Mülakat anında İK uzmanına düşen görevler

0

Mülakatlar, adaylar için olduğu kadar şirketler ve şirketleri temsil eden işe alım uzmanları için de bir nevi sınav anı… Bu süreci en iyi şekilde atlatabilmeleri için İK uzmanlarına birkaç tavsiyemiz var!

Bir işe alım uzmanının mülakat öncesinde ne yapması gerektiğiyle ilgili konulara “İş görüşmelerinde İK profesyonellerine düşen görevler neler?” başlıklı yazımızda daha önce yer vermiştik. CV ve Kariyer danışmanı Esra Kemer, bu kez mülakat anında yapılması gerekenleri sizin için anlattı…

İK süreçlerinde özellikle işe alım, oldukça önemli bir konu. Mülakatlardan çıkan her aday çıkışta her türlü kanaldan görüşme yaptığı şirketle ilgili geri bildirimlerini dile getiriyor. Bu noktada olumsuz paylaşımları engellemek için görüşme öncesinde, anında ve sonrasında aynı anda pek çok şeye dikkat etmeniz gerekiyor.  Aksi halde şirketlerle ilgili şu söylemlerden biri sizin için de söylenebilir:

-“Bir şirkette görüşme yaptım. Ne telefonlar sustu ne de odaya giren çıkan bitti. Bu şirket kendini organize edemiyor mu?”

-“Ben muhasebe yöneticisiyim. İK uzmanı neden yüz sayfa çeviriyi kaç günde yapabileceğimi sordu, halen anlamış değilim. İngilizce bilgimi sorguladıktan sonra gelen bu soruyu bu firmaya yakıştıramadım.”

-“Tam bir saat o havasız odada bekledim. Bir bardak su bile bulamadım.” vb.

Mülakat süreci adaylar için korkutucu ve stresli olduğu kadar bazen de bir o kadar kolay geçebiliyor. Bu durum adayın kişiliği, görüşmeye hazırlıklı olması ve tecrübesiyle alakalı. Birim yöneticileri teknik süreçleri sorgularken, İK ile ilgili süreçleri atlayabiliyor. Bu yüzden işe alım yapan yöneticilerin mutlaka ve mutlaka mülakat teknikleri üzerine eğitim alması gerekiyor. Aday işini ne kadar iyi yaparsa yapsın, bazen ikili görüşmelerde kendini iyi ifade edemeyebiliyor. Soru sorma, iletişim ve beden dilini anlayabilme de bu noktada oldukça önem kazanıyor.

İnsan kaynakları adı üstünde “İnsan” a hitap eder. Mülakat süreci İK tarafından iyi organize edilmeli. Evet aksaklıklar oluyor, bazen her şey planladığınız gibi gitmiyor biliyoruz; ancak samimiyet anahtarı her kapıyı açıyor, sorunları hızlıca çözebiliyor. Mülakat sürecinin de işveren markası açısından bir pazarlama süreci olduğunu unutmadan süreci iyi yürütmeniz gerekiyor.

Fiziki şartlar anlamında adayların uygun koşullarda misafir olarak ağırlanması gerekiyor. Örneğin; mülakat günlerinde güvenlik/danışma bilgilendirilmeli, uygun bir bekleme ortamı ayarlanmalı, en azından bir bardak su ikram etmek üzere hazırlık yapılmalı. Ayrıca mülakat odasının da ayarlanması gerekiyor. Temizlik çok önemli! Düşünsenize tozların uçuştuğu bir bekleme odasında bekleyen astımı olan bir adayınız var ve rahatsızlık yaşadı. Ayrıca bekleme odasında şirketinizi, ürün ve hizmetlerinizi tanıtan broşürler, kitapçıklar vb. olmalı. Bu şekilde mülakat öncesi şirketinizi de tanıtmış olursunuz.

Adayla karşı karşıyasınız! Ne yapacaksınız?

Öncelikle işe alım süreci her iki taraf için “kazan-kazan” süreci olmalı ve fayda sağlamalı. Nitelikli elaman, iş süreçlerine yansıyan katkıdır. Mülakat yapılacak pozisyona ait detaylı bilgi işinizi kolaylaştırır. Sizler pozisyonları, ekipleri ve yaptıkları işleri bilirseniz, bu süreci daha verimli yürütebilirsiniz. İş kollarıyla ilişkilerinizi yapılandırmalı ve yönetmelisiniz. Unutmayın ki ilişkilerin sınırını çizmek ve ilişkileri geliştirmek sizin elinizde.

  • Mülakatta her adaya soracağınız sorularını önceden hazırlayın. Aday CV’leri, iş başvuru formlarınız, aday seçim sürecinde kullanacağınız tüm dokümanlar ve envanterler hazır olsun. Bu hazırlıklar sizi rahatlatır. Adayı beklettim, programım aksayacak gibi telaşa kapılmazsınız.
  • Mülakat günü şirketi temsil edecek kişi sizsiniz. Dış görünüşünüz, kıyafetiniz temiz ve özenli olmalı. Adayın karşısına bitap düşmüş bir şekilde çıkmamalısınız.
  • Mülakata girerken yanınızda çok eşyayla girmeyin. Adaylarınızı güler yüzle, elini sıkarak şık bir şekilde karşılamalısınız. İlk etapta kısaca kendinizden ve görevinizden bahsederek açılışı yapabilirsiniz. Bu esnada aday ortama alışmaya başlayacaktır.
  • Adayın heyecanlı olduğunu göz önünde bulundurmanız gerekiyor. Belli başlı sorular belirleyerek mülakatta “buz kırıcı” olarak kullanabilirsiniz. Gününün nasıl geçtiği, ulaşımı gibi birkaç soruyla onu rahatlatabilirsiniz. Mülakatı adayı rahatlatacak şekilde açarsanız, sorularınıza da daha rahat cevap bulabilirsiniz.
  • Adayı rahatlatma açısından açılış aşamasında kendisini anlatması için desteklemelisiniz. Hepimiz en iyi bildiğimiz konu hakkında konuşurken konfor alanında olduğumuz için daha rahat oluyoruz. Adayın kendisini ifade etmesi için cesaretlendirmekte fayda var. Bu esnada siz de adayınızı gözlemleyelebilir ve notlarınızı alabilirsiniz.
  • Adım adım ilerlerken sorularınızı net bir şekilde hedef odaklı sormalısınız. Yaptığınız mülakat türüne göre sorularınızı hazırladığınızdan detayları da iyi yakalamanız gerekir.
  • Soru sorma aşamasında İK uzmanı adaya taraflı yaklaşmamaya özen göstermeli. Adayda kendinizi veya başka bir adayı aramayın, duygusal yaklaşmayın ve ön yargıdan uzak olun. Eğer adayı önceden tanıyorsanız, objektif olmak adına başka bir ekip arkadaşınıza yönlendirin.

Unutmamalı ki hepimiz insanız ve insani değerler her zaman ön planda olmalı. Bir adayın işe kabul edilemese bile mülakat bittiğinde mutlu ayrılmasını sağlamanız, sizin için gerçek bir başarı öyküsüdür…