Ofis Asistanı/ Sekreterya

ADVANTİS TEDARİK PAZARLAMA VE DIŞ TİC.LTD.ŞTİ.

Advantis Danışmanlık,2003 yılından bu yana başta Fransa olmak üzere Türkiye pazarına yatırım yapmayı hedefleyen uluslararası şirketlere stratejik ve operasyonel danışmanlık hizmetleri sunmaktadır.

İstanbul’daki 5 kişilik ekibimize katılacak, ofis düzenini sahiplenebilecek, iletişimi güçlü, takip ve koordinasyon becerisi yüksek, öğrenmeye açık bir Sekreterya / Ofis Asistanı arıyoruz.

 Bu pozisyonda temel sorumluluk, ofisin günlük düzenini ve sekreterya akışını desteklemektir, aylık periyotlarda ön muhasebeye ve idari işlere destek olmaktır. İyi düzeyde İngilizce bilen ve gelişime açık adaylar, zaman içinde farklı proje süreçlerinde de görev alma fırsatı bulabilir.

Pozisyonun temel ve günlük sorumlulukları

·      Ofisin günlük açılış ve kapanış düzenini sağlamak (çalışma alanları, mutfak ve ortak kullanım alanlarının günlük iş akışına hazır hale getirilmesi, çay/kahve hazırlığı ve temel ikram düzeninin takip edilmesi)

·      Şirket Genel Müdürünün ofisinin ve toplantı/karşılama alanlarının günlük kullanım düzenini sağlamak (havalandırma, misafir ve ekip içi ikram hazırlıklarının koordine edilmesi)

·      Çalışılan catering firması ile günlük yemek siparişlerini yönetmek ve teslim almak (sipariş, teslimat kontrolü ve ilgili iç koordinasyon süreçlerini takip etmek)

·      Telefon ve e-posta trafiğini yönetmek; gelen çağrı ve mesajları ilgili kişilere yönlendirmek, not almak ve takibini yapmak

·      Kargo ve kurye süreçlerini karşılamak, yönlendirmek ve takip etmek

·      Ofise gelen misafirler için gerekli düzenlemeleri yapmak, ve ağırlamak

·       Ekibe yazışma, dosyalama, arşivleme, evrak hazırlığı ve belge takibi konularında destek vermek

·      Ofis ihtiyaçlarını takip etmek; eksik malzemeler için fiyat araştırması yapmak, liste hazırlamak ve satın alma/tedarik süreçlerine destek olmak

·      Seyahat organizasyonu, rezervasyon ve check-in işlemlerini yürütmek ve takip etmek

Dönemsel / aylık destek görevleri

·      Aylık muhasebe kapanış süreçlerinde ön muhasebeye destek vermek

·      Alış faturalarını ve fişlerini kontrol ederek düzenli şekilde Excel’e kaydetmek ve arşivlemek”

·      Eksik ya da hatalı fatura ve fişleri ilgili ekiplere bildirmek ve takibini sağlamak

Aranan profil

·      Tercihen üniversitelerin ilgili ön lisans veya lisans bölümlerinden mezun (Örneğin: Ön Muhasebe, Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı)

·      Tercihen benzer bir pozisyonda veya staj kapsamında deneyim kazanmış

·      Tercihen - Yabancı ziyaretçiler ve iş ortaklarıyla telefon, e-posta veya yüz yüze temel iletişim kurabilecek seviyede İngilizce bilgisine sahip

·      Takip, koordinasyon becerileri güçlü, detaylara önem veren, düzenli ve sorumluluk sahibi

·      Güler yüzlü, öğrenmeye açık, meraklı ve gelişim odaklı

·      Yazılı ve sözlü iletişimi güçlü, ekip çalışmasına uyumlu

·      Ofis araçlarını (yazıcı, tarayıcı vb.) etkin kullanabilen

·      Microsoft Office programlarına hâkim; özellikle Excel kullanımı konusunda rahat

·      Teknolojiye ve yeni araçlara ilgi duyan

·      İstanbul Çekmeköy/Sancaktepe ofisine ulaşım açısından uygun metro/otobüs hattı üzerinde/yakınında ikamet eden ve Sancaktepe'ye düzenli ulaşım sağlayabilecek

Neler sunuyoruz?

·       Küçük ama güçlü, iletişimi kuvvetli ve birbirine destek olan bir ekip

·       Sahici, rahat ve yeniliklere açık bir ekip kültürü

·       Hafta içi, sabit çalışma saatlerine sahip, dengeli ve sürdürülebilir bir çalışma düzeni

·       Uluslararası müşterilerle çalışma ve danışmanlık projelerinde deneyim geliştirme fırsatı

·       Zaman içinde farklı proje süreçlerinde sorumluluk alma ve kendini geliştirme imkânı

·       Fransızca ve İngilizce’yi geliştirebileceğiniz, aktif olarak kullanabileceğiniz dinamik bir iş ortamı