortakları ve profesyonellerle gerçekleştirilen yazışma ve iletişim süreçlerine destek olunması,
• Gerektiğinde yurtiçi ve yurtdışı seyahat organizasyonlarının yürütülmesi,
• Telefon, e-posta ve diğer iletişim kanallarından gelen taleplerin ilgili kişilere yönlendirilmesi,
• Şirket ve üst yönetim adına hazırlanan dokümanların arşivlenmesi ve gizliliğinin korunması,
• Gizlilik arz eden şirket, yönetim ve ticari bilgilerin korunması,
• Üst yönetimin ihtiyaç duyduğu diğer idari ve organizasyonel işlerin yürütülmesi.