Üniversitelerde idari işlerin yönetilmesi, personel ve öğrenci takibinin sağlanması, kurumlar arası resmi yazışmaların gerçekleştirilmesi ve daha pek çok konuda çalışan enstitü sekreterinin işe alım koşulları kurumdan kuruma değişiklik gösterebilir. Genel hatlarıyla enstitü sekreteri olma şartları içerisinde yer alan hususlar şunlardır:

• Üniversitelerin ilgili programlarından mezun olmak,
• Tercihen daha önce üniversitelerde enstitü/fakülte sekreteri olarak tecrübe edinmiş olmak,
• Üniversitenin, fakültenin ve enstitünün idari işleri hakkında bilgi sahibi olmak,
• Enstitüde kalite yönetim sistemlerinin oluşturularak uygulanması ve iyileştirilmesi faaliyetlerine öncülük edebilmek,
• MS Office programlarını iyi derecede kullanabilmek,
• Resmi yazışma kurallarına hâkim ve raporlama becerisine sahip olmak,
• Ekip çalışmasına yatkın olmak,
• Etkin iletişim becerilerine sahip olmak,
• Dikkatli ve sorumluluk sahibi olmak,
• Tercihen yabancı dil bilmek,
• Organizasyon ve planlama konusunda yetkin olmak.

Enstitü sekreteri, üniversitelerde yer alan enstitülerde idari işleri yerine getiren ve üst yönetime bağlı görev yapan çalışandır. Enstitü sekreteri üniversiteyi büyük ölçüde temsil eder. Dolayısıyla bu adaylarda aranan işe alım koşulları, doğru işe doğru insan yerleştirilmesi açısından önem taşır. Enstitü sekreteri işe alım koşulları arasında eğitim şartlarının yanı sıra bilgisayar ve diğer ofis malzemelerini kullanabilmek, diğer kurum ve çalışanlarla etkili bir iletişim kurarak ekip halinde çalışabilmek, resmi yazışma diline ve kurallarına iyi derecede hâkim olmak yer alır. Enstitü sekreteri rutin işlemleri yerine getirmesinin yanı sıra güncel mevzuatları takip etmeli ve yeniliklere de açık olmalıdır. Bazı özel üniversiteler, enstitü sekreterinin yabancı dil bilgisine sahip olmasını isteyebilir. Bununla birlikte bazı dönemlerde yoğun çalışma koşullarının bulunması enstitü sekreterinin esnek çalışma saatlerine uyum sağlayabilmesini gerektirir. Enstitü sekreteri, kamu ve vakıf üniversitelerinde çalışabilir. Enstitü sekreteri maaşları ise üniversitenin özel bütçesine, kişilerin bilgi ve tecrübesine, yetkinliklerine ve kurumdaki kıdemine göre farklılık göstermektedir. Enstitü ya da fakülte sekreteri iş ilanları , Kariyer.net üzerinden incelenebilir. Enstitü sekreteri olmak isteyen kişiler, üniversitelerin bu ilanlarını değerlendirebilir, kurumun belirlediği yetkinlikleri karşılamaları hâlinde ise Kariyer.net üzerinden iş başvurusu yapabilirler.

Enstitü sekreteri nasıl olunur sorusuna şöyle yanıt verilebilir; üniversitelerin Büro Yönetimi ve Sekreterlik, Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı bölümlerinden ya da İktisat, İşletme, Çalışma Ekonomisi gibi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi bölümlerinden mezun olmak gerekir. Devlet üniversitelerinde enstitü sekreteri olmak için ilgili yılın KPSS puanından geçer not almak ve lisans mezunu olmak gerekir. Özel üniversitelerde ise işe alım şartı kurumdan kuruma farklılık gösterir.

Enstitü sekreteri, üniversitelerde lisansüstü eğitimin sürdürüldüğü enstitülerde, akademik ve idari personelin kişisel dosyalarını muhafaza eden ve üniversitede yürütülen işlere ilişkin resmi yazışmaları gerçekleştiren personel olarak tanımlanır. Akademik ve idari hizmetler doğrultusunda enstitü sekreteri üniversite içindeki idari işleri yürütür. Bununla birlikte enstitü kurulu ve yönetimin raportörlüğünü yapmakla da yükümlüdür.