Operasyon Uzmanı

WORLD EXPO ULUSLARARASI FUARCILIK TİCARET LİMİTED

YURTDIŞI FUAR OPERASYON SORUMLUSU

International Exhibition Operations Executive

İstanbul | Yurtdışı Seyahat Gerektirir

Çalışma Şekli: Tam Zamanlı

Departman: Uluslararası Fuar Operasyonları

İŞ İLANI HAKKINDA

World Expo International, dünyanın farklı ülkelerinde düzenlenen uluslararası ihtisas fuarlarında Türk firmalarının katılımını organize eden, T.C. Ticaret Bakanlığı tarafından yetkilendirilmiş uluslararası fuar organizasyon şirketidir.
Sağlık, ilaç, kozmetik, yapı, gıda, teknoloji ve farklı sektörlerde Türkiye milli katılım ve uluslararası fuar organizasyonları gerçekleştiren şirketimiz, büyüyen operasyon ekibinde görevlendirilmek üzere Yurtdışı Fuar Operasyon Sorumlusu aramaktadır.
Bu pozisyon, kendisine tahsis edilen uluslararası fuar projelerinin hazırlık, koordinasyon, uygulama ve fuar sonrası süreçlerinin zamanında ve eksiksiz yürütülmesinden sorumlu olacaktır.

GENEL NİTELİKLER

* Üniversitelerin ilgili bölümlerinden mezun,

* İleri seviyede yazılı ve sözlü İngilizce bilen, yabancı organizatör ve tedarikçilerle profesyonel iletişim kurabilen,

* Tercihen TOEFL / IELTS / YDS / ÜDS dil yeterlilik belgelerinden birine sahip olan (YDS / ÜDS en az 70 puan veya diğer sınavlardan karşılaştırılabilir seviyede sonuç),

* Tercihen fuarcılık, etkinlik organizasyonu, dış ticaret veya uluslararası operasyon alanında en az 1 yıl deneyimli,

* MS Office programlarını, özellikle Excel, Outlook, Word ve PowerPoint’i etkin kullanabilen,

* Güçlü planlama, organizasyon, koordinasyon ve zaman yönetimi becerilerine sahip,

* Birden fazla fuar projesinin operasyon süreçlerini eş zamanlı takip edebilen,

* Detaylara önem veren, düzenli, disiplinli ve takip becerisi yüksek,

* Yazılı ve sözlü iletişim becerileri gelişmiş,

* Analitik düşünebilen, çözüm odaklı ve inisiyatif alabilen,

* Takım çalışmasına yatkın, sorumluluk bilinci yüksek,

* Yoğun iş temposuna ve esnek çalışma saatlerine uyum sağlayabilen,

* Yurtdışı seyahat engeli bulunmayan.

İŞ TANIMI

Uluslararası Fuar Operasyonları

* World Expo International’ın yurtdışı fuar projelerinin operasyonel hazırlıklarının ve uygulama süreçlerinin takip edilmesi,

* Fuar organizatörleri, acenteler, tedarikçiler ve katılımcı firmalarla operasyonel yazışmaların yürütülmesi,

* Fuar operasyon takvimlerinin, iş planlarının ve teslim tarihlerinin hazırlanması ve takip edilmesi,

* Fuar alan planlarının, stand yerleşimlerinin ve katılımcı listelerinin güncellenmesi,

* Katılımcı sözleşmelerindeki operasyonel yükümlülüklerin ve organizatör tarafından belirlenen teknik şartların takip edilmesi,

* Operasyon süreçlerinin belirlenen takvim ve standartlara uygun şekilde yürütülmesinin sağlanması.

Katılımcı ve Tedarikçi Koordinasyonu

* Katılımcı firmaların fuar öncesi operasyonel ihtiyaçlarının belirlenmesi ve takip edilmesi,

* Katılımcılara yönelik teknik kılavuzların, bilgilendirme dokümanlarının ve sipariş formlarının hazırlanması,

* Katılımcı firma bilgilerinin, logoların, teknik evrakların ve stand taleplerinin toplanması,

* Stand tasarım ve dekorasyon firmalarıyla koordinasyon kurulması ve stand projelerinin takip edilmesi,

* Elektrik, internet, mobilya, görsel baskı ve diğer teknik hizmet taleplerinin organize edilmesi,

* Tedarikçilerden tekliflerin alınması, karşılaştırılması ve onaylanan hizmetlerin takibi,

* Katılımcıların operasyonel sorularının yanıtlanması ve taleplerinin çözüme ulaştırılması.

Lojistik ve Fuar Sahası Operasyonları

* Uluslararası fuar nakliye, gümrük ve sevkiyat süreçlerinin ilgili tedarikçilerle koordineli şekilde takip edilmesi,

* Fuar malzemelerinin zamanında teslim edilmesi için gerekli planlamaların yapılması,

* Katılımcı ve operasyon ekiplerinin uçuş, konaklama ve transfer organizasyonlarının koordine edilmesi,

* Gerekli durumlarda yurtdışı fuarlarda görev alınarak kurulum, fuar süreci ve söküm operasyonlarına destek verilmesi,

* Fuar alanında katılımcılar, organizatörler ve tedarikçiler arasında koordinasyonun sağlanması.

Ticaret Bakanlığı Teşvik ve DYS Süreçleri

* T.C. Ticaret Bakanlığı yurtdışı fuar katılım desteklerine ilişkin süreçlerin takip edilmesi,

* Türkiye milli katılım organizasyonları için gerekli belge ve bilgilerin hazırlanmasına destek verilmesi,

* Destek Yönetim Sistemi (DYS) üzerinden gerçekleştirilen başvuru ve belge işlemlerinin yürütülmesi,

* Katılımcı firmaların teşvik başvuruları için gerekli evraklarının kontrol edilmesi ve takip edilmesi,

* İlgili resmi kurumlar ve ticaret müşavirlikleriyle gerekli operasyonel yazışmaların gerçekleştirilmesi.

Raporlama ve İdari Süreçler

* Fuar bazında operasyon maliyetlerinin, tedarikçi tekliflerinin, faturaların ve ödeme süreçlerinin takip edilmesi,

* Katılımcı ve proje bilgilerinin şirketin CRM ve operasyon sistemlerinde güncel tutulması,

* Fuar öncesi operasyon kontrol listelerinin ve hazırlık raporlarının oluşturulması,

* Fuar sonrası değerlendirme raporlarının hazırlanması,

* Operasyon toplantılarına katılım sağlanması ve belirlenen aksiyonların takip edilmesi,

* Operasyon yöneticisine düzenli olarak proje ilerleme ve durum raporlarının sunulması.

TERCİH SEBEBİ OLACAK YETKİNLİKLER

* Uluslararası fuarcılık sektöründe deneyim,

* T.C. Ticaret Bakanlığı yurtdışı fuar destekleri ve DYS süreçlerine hâkimiyet,

* Yurtdışı fuar organizatörleriyle çalışma ve İngilizce yazışma deneyimi,

* Stand kurulumu, teknik hizmetler ve uluslararası fuar lojistiği hakkında bilgi,

* AutoCAD, CorelDRAW veya Adobe Illustrator programlarında hazırlanan teknik çizimleri yorumlayabilme,

* CRM ve proje yönetim yazılımlarını kullanabilme,

* İngilizce dil yeterlilik belgesi,

* İkinci bir yabancı dil

WORLD EXPO INTERNATIONAL’DA KARİYER

Uluslararası fuarcılık sektöründe kariyerini geliştirmek, farklı ülkelerde gerçekleştirilen organizasyonlarda aktif görev almak ve dinamik bir ekibin parçası olmak isteyen adayların başvurularını bekliyoruz.

WORLD EXPO INTERNATIONAL