Yönetici Asistanı

Bilgin Tıp Medikal Ltd. Şti.

Sağlık ve medikal sektöründe faaliyet gösteren şirketimizde, şirket yöneticisiyle doğrudan çalışacak; fikirleri iş planına dönüştürecek, ticari ve idari süreçleri takip edecek, zamanla sorumluluk alarak işleri sonuçlandıracak deneyimli bir çalışma arkadaşı arıyoruz.

Bu pozisyondaki kişi; yöneticimizle birlikte satış, tedarik ve satın alma toplantılarına, işe alım mülakatlarına ve iş görüşmelerine katılacaktır. Şirketi ve işleyişini tanıdıkça, kendisine verilen yetkiler çerçevesinde ve gerekli yönetici onaylarını alarak süreçleri baştan sona yürütecektir.

Aradığımız kişi; işi anlamak için doğru soruları soran, araştıran, seçenekleri değerlendiren, çözüm önerisiyle gelen ve sürekli hatırlatma gerektirmeden takip eden biridir.

Görev ve Sorumluluklar

Yöneticiyle Birlikte Çalışma ve İş Takibi

• Yöneticinin takvimini, toplantılarını ve günlük önceliklerini düzenlemek.

• Fikirleri, toplantı notlarını ve alınan kararları; sorumlusu, teslim tarihi ve beklenen sonucu belli iş planlarına dönüştürmek.

• Ekiplerin ve dış tarafların üstlendiği işleri takip etmek, gecikmeleri önceden fark ederek çözüm üretmek.

• Karar gerektiren konuları seçenekleri, maliyetleri ve önerisiyle birlikte yöneticiye sunmak.

• Zamanla devredilen sorumlulukları üstlenmek; verilen yetkiler ve alınan onaylar doğrultusunda işleri sonuçlandırmak.

Satış, Tedarik ve Satın Alma

• Yöneticiyle birlikte müşteri, satış, tedarikçi ve satın alma toplantılarına katılmak; toplantı hazırlıklarını ve sonrasındaki takibi yürütmek.

• Teklif toplamak; fiyat, maliyet, ödeme, teslimat ve diğer ticari koşulları karşılaştırmak.

• Görüşmelerde alınan kararları teklif, sipariş, teslimat ve ödeme aşamalarına kadar takip etmek.

• Yetki verildikçe görüşmeleri ve müzakereleri yürütmek; gerekli yönetici onaylarını alarak ticari süreçleri tamamlamak.

• Yabancı tedarikçilerle İngilizce yazışmaları ve görüşmeleri yürütmek.

İşe Alım ve Ekip Koordinasyonu

• İşe alım ihtiyaçlarının netleştirilmesi, ilanların hazırlanması ve aday görüşmelerinin planlanmasına destek olmak.

• Yöneticiyle birlikte işe alım mülakatlarına katılmak, değerlendirme notlarını ve sonraki adımları takip etmek.

• Aday iletişimini ve onaylanan işe alım adımlarını ilgili kişilerle koordine etmek.

• Şirket içindeki görev dağılımını ve işlerin ilerleyişini takip ederek yöneticiye düzenli bilgi vermek.

E-Ticaret ve Dijital Operasyonlar

• Kendi e-ticaret sitemiz medikalburada.com ile Trendyol, Hepsiburada ve Amazon gibi pazaryerlerindeki ürün, içerik, stok, fiyat ve kampanya süreçlerini takip etmek.

• Gerektiğinde ürün girişi, içerik düzenleme ve fiyat kontrolü gibi işleri bizzat yapmak.

• Yapay zekâ araçlarını araştırma, analiz, raporlama, içerik hazırlama ve iş takibinde aktif kullanmak; çıktıları doğrulamak ve şirket bilgilerinin gizliliğini korumak.

Muhasebe ve Resmi Süreçler

• Ön muhasebe, cari hesap, ödeme, tahsilat ve fatura kontrollerini takip etmek; muhasebe ekibi ve mali müşavirle koordinasyonu sağlamak.

• Resmi kurumlarla yürütülen işlemleri, evrakları ve son tarihleri takip etmek.

• ÜTS, SGK, ihale ve ruhsat süreçlerinde ilgili ekiplerle koordineli çalışarak işlemlerin tamamlanmasını sağlamak.

Aradığımız Nitelikler

• Yöneticiyle doğrudan çalışma, operasyon koordinasyonu, iş geliştirme veya ticari süreç yönetiminde deneyimli.

• Pratik zekâsı, analitik düşünme ve problem çözme becerileri güçlü.

• Birden fazla işi planlayabilen, önceliklendirebilen ve sonuçlanana kadar takip edebilen.

• Satış, tedarik veya satın alma görüşmelerinde aktif rol almış; iletişim, temsil ve müzakere becerileri gelişmiş.

• Ticari bakış açısına sahip; maliyet, fiyat, kârlılık ve nakit akışı ilişkisini anlayabilen.

• E-ticaret sitesi ve pazaryeri operasyonlarında uygulamalı deneyim sahibi.

• Ön muhasebe ve resmi işlem takibine hâkim; ÜTS, SGK, ihale ve ruhsat süreçlerinde bilgi ve deneyim sahibi.

• İngilizce yazışmaları ve iş görüşmelerini bağımsız yürütebilecek düzeyde İngilizce bilen.

• Yapay zekâ araçlarını günlük işlerinde aktif ve etkin kullanan.

• Excel ile dijital planlama, raporlama ve iş takip araçlarını iyi kullanabilen.

• Sorumluluk alabilen, yetki ve onay sınırlarını gözeten, güvenilir ve gizlilik konusunda özenli.

• Tercihen işe alım görüşmeleri ve aday değerlendirme süreçlerinde görev almış.

• Tercihen sağlık veya medikal sektöründe deneyimli. İlgili yetkinlikleri güçlü olan farklı sektörlerden adaylar da değerlendirilecektir.

Çalışma Şekli

• Tam zamanlı ve ofis bazlı.

• Şirket yöneticisiyle yakın çalışma.

• Gerektiğinde müşteri, tedarikçi ve resmi kurum ziyaretleri ile iş seyahatlerine katılım.

Başvuru

Özgeçmişinizle birlikte, birden fazla tarafı koordine ederek kendi takibinizle sonuçlandırdığınız bir işi kısaca anlatmanızı rica ediyoruz.

Kullandığınız e-ticaret altyapılarını, pazaryerlerini ve yapay zekâ araçlarını; İngilizceyi iş hayatında nasıl kullandığınızı da belirtmenizi bekliyoruz.