Ofis Sorumlusu Nedir, Nasıl Olunur?

Ofis sorumlusu ne iş yapar sorusunun cevabı; çalışılan ofise, sektöre ve ihtiyaçlara bağlı olarak değişebilir. Genel olarak ofis sorumlusu görevleri şu başlıklar altında toplanabilir:

•  İş gereksinimlerini karşılayan çalışma programları hazırlamak,
• Hastalık ve tatil izni gibi çalışanların taleplerini göz önünde bulundurmak,
• Toplantı tutanakları tutmak, raporlar hazırlamak, gerektiğinde sunum yapmak,
• Şirket içi etkinlik organizasyonunda rol almak,
• Ofisin tüm fonksiyon ve ihtiyaçlarını tespit etmeye yönelik faaliyetlerde bulunmak ve beyin fırtınası yapmak,
• Her bir görevin alacağı sürenin belirlenmesinde diğer çalışanlar ile iş birliği yapmak,
• Yeni çalışanların işe alımında yönetim ile iş birliği yapmak,
• Her bir çalışanın görevini yerine getirip getirmediğini, şirketin davranış ve kıyafet kodu gibi kurumsal politikalara sadık kalıp kalmadığını denetlemek,
• Çalışanlar arasında ya da çalışan ile müşteri arasında herhangi bir iletişim kopukluğu yaşandığında sorunu en etkili ve hızlı şekilde çözmek,
• Fotokopi makinesi, bilgisayar gibi ofis ekipman ve malzemelerini muhafaza etmek ve sipariş edilmesi gereken ekipman ile malzemelerin takibini sağlamak,
• Diğer çalışanların endişelerini, fikirlerini, öneri ve şikayetlerini dinlemek, bunlara çözüm yolları geliştirmek ve önemli durumları üst yönetime bildirmek,
• Gerektiğinde muhasebe görevleri, defter tutma, rapor hazırlama, telefonlara cevap verme, ofis postalarının alınması ve gönderilmesi gibi görevlerde rol almak.

Ofis sorumlusu nasıl olunur sorusu, alınması gereken eğitimlerden bahsederek cevaplanabilir. Bu alanda çalışan kişiler, pek çok farklı firmada ve sektörde çalışabilir. Bu nedenle çalışılacak sektöre uygun olarak üniversitelerin ön lisans ve lisans bölümlerinden mezun olmak ofis sorumlusu olmak için çoğu zaman yeterlidir. İki yıllık eğitim veren Büro Yönetimi ve Sekreterlik (MYO) bölümü mezunları bu alanda çalışabilirler. Yarı zamanlı çalışma durumlarına bağlı olarak henüz mezun olmamış öğrenciler de bu pozisyonda görevlendirilebilir. Çalışılmak istenen sektöre uygun bir bölümde yüksek lisans derecesine sahip olmak da işe alımda avantaj sağlayabilir. Firmanın ihtiyacına bağlı olarak belirli bir yabancı dili iyi derecede bilmek ve uluslararası bir dil sınavı ile bu bilgiyi ispatlamak da zaman zaman adaylardan talep edilebilir. Ayrıca iletişim ve organizasyon becerilerini kanıtlayan sertifikalar sunmak da adaya avantaj sağlayabilir.

Ofis sorumlusu olmak için gerekli şartlar çalışılan firmaya göre değişiklik gösterebilir. Genel olarak adaylardan ürün, evrak gibi malzemelerin ilgili yerlere teslim işlemini gerçekleştirebilmesi, ehliyet sahibi olunması, yabancı dil bilgisine sahip olunması gibi belli başlı nitelikler beklenir. Şirket içinde ya da dışında muhasebe, idari işler, insan kaynakları gibi departmanların iş akışına destek vermek de adaylardan beklenen görevler arasında gösterilebilir. Ofis ile ilgili bakım, dekorasyon ve tamir işlerinden, iş yerindeki rutin işlemlerin yürütülmesinden sorumlu olabilir. Ayrıca gerektiğinde şehir dışı seyahatleri yapması talep edilebilir. Bu nedenle adayların seyahat engelinin bulunmaması gerekebilir. Şirket araçlarının takibini yapmak, kurye ve kargoların teslimat takibinin yapılması ile ilgili danışma ile beraber çalışmak, toplantı odalarının kontrolü ve ikramların denetlenmesi gibi görevler ofis sorumlusunun görevleridir.

Ofis sorumlusu maaşları ve işe alım şartları; sektör, ihtiyaç, firmanın büyüklüğü gibi pek çok değişkene bağlı olsa da genel olarak bir adaydan beklenen özellikler şunlardır:

•  Ofis işlerinde, evrak takibinde, ofis ortamında belli bir süre deneyim kazanmış olmak,
• MS Office programlarına iyi derecede hâkim olmak,
• Düzgün bir diksiyona sahip, güler yüzlü ve motivasyonu yüksek biri olmak,
• Yoğun iş temposuna ve esnek çalışma saatlerine uyum sağlayabilmek,
• Kişisel bakıma özen göstermek,
• Ehliyet sahibi olmak ve aktif olarak araç kullanabilmek,
• Büro ve ofis yönetimi konusunda deneyimli, organizasyon becerileri yüksek biri olmak,
• İş takibi yapabilmek ve ofis çalışanları ile etkili iletişim kurabilmek,
• Yönetim ekibi ile etkili iletişim kurmak, gerektiğinde yönetim ekibine destek vermek,
• Disiplinli, özenli ve düzenli çalışabilmek,
• Öğrenmeye hevesli olmak ve müşteriler ile sağlıklı ilişkiler kurabilmek,
• Disiplinli ve hedef odaklı çalışmak,
• Eşitlik ve çeşitlilik politikasını uygulamak ve teşvik etmek,
• Ofisin verimli çalışmasını sağlamak için çeşitli elektronik tabloları kullanabilmek.

Pozisyon için aday olan bireyler, Kariyer.net'te bulunan ofis sorumlusu iş ilanları seçeneklerine göz atabilir. Adaylar bulundukları şehri filtreleyerek sadece istedikleri şehirdeki ilanları da görüntüleyebilirler.