İK yöneticilerinin tüm çaba ve gayeleri, yüksek kalite standartlarında profesyonel bir yapıya ulaşmaktır. Oluşturulmak istenen kalite standartlarının asıl amacı, bir pozisyonda oluşan ani boşluk nedeniyle işlerin aksamamasını sağlamaktır. Peki, bunu sağlamak nasıl mümkün olur?
Kalite çalışmalarına öncelik verilmeli
Bu konuda kalıplaşmış tanımların dışına çıkıp, konuya şu açıdan bakabiliriz;
Kalite;
- Marka yönetimine katkı sunan bir çalışmadır,
- Kalitenin iş yaptırma gücü vardır,
- Çalışan, dış paydaş ve müşteriler açısından kurum algısıdır,
- Kalite bir düzendir,
- İş arayan adaylar için kurumun tercih edilebilirliğini arttırır,
- Kalite dışarıdan mutlaka fark edilir.
Kalitenin bünyesinde barındırdığı bu olanakların iç türevleri ve avantajları da bulunmaktadır. Kurum içerisinde oluşturulan çalışmalar, dokümanlar, prosedür vb. süreçler ile işlerin ve pozisyonların kayıt altına alınması ve yedeklenmesi sağlanır. Öyle ki hangi pozisyonda olursa olsun bir personel kurumdan ayrıldığında, kısa veya uzun süreli izne çıktığında iş ve süreçlerin, projelerin aksamadan hedeflenen sonuca ulaşabiliyor olması kalitenin bir çıktısıdır.
Kurumlar arasında kalite çalışmalarını bir maliyet ve iş yükü olarak görenler olabilir. Bu nedenle kalite çalışmalarının başlamadan bittiği veya yolun önemli bir kısmında sonuca ulaşamadan yarım kaldığı zamanlar olmuştur. Oysa ki süreci pratik ve sonuç odaklı bir sistematiğe çevirmek için asıl ihtiyaç, vizyon sahibi yöneticilerdir. Kalite çalışmalarında tıkanan her aşama için çözüm üretip aksaklığın önüne geçilmelidir.
Personelin ayrılması durumunda işlerin aksamaması için hangi önlemler alınmalı?
Alınacak önlemlerin kalite çalışmaları çatısı altında yapılması manevra kabiliyetinizi güçlendirecektir. Kaliteyi oluşturan süreçler, yapısı bakımından bazı noktalarda altyapı hazırlığı oluşturulmasını gerektirmektedir. Gerekli zemin oluşmadan başlanan kalite adımları, iyi yönetilemezse sürecin ortasında toparlanması güç bir noktaya ulaşabilir. Amacına ulaşabilen bir çalışma ise birimdeki işlerin kişi odaklı olmaktan çıkıp, sistem odaklı bir yapı oluşmasını sağlayacaktır.
Bu yapıyı oluşturabilmek için ilk sırada yer alacak başlıklar şu şekildedir;
- Dijitalleşme politikası doğrultusunda bir kalite yönetim sistemi kullanılmalı,
- Tüm süreçler için önemine uygun şekilde yönetmelik, yönerge, prosedür, talimat vb. kılavuzlar oluşturulmalı,
- Oluşturulan her yönerge veya prosedürün iş akış şemaları hazırlanmalı,
- İş akış şemaları bir iş kalemi için iki parametreden oluşmalıdır. Birincisi o süreci yürüten birim personeli için ikincisi ise o işin tarafı olan personel veya aday için hazırlanmalı,
- Oluşturulan iş kalemleri yüzeysel değil detaylı ve kırımlı olmalı,
- İş akışları anlaşılır düzeyde olmalı ve çalışanlar ile web sayfasından, iç duyurudan vb. kanallardan paylaşılmalı,
- Tüm bu süreçlerin kalite doküman numaraları alınmalı ve yayınlanmalı,
- Kullanılan tüm dokümanlar bir sistem üzerinden PDF formatta kullanılmalı,
- Dokümanlar, gizlilik esasına göre yetki bazlı çıktı alınacak ve görüntülenecek şekilde kurgulanmalı,
- Pozisyonlardaki süreçler olasılıklara karşın yedeklenmelidir.
Belirtilen başlıklar, kalitenin iç türevlerini yansıttığından uygulanması halinde bir personelin yeni başlaması veya mevcut personelin kısa veya uzun vadeli görevinden ayrılması halinde süreçlerin aksamadan ilerlemesine katkıda bulunacaktır. Uzun yıllar çalışan personelin kurumsal hafızasının öneminin büyük olduğu bilinerek her ihtimalin iş hayatında belirlenmesi toplam kaliteyi oluşturacaktır.
Bu nedenle kalite bir yaşam biçimidir.
Konuk Yazar: İshak Yıldız / IGU Personel Daire Başkan Yardımcısı
Yazara ait diğer yazıları okumak için buraya tıklayabilirsiniz.
