Sekreter

Prowide Promosyon / Fatoş Oyuncakları

İş Tanımı

• Telefon ve e-posta trafiğini yönetmek, ilgili kişilere doğru ve zamanında yönlendirmek.

• Gelen ziyaretçileri karşılamak ve ilgili birimlerle iletişimi sağlamak.

• Yönetimin randevu, toplantı ve takvim organizasyonuna destek olmak.

• Toplantı alanlarının hazırlanmasını ve ikram organizasyonunu sağlamak.

• Gelen ve giden evrak, kargo ve kurye süreçlerini takip etmek.

• Yazışma, dosyalama ve arşivleme işlemlerini düzenli yürütmek.

• Ofisin kırtasiye, sarf malzemesi, mutfak ve temizlik ihtiyaçlarını belirlemek; stoklarını takip ederek satın alma taleplerini ilgili birime iletmek.

• Temizlik ve ikram hizmetlerinin düzenli yürütülmesini takip etmek.

• Ofis ekipmanları ve ortak kullanım alanlarındaki bakım, onarım ve servis ihtiyaçlarını takip etmek; ilgili hizmet sağlayıcılarla koordinasyon kurmak.

• İdari hizmet sağlayıcılarından teklif almak, onaylanan hizmetlerin zamanında ve eksiksiz tamamlanmasını takip etmek.

• İdari harcamalara ilişkin fatura ve belgeleri düzenleyerek muhasebeye iletmek.

• Şirketin idari ihtiyaç ve taleplerini takip ederek ilgili birimlerle çözüm sağlamak.

• Şirket içi duyurulara, organizasyonlara ve bilgi akışına destek olmak.

Aranan Nitelikler

• Tercihen sekreterlik ve idari işler alanında deneyimli.

• MS Office programlarını etkin kullanabilen.

• Sözlü ve yazılı iletişimi güçlü, şirketi profesyonel biçimde temsil edebilen.

• Planlama, organizasyon ve iş takibi becerileri gelişmiş.

• Birden fazla işi önceliklendirerek takip edebilen.

• Tedarikçiler ve hizmet sağlayıcılarla etkili iletişim kurabilen.

• Düzenli, dikkatli, çözüm odaklı ve sorumluluk sahibi.

• Ekip çalışmasına uyumlu.