Özel Kalem Müdürü Nedir, Nasıl Olunur?

• Proje Yönetimi 
• Sosyal Medya Yönetimi 

Özel kalem müdürü pek çok kamu kurumunda görev alabilmektedir. Çalıştığı kuruma bağlı olarak görev tanımı farklılıklar göstermekle birlikte özel kalem müdürünün temel sorumluluğu; idaresi altındaki yöneticinin genel iş akışını düzenlemektir. Özel kalem müdürünün diğer mesleki yükümlülükleri şunlardır; 

• Sorumlu olduğu yönetici ya da birim adına kurum içi ve dışı yazışmaları gerçekleştirmek, 
• Randevu taleplerini almak ve organize etmek, 
• Kurum ziyaretçilerini ağırlamak, 
• Gizlilik niteliği taşıyan yazışma ve belgeleri birim adına gerekli kurumlara iletmek, 
• Bağlı olduğu yöneticinin toplantı, ziyaret gibi faaliyetlerini içeren iş takvimini düzenlemek, 
• Kutlama, kokteyl gibi resmi katılım gösterilen protokolleri organize etmek ve kurumlar arası iletişimi sağlamak, 
• Kurumu alakadar eden haberleri rapor halinde yöneticiye sunmak, 
• Yurt içi ve yurt dışı gezileri organize etmek. 

Özel kalem müdürü görev tanımı gereği yöneticisinin bazı idari işlerini üstlenir. Onun iş yükünü hafifleterek çalışma hayatına katılan bu kişiler planlı hareket ederek sorumluluklarını yerine getirir. Üst düzey toplantılarına onunla birlikte katılarak notlar alır. İyi bir dinleyici olarak yöneticisinden gelen direktifleri dinler ve onun çalışma hayatını günlük/haftalık/aylık olarak planlar. Görev aldığı birimin temel prosedürlerine göre hareket eder. Sözel iletişim yeteneklerini kullanarak yöneticisine bilgi verir. Kriz yönetimini başarıyla gerçekleştirerek sorumluluklarını titizlikle gerçekleştirir. 

Diğer asistanlarla birlikte çalışan özel kalem müdürü meslek hayatında karşılaşacağı problemleri sakin kalarak çözer. Çoklu iş becerisiyle hem toplantılarında yapılan işlerle ilgili not alır hem de kendisine verilen sorumlulukları yerine getirir. Sonuç odaklı çalışarak yöneticisine her noktada yardımcı olmayı amaçlar. Temel işlemlerini bilgisayar üzerinden gerçekleştirdiği için hızlı klavye kullanımıyla ön plana çıkar. Zaman yönetimini sağlayarak kendisine verilen sorumlulukları tam vaktinde tamamlar. Yönetim toplantılarını organize ederek yöneticileri davet eder. Çalıştığı kurumu en iyi şekilde temsil etmek için dış görünümüne özenle bakar.

Özel kalem müdürü olmak için resmi bir eğitim mecburiyeti bulunmamaktadır; ancak atamalar ve görev yükseltmelerde öncelikli olarak lisans mezunu bireyler tercih edilmektedir. 

Öncelikli olarak üstün organizasyonel beceriler sergilemesi beklenen özel kalem müdürünün nitelikleri şunlardır; 

• Düzgün bir diksiyon ve üstün hitabet gücüne sahip olmak, 
• Hizmet verdiği kurumun mevzuatına hakimiyeti bulunmak, 
• Dış görünüşüne özen göstermek, 
• Genel protokol kuralları hakkında bilgi sahibi olmak, 
• Seyahat engeli bulunmamak, 
• Stres yönetimini sağlayabilmek, 
• Kamu kurumunda çalışmaya engel bir durumu bulunmamak, 
• Erkek adaylar için askeri yükümlülüğü bulunmamak. 

Üst düzey çalışanlarının iş akışını yöneten özel kalem müdürü iş hayatında planlı hareket ederek çalışır. Eğitim iş ilanları içerisindeki yöneticilerin yanı sıra devletin üst düzey kademesine de hizmetlerini sunarak her noktada yardımcı olur. Yöneticilerin günlük/haftalık/aylık iş takvimlerini oluşturmak ve toplantıları organize etmek temel özel kalem müdürü görevleri arasında yer alır. Toplantılarda genel prosedürlere göre hareket eden bu kişiler STK’lardaki yönetici adaylarının komutasında da çalışır. 

Özel kalem müdürü çalışma ortamı içerisinde üniversitelerde yer alır. Üniversitelerdeki dekanların ve önemli profesörlerin bünyesinde görev alabilen özel kalem müdürleri toplantı olduğu kadar resmi gezilerle ilgili planları da hazırlar. Gizlilik politikasına göre hareket ederek kurum yöneticilerine hizmet eder ve onunla birlikte üst düzey toplantılara katılır. Devlet bakanlarının bünyesindeki toplantılarında da yer alan bu kişiler sözel becerileriyle iş dünyasında öne çıkar.  

Özel kalem müdürü görev aldığı birimin oluşturduğu çalışma saatlerine göre hareket eder. Kurum ve sektör çapında özel kalem müdürü mesai saatleri ve çalışma koşulları farklılık gösterir. İdari işleri yöneterek çalışmalarını prosedürlere göre gerçekleştirir. Yöneticisinden gelen emirleri uygulayarak iş yükünü hafifletmeyi amaçlar. 

Özel kalem müdürü çalışma koşulları kurumun konumuna göre değişebilir. Merkezi şehirlerdeki yerlerde görev alabileceği gibi diğer şube ve kuruluşlarda da çalışabilir. Çalıştığı birimin aldığı karara göre hareket eden özel kalem müdürü kendisine verilen sorumluluklar çerçevesinde idari işlerin yönetimini sağlar.

Özel kalem müdürü yetkileri çerçevesinde üst düzey toplantılara yöneticisiyle birlikte katılır. Toplantıda alınan kararları gizlilik kuralları çerçevesinde sır olarak saklanmasını sağlar. Hem özel hem de kamu kurumlarının bünyesinde çalışan özel kalem müdürleri İstanbul ve Ankara gibi merkezi yerlerde talep edilir. Üniversite ve belediye kurumlarına da hizmet eden bu kişiler güçlü yönetim ve sözel becerileriyle merkezi alanlarda istihdam edilir.  

Özel kalem müdürü diğer şehirlerde de alıma tabi tutulur. Antalya’daki büyük sağlık kurumları ve otellerde çalışabilen özel kalem müdürleri Kayseri, Bursa ve İzmir’deki holdinglerin bünyesinde de sorumluluklarını gerçekleştirebilir.   

Özel kalem müdürü kurumun oluşturduğu iş takvimine göre hareket eder. Devlet kademesinde çalışan özel kalemler kamunun mevzuatlarda tanımladığı çalışma saatleri içinde idari işlerin sorumluluğunu üstlenir. Üniversitelerde de ayın çizgide hareket ederek toplantıları organize eder ve gerekli işlemleri gerçekleştirir. Belirli durumlarda yöneticisiyle birlikte iş ziyaretlerine katılabildiği için çalışma saatlerinde değişiklikler olabilir.  

Özel kalem müdürü büyük üniversite ve kamu kurumlarının yanı sıra holding gibi farklı büyüklükteki özel şirketlere danışmanlık hizmeti verir. Yöneticisinin iş takvimine göre hareket ederek çalışmalarını gerçekleştiren bu kişiler önemli toplantılara katılarak toplantıyla ilgili notlar alır. Toplantının uzaması dahilinde daha fazla çalışarak çalışmalarını tamamlayabilir. Özel kalem müdürü iş ilanları araması yaparak hem özel hem de kamu kurumlarının sunduğu çalışma şartlarını inceleyebilirsin. 

Özel kalem müdürü alımları hem özel hem de kamu kurumlarında yapılır. Holding gibi özel kuruluşlarda özel kalem müdürü olmak için sektörde belirli deneyimin olması gerekir. Ayrıca işletme, ekonomi ve uluslararası ilişkiler gibi sosyal ağırlıklı bölümlerden alınan diploma da özel kalem müdürü olma şartları arasında yer alır. Bazı özel şirketler yurtdışı odaklı çalışır. Buradaki yöneticilerin özel kaleminde yer almak için yabancı dil bilgini geliştirebilirsin. İngilizcenin yanı sıra Almanca ve Fransızca gibi diller öğrenerek global firmalarda görev alabilirsin. 

Kamuda özel kalem müdürü olmak için öncelikle kamu kurumlarında belirli deneyim şartını geçmen gerekir. Bakanlık gibi yerlerde çalışmak isteyen kişilerin adli sicil kaydının temiz olması ve herhangi bir seyahat engelinin bulunmaması da alım şartları arasında yer alır. İdari işler için açılan bilgisayar kurslarından yararlanabilirsin. Devletin veya üniversite yönetiminin oluşturduğu protokol kurallarını öğrenebilir, resmi yazışma dilini kavrayarak süreci yönetebilirsin.