Etkili bir geri bildirim kültürü oluşturmak, hem çalışanlar hem de işverenler açısından birçok artıyı beraberinde getirir. Peki, çalışanlarınıza geri bildirim verirken olumlu sonuçlar almak için hangi adımları izlemelisiniz? Çalışan Bağlılığı Danışmanı Bertay Fişekçi, bu konuda size 3 temel adım öneriyor.

Geliştirici geri bildirim konusunu gündeme geldiğinde, neredeyse her çalışanın bu konuda olumsuz bir anısı olduğunu görüyorum… Aslında “geliştirici” geri bildirim çalışanın pek de duymak isteyeceği bir şey değil. Bu nedenle çalışanlar bundan kaçınır. Bir çalışanın müdüründen geliştirici bir geri bildirim alıp, bunu “içselleştirip” hayatına uygun şekilde yedirmesi ve küçük eylemlerine yansıtması zaman alabiliyor. Bu konuda daha önce de yazmıştım; çünkü konuyla ilgili çok sayıda çalışmalar, eğitimler yapılıyor ve konu tek bir yazıya sığmayacak kadar kapsamlı.

Ekip lideri olarak ekibinizdeki bir çalışanın verdiğiniz işi “istediğiniz” gibi yapmadığını gördünüz, birden bire içinizde bunu ona söylemek ve “düzeltmek” ile ilgili bir ateş yandı, eyleme geçme isteği uyandı. Bu ani oluşan yangın doğrultusunda harekete geçmeden önce şunu sormanızı rica ederim:

Bu gerçekten iş sonucunu etkileyecek ve çalışanın düzeltmesi halinde önemli gelişme sağlayacağı bir konu mu, yoksa benim bir önceliğim veya tercihim mi?

Geri bildirim verildiğinde bunun çalışanın “motivasyonunu” azaltması, onun işi ile ilgili tutkusunu azaltması ve gereksiz bir şekilde enerjisini düşürmesi tehlikesi var. Bu yüzden ekip liderlerinin geri bildirim verecekleri konuyu ve eylemi seçerken dikkatli olmaları gerekiyor. Çalışanlar yaptıkları işi sahiplenirler, bu onlar için değerlidir ve onların iç motivasyonunu sağlayabilir. Bir geliştirici olduğunu düşündüğümüz geri bildirim ile onların bu sahiplenmesini, bağlılıklarını, isteklerini öldürmek istemeyiz. Her geri bildirim, aslında çalışanın “iş yapma biçimini ve sahiplenişini” azaltma potansiyeline de sahiptir. Bunu göz önünde tutmanızı öneriyorum. Bu konuda Marshall Goldsmith şöyle demiş:

“Bir çalışanın fikrinin içeriğine geri bildirim verip içeriği %5 geliştirdiğinizde onun fikrini ve fikrini sahiplenme duygusunu %50 azalttığınızı unutmayın.”

İlk soru: Bu geri bildirimi vermek zorunda mıyım?

Cevabınız “Evet” ise;

İş yapma biçimi, stili, sonucu etkilemeyecek iş yapma yolu veya kişisel iş yapma tercihleri gibi konuları çalışanınız farkındaysa sadece şunu sorun:

Bu konuyu nasıl halletmeyi düşünüyorsun? İlk adımın ne olacak? (Sahiplenme çalışanda)

Çalışan bu konuyu farkında değilse:

Bırakın, izlemeye devam edin. Çalışanın sahiplenmesini düşürecek bir geri bildirim, faydadan çok zarar getirebilir.

Bu tür “küçük” konuları “çözüm getirme” içgüdüsü ile ekip lideri üstlenirse, ekibin çözüm bulma becerisi de azalır ve ekip liderine bağımlı hale gelebilirler.

Büyük ve önemli bir konu: Müdahale ihtiyacı doğuran, projeye zarar verme potansiyeli olan, kişinin kariyerini olumsuz etkileyebilecek sorunlar. Bu tür sorunlarda çalışanın kendini daha da kötü duruma sokmasını istemezsiniz.

Çalışan durumun farkında ise: Bu durumda bile çalışanın “sahiplenmeye” devam etmesi önemlidir ve lider açık, geliştirici sorularla çalışana bu sorunu nasıl halletmeyi düşündüğünü sorabilir. Cevaba göre de kendi görüşünü söyleyebilir.

Çalışan durumu farkında değil ise: Burada artık ekip lideri olarak müdahale etmeniz, davranış değişikliği amaçlı geri bildirim vermeniz gerekir. Bunu da şu 3 adımlı modelle yapabilirsiniz.

Beklenti (Expectation)

Çalışana beklentinizi net olarak ifade edin. Proje ile ilgili beklentiyi yeniden ifade edin ve net olarak anlaşılmasını sağlayın.

Örnek (Example)

O ana kadar çalışanın yaptıklarında neden beklentinin altında kaldığını açıklayın. Çalışan yaptıklarıyla beklenti arasındaki farkı bilemeyebilir ya da farkında olmayabilir. Bu konuda netlik olması değerli. Bu farkı bir iki örnek ile açıklayın.

Güçlendirme (Empower)

Önemli bir konuda “sahiplenme”nin çalışanda olmasını istiyorsunuz. Bu noktada ekip lideri çözüme katılabilir, beyin fırtınasına katılabilir; fakat bu diyaloğun sonunda yine “çalışanın” sorunu nasıl aşacağı, neler yapacağı konusunda uzlaşmak gerekiyor. Bu durumda bile sorumluluk çalışanda olmalı.

Bu noktada delegasyon öncesi “beklentinin” belirlenmesinin ve ekip liderinin ve çalışanın bunu bilmesinin ne kadar önemli olduğunu görüyoruz. Eğer işin öncesinde ekip lideri olarak beklentiyi netleştirmemişseniz, çalışana bu 3 adımlı geliştirici geri bildirimi de veremezsiniz. Çalışan beklentiyi bilmediğinde performansı da ölçülemez hale gelir. Böyle bir durum varsa ve siz düzeltilmesi gereken bir performans sorunu görüyorsanız, öncelikle “beklentilerinizi” yeniden anlatmak için bir süre ayırabilirsiniz.

Çalışanlar beklentilerin belirli olduğu ve yaptıklarının bu beklentilerle olan farkının belli olacağı süreçleri isterler. Peki bu “geliştirici” geri bildirim öncesinde “olumlu” ve “hoş” bir şeyler söylemek gerekir mi?

Yeni bir çalışansa, aranızda henüz güven ortamı oluşmamışsa, evet, önce olumlu bir giriş ve gözlem faydalı olabilir. (Diyalogların %10’unda olması beklenir)

Bir süredir birlikte çalışıyorsanız, zaten aranızda bir güven ilişkisi var ise o zaman “baştan olumlu” şeyler söylemek için kendinizi zorlamanız gerekmez.

Neden?

Ekip lideri olarak “geliştirici” geri bildirim vermeden” mutlaka “olumlu” bir giriş yapmalısınız algısını oluşturmak istemezsiniz. Olumlu geri bildirimin önemi azalır ve “samimi” bulunmaz. Çalışan hemen şöyle diyebilir: “Bana olumlu bir şeyler söylüyor, demek ki birazdan eleştirecek.”

Bu “olumlu” geri bildirimlerde “örnek” vermemek de gerek. Mesela, “Genelde iyi iş çıkarıyorsun, ama şu projede…” diye başlarsanız, cümlenin ilk bölümünün samimi olmadığı duyulur.

Çalışanın yanlış algılama tehlikesi söz konusu olabilir. Ekip lideri baştan bir iki olumlu şey söyledikten ve “konuyu yumuşattıktan” sonra geliştirici geri bildirim verdiğinde çalışan “duyduklarıma göre işler iyi gidiyor, demek ki yaptıklarımı yapmaya devam edebilirim” diye düşünebilir. Bu yanlış anlamaların olmaması için geliştirici geri bildirim öncesinde illa olumlu bir geri bildirim vermek gerekmeyebilir.

Yerine ulaşan ve etkili olan geliştirici geri bildirimlerin artması dileğiyle…

Konuk Yazar: Bertay Fişekçi / Çalışan Bağlılığı Danışmanı

Yazara ait diğer yazıları okumak için buraya tıklayabilirsiniz!