Enstitü Sekreteri Nedir, Nasıl Olunur?

Üniversitelerde Sosyal Bilimler, Fen Bilimleri Enstitüleri gibi lisansüstü eğitim sürdürüldüğü akademik birimlerde görev yapan enstitü sekreteri, yüksek lisans ve doktora eğitimine ilişkin idari süreçleri koordine eder. Öğretim görevlileri, üniversite öğrencileri ve üst makamlar ile koordineli olarak çalışan enstitü sekreteri görev tanımı, pozisyonun görevleri ve sorumlulukları ile şöyle açıklanabilir;

• Enstitüde görev yapan idari personelin özlük dosyalarını tutarak üst yönetim tarafından istenildiği takdirde gerekli makamlara sunmak,
• Üst makam tarafından istenen öğrenci bilgilerinin danışmanlardan alınarak makama sunmak,
• Enstitüye ait iç ve dış yazışmaları yaparak takip etmek ve dosyalamak,
• Öğretim elemanlarının ders içi ve ders dışı sorunlarının çözülmesine yardımcı olmak,
• Derslerin etkin olarak yürütülmesi için gerekli desteği sağlamak,
• Öğrencilerin sağlık raporlarını ilgili birime ulaştırmak,
• Enstitüde görevli öğretim elemanlarının gerek duyduğu ders araç ve gereç ihtiyacını gidererek bakım ve onarımının yapılmasını sağlamak,
• Akademik ve idari personele dair mevzuat değişikliklerini takip etmek,
• Enstitüdeki gerekli olan güvenlik tedbirlerinin alınmasını sağlamak,
• Fiziki altyapı iyileştirmesine yönelik proje hazırlatmak,
• Tören, resmi açılış, öğrenci etkinlikleri ile ilgili hazırlıkların yapılmasını ve sonuçlandırılmasını sağlamak,
• Enstitüde eğitim ve öğretim etkinlikleri ile beraber sınavların güvenli bir şekilde yapılması için hazırlıkları yapmak,
• Enstitü kurallarının gündemini hazırlatarak alınan kararların yazdırılması, dağıtılması ve arşivlenmesini sağlamak,
• Enstitüdeki öğrenci işlerinin düzenli bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlamak,
• Enstitünün alt birimlerinde hizmetlerin yerinde ve zamanında, hızlı ve verimli yapılmasını sağlamak,
• İdari personel izinlerini enstitüde işleri aksatmayacak şekilde düzenlemek,
• Müdürün imza atması gereken yerleri parafe etmek,
• Müdürün kendisine vereceği diğer işleri yerine getirmek,
• Enstitü kurulu, disiplin kurulu ve yönetim kurulunun raportörlük görevini yürüterek kararların rektörlük makamına ve ilgili diğer makamlara iletilmesini sağlamak enstitü sekreterinin görevleri arasında yer alır.

Tüm bunların yanı sıra kurum içi ve kurum dışı resmi evrakların yönlendirilmesini sağlamak, birim arşivi oluşturup arşiv yönetmelikleri doğrultusunda arşivleme yapmak, enstitüdeki akademik personelin işe alım sürecini takip etmek, öğrenci alım dönemlerini ve süreçlerini yürütmek enstitü sekreteri ne iş yapar sorusunun yanıtları arasında yer alır.

Enstitü sekreteri nasıl olunur sorusuna şöyle yanıt verilebilir; üniversitelerin Büro Yönetimi ve Sekreterlik, Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı bölümlerinden ya da İktisat, İşletme, Çalışma Ekonomisi gibi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi bölümlerinden mezun olmak gerekir. Devlet üniversitelerinde enstitü sekreteri olmak için ilgili yılın KPSS puanından geçer not almak ve lisans mezunu olmak gerekir. Özel üniversitelerde ise işe alım şartı kurumdan kuruma farklılık gösterir.

Üniversitelerde idari işlerin yönetilmesi, personel ve öğrenci takibinin sağlanması, kurumlar arası resmi yazışmaların gerçekleştirilmesi ve daha pek çok konuda çalışan enstitü sekreterinin işe alım koşulları kurumdan kuruma değişiklik gösterebilir. Genel hatlarıyla enstitü sekreteri olma şartları içerisinde yer alan hususlar şunlardır:

• Üniversitelerin ilgili programlarından mezun olmak,
• Tercihen daha önce üniversitelerde enstitü/fakülte sekreteri olarak tecrübe edinmiş olmak,
• Üniversitenin, fakültenin ve enstitünün idari işleri hakkında bilgi sahibi olmak,
• Enstitüde kalite yönetim sistemlerinin oluşturularak uygulanması ve iyileştirilmesi faaliyetlerine öncülük edebilmek,
• MS Office programlarını iyi derecede kullanabilmek,
• Resmi yazışma kurallarına hâkim ve raporlama becerisine sahip olmak,
• Ekip çalışmasına yatkın olmak,
• Etkin iletişim becerilerine sahip olmak,
• Dikkatli ve sorumluluk sahibi olmak,
• Tercihen yabancı dil bilmek,
• Organizasyon ve planlama konusunda yetkin olmak.

Enstitü sekreteri, üniversitelerde yer alan enstitülerde idari işleri yerine getiren ve üst yönetime bağlı görev yapan çalışandır. Enstitü sekreteri üniversiteyi büyük ölçüde temsil eder. Dolayısıyla bu adaylarda aranan işe alım koşulları, doğru işe doğru insan yerleştirilmesi açısından önem taşır. Enstitü sekreteri işe alım koşulları arasında eğitim şartlarının yanı sıra bilgisayar ve diğer ofis malzemelerini kullanabilmek, diğer kurum ve çalışanlarla etkili bir iletişim kurarak ekip halinde çalışabilmek, resmi yazışma diline ve kurallarına iyi derecede hâkim olmak yer alır. Enstitü sekreteri rutin işlemleri yerine getirmesinin yanı sıra güncel mevzuatları takip etmeli ve yeniliklere de açık olmalıdır. Bazı özel üniversiteler, enstitü sekreterinin yabancı dil bilgisine sahip olmasını isteyebilir. Bununla birlikte bazı dönemlerde yoğun çalışma koşullarının bulunması enstitü sekreterinin esnek çalışma saatlerine uyum sağlayabilmesini gerektirir. Enstitü sekreteri, kamu ve vakıf üniversitelerinde çalışabilir. Enstitü sekreteri maaşları ise üniversitenin özel bütçesine, kişilerin bilgi ve tecrübesine, yetkinliklerine ve kurumdaki kıdemine göre farklılık göstermektedir. Enstitü ya da fakülte sekreteri iş ilanları , Kariyer.net üzerinden incelenebilir. Enstitü sekreteri olmak isteyen kişiler, üniversitelerin bu ilanlarını değerlendirebilir, kurumun belirlediği yetkinlikleri karşılamaları hâlinde ise Kariyer.net üzerinden iş başvurusu yapabilirler.