Resepsiyonist

Ekin Smart City

Ekin, 40 ülkede faaliyet gösteren, 250’den fazla kişiden oluşan büyüyen ekibiyle 28 yıllık genç bir teknoloji şirketidir. En ileri yapay zekâ teknolojileriyle akıllı şehirler ve kamu güvenliğinin geleceğini şekillendiriyoruz.

Nitelikler:

• İlgili bölümlerden ön lisans veya lisans mezunu,
• Yönetici asistanlığı, idari işler veya ofis yönetimi alanında en az 3 yıl deneyimli,
• İyi seviyede İngilizce bilgisine sahip,
• MS Office uygulamaları ve ERP sistemlerini etkin kullanabilen,
• Planlama, organizasyon ve koordinasyon becerileri güçlü,
• Güçlü iletişim becerilerine sahip, temsil yeteneği yüksek,
• Dikkatli, çözüm odaklı, gizlilik ilkesine önem veren,
• Yoğun iş temposunda önceliklendirme yaparak çoklu görev yönetebilen.

İş Tanımı:

• Üst yönetimin ajandasını, toplantılarını, seyahatlerini ve günlük iş planını organize etmek.
• Üst yönetimin şirket içi ve dışı iletişim süreçlerini yürütmek, gerekli rapor, sunum ve dokümanları hazırlamak.
• Şirket danışma (information desk) süreçlerini yönetmek; ziyaretçileri karşılamak, telefon ve info e-posta trafiğini koordine etmek.
• Gelen-giden evrak, posta, kurye ve kargo süreçlerini takip etmek ve kayıtlarını oluşturmak.
• Yönetim ve şirket misafirlerinin ulaşım, konaklama, toplantı ve ağırlama organizasyonlarını gerçekleştirmek.
• Personelin yurt içi ve yurt dışı seyahat organizasyonlarını planlamak ve gerekli onay süreçlerini takip etmek.
• Şirket araç filosu, GSM hatları ve ulaşım süreçlerinin koordinasyonunu sağlamak.
• Yemek, servis, temizlik, bina bakım, teknik bakım ve tesis yönetimi süreçlerini ilgili tedarikçilerle koordineli olarak yürütmek.
• Ofis kırtasiyesi, temizlik malzemeleri, mutfak ihtiyaçları ve diğer idari satın alma süreçlerini yönetmek.
• Yeni başlayan çalışanların hoş geldin paketlerini hazırlamak; kurumsal etkinlikler, çalışan deneyimi uygulamaları ve özel organizasyonlara destek vermek.
• ERP üzerinden ilgili kayıtları oluşturmak, süreçleri takip etmek ve ihtiyaç halinde diğer departmanlara idari ve operasyonel destek sağlamak.
• Yöneticisi tarafından verilen görev alanı kapsamındaki diğer sorumlulukları yerine getirmek.