Yönetici Asistanı

ASC ÇÖZÜM OTOMOTİV ANONİM ŞİRKETİ

Sovtajyeri, yönetim ekibine doğrudan destek sağlayacak; bununla birlikte şirket içerisindeki operasyonel süreçlerin, departmanlar arası işlerin ve yönetim aksiyonlarının düzenli şekilde takip ve koordinasyonunu üstlenecek Yönetici Asistanı aramaktadır.

Bu pozisyon, klasik yönetici asistanlığı görevlerinin yanı sıra operasyonel iş takibi ve koordinasyon ağırlıklı bir görev yapısına sahiptir.

Pozisyonda görev alacak çalışma arkadaşımızdan; yönetim tarafından verilen görevleri, farklı departmanların sorumluluğunda bulunan ancak yönetim tarafından takip edilmesi gereken işleri,sözleşme ve evrak süreçlerini, toplantı aksiyonlarını ve diğer operasyonel konuları başlangıcından sonuçlanmasına kadar takip etmesi ve gerekli koordinasyonu sağlaması beklenmektedir.

İŞ TANIMI

• Günlük operasyon iş listesinin oluşturulması
• Sigorta ve bayi sözleşmelerinin hazırlanması ve ilgili taraflara ulaştırılması süreçlerinin organize edilmesi
• Evrak ve dosya bilgilerinin sisteme eksiksiz şekilde işlenmesi (örn. vekalet tarihi vb.)
• Araç ve dosyaların operasyonel kontrollerinin yapılması, eksik bilgi ve belgelerin tamamlatılmasının takibi
• İhale öncesi ve sonrası süreçlerin operasyonel takibi (hazırlık, sonuç, satış süreci vb.)
• Satış sonrası süreçlerin (ödeme, teslim, kapanış) takibi ve gecikmelerin raporlanması
• Hukuklaşan dosyaların ilgili birim/avukatlara yönlendirilmesi ve sürecin takibi
• Şikayetvar süreçlerinin takibi ve ilgili birimlerle koordinasyonun sağlanması
• Yönetim tarafından verilen işlerin ve aksiyonların takibi, geciken işlerin raporlanması
• Toplantı notlarının alınması, aksiyon listesine dönüştürülmesi ve takibi
• Sosyal medya içerik planı ve paylaşımlar için gerekli koordinasyonun sağlanması
• Şirket etkinlikleri ve özel gün organizasyonlarının planlanması ve yürütülmesi

GENEL NİTELİKLER

• Üniversitelerin ön lisans veya lisans bölümlerinden mezun,
• Tercihen Yönetici Asistanlığı, Operasyon, İdari İşler veya benzer pozisyonlarda deneyimli,
• Operasyonel iş takibi ve departmanlar arası koordinasyon konusunda güçlü,
• Birden fazla işi eş zamanlı olarak planlayıp takip edebilen,
• Başlatılan işleri sonuçlanıncaya kadar takip etme disiplinine sahip,
• MS Office programlarını, özellikle Excel, Word ve Outlook'u etkin kullanabilen,
• İş takip ve raporlama sistemlerini kullanmaya yatkın,
• Planlama ve organizasyon yeteneği gelişmiş,
• Yazılı ve sözlü iletişim becerileri güçlü,
• Evrak, sözleşme ve doküman takibinde dikkatli ve düzenli,
• İlgili kişilerden bilgi ve geri dönüş alma konusunda takipçi,
• Geciken veya aksayan süreçleri zamanında tespit edebilen,
• Sorumluluk sahibi, çözüm ve sonuç odaklı,
• Departmanlar arasında etkin koordinasyon sağlayabilecek,
• Yönetim ekibiyle doğrudan çalışabilecek profesyonellik ve temsil yeteneğine sahip,
• Gizlilik gerektiren şirket, çalışan ve yönetim bilgileri konusunda yüksek hassasiyet gösterebilecek,
• Dinamik ve yoğun çalışma ortamına uyum sağlayabilecek.