Çalışanlarına etkin geri bildirim verebilmek, bir lideri lider yapan en önemli özelliklerden. Peki siz geri bildirim yapmayı ne kadar iyi biliyorsunuz? İK danışmanı ve eğitmen Hakan Selahi, iş hayatında etkili geri bildirim vermenin püf noktalarını sizin için kaleme aldı.
Geri bildirim alan ve veren arasında gerçekleşen yapıcı bir görüşme şeklidir. Geri bildirim sadece yöneticiden çalışana değil çalışandan yöneticiye karşı da olabilen bir bilgi akışıdır. Burada amaç, organizasyonun bütün kollarını süreç içine dahil ederek, gelişim alanları konusunda farkındalık kazanılmasını sağlamak ve buna bağlı olarak da iyileştirme sağlamaktır.
Birinci önceliğimiz geri bildirim alışverişinin günlük iş yaşamımıza katmak olmalıdır. Birlikte çalıştığımız ekip arkadaşımız, yöneticimiz ve farklı departmanlarda etkileşim içinde olduğumuz iş arkadaşlarımızla yaptığımız geri bildirim alışverişi sayesinde iş yapış şeklimiz ve ilişkilerimiz gelişirken, iletişimimiz de daha güçlenecektir.
Geri bildirim, iyi bir yönetim aracı olmakla birlikte aynı zamanda tamamen tabanında iletişimin yer aldığı bir araçtır. Doğru kullanıldığı takdirde hem bireyler hem de departmanlar arasındaki iletişime son derece olumlu katkısı olurken, doğru kullanılmadığı takdirde de geri bildirim verilen çalışanın motivasyonunu düşürebilir. Burada iletişimden kastım; doğru kişiye, doğru şekilde, doğru zamanda, doğru metotla geri bildirim verebilmektir. Bu da karşımızdaki kişiyi yani geri bildirim verdiğimiz kişiyi iyi tanımakla mümkün. İyi tanımadığınız bir kişiye, yani nasıl bir iletişim tarzına sahip olduğunu bilmediğiniz kişiye vereceğiniz geri bildirimin herhangi bir yararı olmayabilir. Bu nedenle geri bildirimi bilinçli bir şekilde hazırlıklı vermenizi tavsiye ederim. Geri bildirim veriyorum diye yola çıkarak karşımızdakine haddini bildirmeye kalktığımızda da amacımızdan son derece uzaklaşacağımızı bilmemiz gerekir.
Hangi konular için geri bildirim verilir?
- Takdir etmek için yapılan olumlu geri bildirim
- Geliştirme amacıyla yapılan yapıcı geri bildirim
- Performans iyileştirmek için yapılan yapıcı geri bildirim
Geri bildirimin sadece iş yaşamına yönelik bir araç olduğunu düşünüyor olabilirsiniz, ama hayatımızda özellikle sosyal hayatımızda aile ilişkilerimizde arkadaşlarla olan ilişkilerimizde de geri bildirimi her zaman kullandığımızı rahatlıkla söyleyebiliriz.
Olumlu geri bildirimlerde, yani pekiştirme ve takdir etme üzerine kurulu geri bildirimlerde çalışanın mevcut davranışlarını koruması hedeflenmektedir. Yani kişi olumlu bir sunum yapmıştır, olumlu bir satış görüşmesi gerçekleştirmiştir, projeyi olumlu şekilde sonuçlandırılmıştır ve bu süreci gayet iyi bir şekilde yönetmiştir. Dolayısıyla bu davranışı hem takdir etmemiz hem de davranışın devam etmesi için olumlu geri bildirimde bulunmamız gerekir.
Başarılı bir lider, takım arkadaşlarının güçlü yönlerini ortaya çıkarır ve onları geliştirir. Bu nedenle özellikle yöneticilerin pekiştirme ve takdir etme konusundaki geri bildirim becerilerini de oldukça geliştirmeleri gerektiğine inanıyorum. Takdir etmek, yöneticiliğin en önemli faktörlerinden bir tanesi. Bu nedenle olumlu geri bildirimi önemsememiz gerekiyor.
Asla unutmamak gerekir ki olumlu bir geri bildirim kişi de takdir edilme duygusunu tatmin eder. Böylece çalışanın işini sahiplenmesini ve özgüvenin artmasını sağlar. Özgüveni artan çalışan ise büyük ihtimalle daha başarılı sonuçlar alacaktır. Bu durum da başarı anahtarlarından bir tanesidir. Geri bildirim görüşmelerinin; durum, davranış, etki ve sonraki adım döngüsünde yapılması önemlidir.
- Gerçekleşen durum ne?
- Davranışın etkisi ne oldu?
- Davranışın sonucunda ne oldu?
- Sonraki adım için ne yapılmalı?
Tüm bu sorulara verilen cevaplar, doğru bir şekilde yapıldığı takdirde geri bildirimin amacına ulaşmasına da büyük katkıda bulunur. Hazırlık bu sürecin en önemli adımıdır. Hazırlığın yapılması her iki taraf için de görüşmenin daha rahat geçmesini sağlayacaktır.
Unutmayalım ki hiç geri bildirim almayan çalışan, gözleri kapalı ok atmaya devam eder ve onu, oku hangi yöne ve nasıl atılması gerektiği konusunda bilgilendirmeniz gerekir.
Konuk Yazar: Hakan Selahi/İK Danışmanı ve Eğitmen
