İş dünyasında her gün sayısız e-posta gönderilir, ancak kaç tanesi gerçekten etkili? Profesyonel bir e-posta yazarken dikkat edilmesi gereken incelikleri öğrenmek, iletişiminde fark yaratabilir. Peki kurumsal e-postaların olmazsa olmazları nelerdir? Kurumsal e-posta yazarken dikkat etmen gereken diğer detayları içeriğimizin devamında bulabilirsin!
Doğru üslupla yazılan mail, firmalarla ya da bireylerle başarılı iyi şekilde iletişime geçmenin en önemli unsurudur. Bu noktada e-posta yazarken net, profesyonel ve saygılı bir dil kullanmalısın. Konuyu açıkça belirten bir başlık seçmeli, doğrudan hitap ederek mesajına giriş yapmalı ve gereksiz detaylara boğulmadan ana fikrini net bir şekilde anlatmalısın.
Kurumsal mailde resmi bir üslup kullanırken, samimiyeti de koruman mümkün. Nezaket ifadeleriyle mailini tamamlayarak alıcıya olumlu bir izlenim de bırakabilirsin.
Resmi bir mailin temel unsurları nelerdir?
Resmi bir e posta yazarken mesajının hem profesyonel hem de anlaşılır olması gerekir. Bunun için ilk dikkat etmen gereken şey konu satırıdır. Konu satırın ne kadar net ve açıklayıcı olursa mailinin açılma ihtimali o kadar artar. Örneğin; “Toplantı Talebi: 15 Şubat Saat 14.00” gibi açık bir başlık, alıcının ilgisini hemen çeker.
Ardından hitap kısmına özen göstermelisin. Alıcının unvanı ve ismi biliniyorsa “Sayın Ahmet Yılmaz” gibi bir giriş yapmak en doğrusudur. Eğer genel bir hitap gerekiyorsa “Değerli Yetkili” gibi ifadelere de yer verebilirsin.
Mailin gövde kısmında mesajını kısa, öz ve profesyonel bir dille anlatmalısın. Bu kapsamda ilk cümlede maili neden yazdığını net bir şekilde belirtmelisin. Daha sonra gerekirse detaylara girmeli ve okuyucunun nasıl bir aksiyon almasını beklediğini açıkça ifade etmelisin.
Gereksiz uzun cümlelerden kaçınman da büyük bir önem arz eder çünkü insanlar genellikle uzun mailleri okumak istemez.
Kapanışta ise nazik ve profesyonel bir ton kullanarak mailini tamamlamalısın. Örneğin; “Geri dönüşünüzü bekliyorum, iyi çalışmalar dilerim” gibi ifadelerle noktalamak, olumlu bir izlenim bırakır.
Son olarak, profesyonel bir imza eklemeyi de ihmal etmemelisin. İsim, unvan, telefon ve e-posta bilgilerini içeren bir imza hem güvenilirliğini artırır hem de iletişimi kolaylaştırır.
Kurumsal mail yazarken sık yapılan hatalar
Kurumsal dünyada e-posta, iletişimin bel kemiğidir. Ancak bazı hatalar var ki hem profesyonelliğe gölge düşürebilir hem de yanlış anlaşılmalara yol açabilir. Eğer sen de “Bu mail fazla resmi mi oldu?” ya da “Yanlış bir şey mi yazdım?” diye düşünüyorsan işte sık yapılan hatalar ve bunlardan kaçınmanın yolları:
- Eğer konu kısmına “Merhaba” ya da “Önemli” gibi belirsiz ifadeler yazarsan alıcı ne hakkında olduğunu anlamayabilir ya da mailini göz ardı edebilir. Söz konusu durumun önüne geçmek için e-posta içeriğini özetleyen, kısa ve net bir konu satırı yazmalısın.
- Maili doğrudan konuya girerek başlatmak soğuk ve kaba bir izlenim bırakabilir. Aynı şekilde imza ya da iyi dilekler olmadan bitirmek de eksik bir his yaratır. Bu durumdan kaçınmak için “Merhaba [İsim],” ya da “Sayın [Soyisim],” gibi bir hitap ekleyerek başlayabilir, kapanışta ise “İyi çalışmalar,”, “Teşekkürler,” gibi bir ifade kullanabilirsin.
- Hızlı yazarken yapılan yazım hataları ya da düşük cümleler, profesyonelliği zedeler. Mailini göndermeden önce en az bir kez okumalısın. Gerekirse dilbilgisi denetleyici araçlardan yardım alabilirsin.
Fazla bilgi vermek gereksiz yük oluştururken eksik bilgi ise kafa karışıklığı yaratır. Böyle bir durumun meydana gelmemesi için konuyla ilgili en önemli noktaları kapsayan dengeli bir içerik oluşturmalısın. Gerekirse ek belge ya da bağlantı da paylaşabilirsin.
Resmi e-posta yazım örneği
Resmi bir e-posta, profesyonel iletişimde en sık kullanılan yazışma yöntemlerinden biridir. Doğru bir resmi mail yazımı ise hem profesyonelliğini gösterir hem de mesajının net olmasını mümkün kılar. Aşağıda yer alan resmi e-posta yazım örneğiyle iletilerini daha başarılı bir şekilde yazabilirsin:
Konu: Toplantı Talebi Hakkında
Sayın [Ad Soyad],
[Şirket/Departman] olarak [tarih] tarihinde planladığımız toplantı hakkında sizinle iletişime geçmek istedim. Görüşmemizde [konu] üzerine detayları ele almayı planlıyoruz.
Sizin için uygun bir tarih ve saat belirleyebilmemiz adına aşağıdaki tarihlerden hangisinin size uygun olduğunu bildirebilir misiniz?
- [Tarih 1]
- [Tarih 2]
- [Tarih 3]
Alternatif bir zaman dilimi öneriniz olursa da değerlendirmeye açığız. Geri dönüşünüzü bekler, iyi çalışmalar dilerim.
Saygılarımla,
[Ad Soyad]
[Pozisyon]
[Şirket Adı]
[İletişim Bilgileri]
Yukarıda yer alan yapıya uygun olarak yazdığın her mail, profesyonelliğini ve ciddiyetini gösterir.
E-posta gönderim zamanı ve takip stratejileri
Kurumsal e-posta gönderim zamanları, başarılı iletişimin en önemli unsurlarından biridir. Bu noktada uygun zamanlama, alıcıların mesajına ne kadar ilgi göstereceğini doğrudan etkiler. Genel olarak iş dünyasında en verimli e-posta gönderim saatleri hafta içi sabah saat 9 ile öğle arasıdır. Söz konusu saatler, çoğu kişinin işlerine odaklandığı ve e-postaları kontrol etmeye başladığı zaman dilimidir. Ancak her sektör ve hedef kitle farklıdır. Bu nedenle hedef kitleni analiz ederek daha spesifik zamanlamalar geliştirmen her zaman faydalıdır.
E-posta gönderdikten sonra bazı takip stratejileri geliştirmen gerekir. E-posta takiplerinin amacı, alıcıyı bilgilendirmek ve gerektiğinde aksiyon almasını sağlamaktır. Maili gönderdiğinde genellikle 48 saat içinde bir takip e-postası göndermek en iyi uygulamalardan biridir. Söz konusu e-postada önceki mesajını kibar bir şekilde hatırlatarak alıcıyı harekete geçirmeyi amaçlamalısın. Ancak takipleri aşırıya kaçmadan ve sabırlı bir şekilde yapman önem arz eder.
Eğer insan kaynakları uzmanına iş başvurusu için bir e posta atacaksan onun için de farklı tekniklerden faydalanmalısın. Bu noktada İK uzmanına e posta atarken nelere dikkat etmelisin yazımız sana yardımcı olabilir.
